上周，我們說(shuō)到新推出的征文系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了從征文自助上傳、專家管理、分配征文給專家審閱、專家意見反饋、通知上傳者、修改再審閱、評(píng)價(jià)匯總歸檔等的系統(tǒng)化管理，工作人員可以從繁瑣的電話通知和復(fù)雜的征文管理中解脫出來(lái)，把更多地時(shí)間用在對(duì)會(huì)議本身的思考中。

發(fā)出后，收到不少的咨詢和疑問，大多是針對(duì)系統(tǒng)實(shí)際運(yùn)用的。

 所以，這周，我們就著重了解一下，這套系統(tǒng)，在設(shè)計(jì)和使用的過(guò)程中，如何給會(huì)議主辦方減負(fù)的？

學(xué)術(shù)會(huì)議對(duì)上傳的征文都是有標(biāo)準(zhǔn)的，如摘要的字?jǐn)?shù)、上傳的規(guī)范、格式、提交的時(shí)間段等?，F(xiàn)在主辦方可以通過(guò)系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化控制。

打個(gè)比方：我有場(chǎng)學(xué)術(shù)會(huì)議，征文收集的期間為1年，需要投稿者投遞的論文附加20000字以內(nèi)的word格式摘要，并填寫作者信息。那我就可以在系統(tǒng)里做以下設(shè)置。

當(dāng)用戶完成大會(huì)注冊(cè)后，投稿者就只能在一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的框架下去投稿，工作人員不用再為文檔格式、信息煩惱。

這步，原先是很讓工作人員頭疼的步驟：要把收集到的幾千份文檔分給各個(gè)專家，撇開溝通成本不談，在征文審閱過(guò)程中，專家審閱的情況、不斷發(fā)出的征文是不是收到、是否能按時(shí)審?fù)?，工作人員心里都是沒底的。

現(xiàn)在所有的征文，投稿者上傳后征文都?xì)w集到統(tǒng)一后臺(tái)，工作人員可以批量分配給各個(gè)專家。完成分配后，可以清楚地在后臺(tái)看到，專家名下有多少篇論文待審閱、已審閱、是否有未讀取的論文。

有人擔(dān)心，專家一段時(shí)間很忙，沒時(shí)間收取、審閱論文，是不是會(huì)延誤處理時(shí)間？這點(diǎn)我們?cè)谠O(shè)計(jì)產(chǎn)品時(shí)已經(jīng)考慮進(jìn)去了。

在分配時(shí)，你可以做個(gè)設(shè)置，當(dāng)專家在一定時(shí)間內(nèi)未接收分配給他的論文，論文將回到管理員后臺(tái)重新分派。當(dāng)然了，分配任務(wù)時(shí)，你也可以派系統(tǒng)推送短信提醒專家。這項(xiàng)功能設(shè)計(jì)，有效解決論文吊在“半空”的尷尬。

每個(gè)專家都有自己審閱論文的后臺(tái)，每當(dāng)有新的論文進(jìn)來(lái)，導(dǎo)航上會(huì)有橘色小圓圈提示，專家不會(huì)錯(cuò)過(guò)。

專家可以選擇接收任務(wù)，進(jìn)行審閱，如果近階段非常忙碌，也可以退回，讓工作人員派遣其他專家評(píng)審。

專家可以在系統(tǒng)里點(diǎn)開論文逐一審閱，并提交意見，如“需修改、拒絕、通過(guò)”等。

系統(tǒng)很全面也很強(qiáng)大，一一說(shuō)情功能比較費(fèi)時(shí)，我們直接通過(guò)流程圖看一下從論文上傳后到分配、再到專家審閱......直到最后匯總，都融進(jìn)了哪些功能：

這些原本耗費(fèi)大量時(shí)間的繁瑣操作都已通過(guò)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)觸發(fā)和歸集，也就兌現(xiàn)了上次明哥提到的“把工作人員可以從繁瑣的電話通知和復(fù)雜的征文管理中解脫出來(lái)，把更多地時(shí)間用在對(duì)會(huì)議本身的思考中”的系統(tǒng)使命。把準(zhǔn)確、自動(dòng)化留給學(xué)術(shù)會(huì)議的主辦者們；繁瑣的流程留給系統(tǒng)來(lái)為你“消化”。

如果您對(duì)以上內(nèi)容感興趣，或想使用征文系統(tǒng)來(lái)提升學(xué)術(shù)會(huì)議的效率并優(yōu)化體驗(yàn)，請(qǐng)猛戳按鈕留下需求，我們會(huì)安排資深顧問與您聯(lián)系洽談合作！