作為我們第六屆世界頂尖科學(xué)家論壇的項(xiàng)目經(jīng)理，我很榮幸今天與大家分享一下我們在現(xiàn)場所做的事情。希望這些分享能給在座的主辦方和承辦方帶來一些啟示或解決方案。

我要分享的內(nèi)容可以大致分為四個(gè)部分。第一個(gè)是項(xiàng)目簡介，接著是關(guān)于證件的數(shù)據(jù)和制作，包括證件的發(fā)放管理以及門禁管理。

首先，讓我簡要介紹一下這個(gè)項(xiàng)目。第六屆世界頂尖科學(xué)家論壇在國內(nèi)具有非常高的地位。

論壇的主題是科學(xué)引領(lǐng)變革，重塑世界韌性。我們在現(xiàn)場舉辦了大約80余次水平一流的會議和活動，包括開幕式。我們吸引了近1萬人次的到場參與，并且實(shí)現(xiàn)了將近10億次的全球傳播量。這是我們的大會的簡要介紹。

除此之外，我們在大會中主要分為兩個(gè)部分，即線上部分和線下部分。

首先是線上部分，我們建立了大會官網(wǎng)，包括PC端和移動端。我們還制作了現(xiàn)場報(bào)名系統(tǒng)、直播管理平臺和數(shù)據(jù)大屏。這就是我們的線上部分。

今天我將重點(diǎn)講解的是線下部分。在線下部分，我們做了四個(gè)主要方面的工作。

首先是大會證件的制作，其次是簽到接待管理。然后是門禁入場管理，最后是現(xiàn)場約有400名志愿者的管理。

大家可以先簡單看一下我們的大會官網(wǎng)。由于我們的大會面向全世界，所以我們的官網(wǎng)風(fēng)格比較簡約，偏向歐美風(fēng)格，主要以藍(lán)白色調(diào)設(shè)計(jì)。我們的主頁上有相關(guān)的圖標(biāo)和信息，大家可以簡單了解一下。

這是我們實(shí)時(shí)通過注冊系統(tǒng)獲得的大會的PV、UV數(shù)據(jù)，可以看到報(bào)名人數(shù)以及邀請嘉賓等信息。這是我們的后臺管理。

對了，在上半場，吳總也簡單介紹了我們的大會邀請函。我們可以通過紙質(zhì)或電子邀請函向特定嘉賓發(fā)送邀請，并確定他們參加哪些會議、不參加哪些會議。這是我們的日程管理。

我要重點(diǎn)講解的是以下五點(diǎn)，我相信這也是現(xiàn)場很多主辦方可能會遇到的問題。

首先是現(xiàn)場數(shù)據(jù)截止時(shí)間無法及時(shí)確定的問題。然后是我們需要在現(xiàn)場制作胸卡，比如PVC胸卡上需要印有照片。這個(gè)制作周期可能需要3至5天，時(shí)間較長。

在考慮制作周期和發(fā)放時(shí)間的情況下，我們?nèi)绾胃玫靥幚?，避免出現(xiàn)參會人員到場而證件還未到達(dá)的尷尬情況。

其次，我們可能需要提前領(lǐng)取近170批次的證件，然后如何管理已經(jīng)發(fā)放出去的證件，以確保它們已經(jīng)到達(dá)參會人手中。

然后第三個(gè)問題是，現(xiàn)在大家可能都知道我們治安要求很嚴(yán)格，很多重要會議可能有高規(guī)格的領(lǐng)導(dǎo)參加，所以必須確保人證合一，也就是說我們所有的證件上必須印上參會人的頭像。但是后期我們都知道照片的印刷成本非常高，而且審核工作量也非常大。

就像李總剛才在講儒商的時(shí)候，甚至有人上傳了一些離譜的照片，審核公章也很麻煩。所以我們如何在滿足公安要求的前提下減輕這兩個(gè)問題，避免給我們辦活動帶來困擾。

另外，我們現(xiàn)場有80多場分論壇和幾個(gè)千人的會議。我們?nèi)绾?span id="ntpx3pb5l" class="js_darkmode__35" style="font-size: 14px; margin: 0px; padding: 0px; outline: 0px; max-width: 100%; box-sizing: border-box; color: rgb(20, 56, 213); overflow-wrap: break-word !important;">確保參會的人能進(jìn)入會場并找到座位，并實(shí)時(shí)監(jiān)控場地是否坐滿。如果有一些場次沒有滿員，我們可以讓對該主題感興趣的人或沒有參加的人去聽這個(gè)會議。

最后一個(gè)問題是關(guān)于用餐。因?yàn)楝F(xiàn)場就餐的人數(shù)可能達(dá)到峰值3000人，我們有3個(gè)就餐處和3個(gè)就餐時(shí)間。我們如何確保大家能夠合理分散就餐，充分利用餐盒。

首先，我要講的是我們現(xiàn)場的數(shù)據(jù)管理。我們的數(shù)據(jù)大致可以分成4大類。

第一是觀眾數(shù)據(jù)，參會者通過線上報(bào)名平臺報(bào)名后，進(jìn)入待審核數(shù)據(jù)庫，由主辦方進(jìn)行審核。審核通過后進(jìn)入公安政審環(huán)節(jié)，如果不通過將被作廢處理。

第二是，VIP和特邀嘉賓的數(shù)據(jù)，可以直接從接待員處獲得的，直接進(jìn)入公安政審系統(tǒng)。

特邀嘉賓的數(shù)據(jù)則通過郵寄紙質(zhì)邀請函或分享電子邀請函邀請嘉賓進(jìn)行個(gè)人報(bào)名。比如某個(gè)接待員只能邀請兩個(gè)人或一個(gè)人，通過這種方式限制報(bào)名數(shù)量。

還有工作人員的數(shù)據(jù)，因?yàn)楝F(xiàn)場工作人員龐大，約1200人。我們通過吳總剛剛提到的工作人員報(bào)名數(shù)據(jù)進(jìn)行模塊化審核，包括負(fù)責(zé)搭建數(shù)據(jù)庫的人員和大屏幕等。

最后所有數(shù)據(jù)經(jīng)過公安政審后，進(jìn)入待質(zhì)證的數(shù)據(jù)階段。這是我們第六屆頂級科學(xué)論壇的數(shù)據(jù)管理方式。

關(guān)于證件管理，我們現(xiàn)場使用兩種證件，一種是PVC證件，另一種是低碳復(fù)合紙。PVC證件規(guī)格較高，印制效果好，所以我們給VIP和重要嘉賓使用PVC證件。

然后缺點(diǎn)的話就是因?yàn)槲覀冞@個(gè)會有一個(gè)特殊性，它可以在會前大概半個(gè)月拿到一些國外的諾貝爾獲獎?wù)呋蛘咭恍┰菏康臄?shù)據(jù)，所以我們采用的是重要嘉賓使用證件。

而對于現(xiàn)場的嘉賓和媒體工作人員，我們采用的是低碳復(fù)合紙，這種紙不需要卡套，只需要像平時(shí)見到的銅版紙掛一個(gè)胸卡就可以了。

這張紙不容易撕爛，符合綠色辦會綠色辦展的理念。但是它可能在質(zhì)感上欠佳，特別是對于高端會議來說。

對，接下來我講一下現(xiàn)場VIP證件的制作方式。大致可以分為三類。

在會期前三天，我們不再制作或發(fā)放，我們只收集VIP的數(shù)據(jù)。因?yàn)槲伊私獾?，很多國?nèi)工廠對于制作時(shí)間有一個(gè)紅線，就是三天。

第一種方式是我們在當(dāng)天下午5點(diǎn)統(tǒng)計(jì)所有VIP的數(shù)據(jù)，并發(fā)送給工廠進(jìn)行制作。制作完成后，我們會通知接待員領(lǐng)取證件。

第二種方式是針對那些對胸卡不太看重的嘉賓，我們會使用貼紙打印在胸卡上。

第三種方式是對于一些特殊情況，比如臨時(shí)通知某個(gè)書記要來參加會議，我們會準(zhǔn)備PVC制證機(jī)來解決緊急需求。但是這種方式的效率相對較低，適用于少量制作。如果需要大批量制作PVC證件，我建議大家參考其他方法。

至于媒體和工作人員的證件，我們有一個(gè)亮點(diǎn)，就是將門禁前移。正常情況下，很多會議先簽到再進(jìn)行門禁。但是我們這次大會將門禁移到了簽到處之前，為什么這樣做呢？

稍后我會講一下媒體的流程，他們首先通過門禁處的人臉識別校驗(yàn)，然后打開自己的小程序上的二維碼，在嘉賓簽到區(qū)完成證件的打印。使用的證件仍然是之前提到的低碳復(fù)合紙，單人制作時(shí)間大約為3~5秒鐘，效率非常高。

而對于工作人員，我們根據(jù)不同單位進(jìn)行分類制作證件，并進(jìn)行簡單的打包?？赡艽虬姆绞奖容^簡陋，但這也是一個(gè)很好的方法。然后我們根據(jù)單位通知領(lǐng)取人員來領(lǐng)取證件。

以上就是我們的證件制作過程，接下來我將講述現(xiàn)場證件的發(fā)放方式。

首先，讓我來介紹一下VIP的流程。VIP指的是那些提前將證件放置在酒店的部分參會人員。當(dāng)他們到達(dá)現(xiàn)場時(shí)，他們需要通過閘機(jī)進(jìn)行人臉身份校驗(yàn)，然后前往一個(gè)名為VIP簽到臺的地方。每個(gè)VIP都會有一個(gè)專門的對接人員領(lǐng)取他們的證件，并憑借這些證件入場。

媒體和特邀嘉賓與VIP的流程類似。在活動開始之前，他們不會提前領(lǐng)取證件。相反，他們會通過人臉識別到達(dá)相應(yīng)的簽到臺，并展示他們的二維碼以辦理參會證件。

至于工作人員，他們的身份在會議開始前一兩天就已經(jīng)確定下來了。我們會對每個(gè)職位和崗位的工作人員進(jìn)行分類并提前領(lǐng)取相應(yīng)的證件。

然而，由于證件提前發(fā)放可能導(dǎo)致一些參會人無法及時(shí)拿到證件或者產(chǎn)生重復(fù)制作的問題，我們采用了一套系統(tǒng)來追溯證件的領(lǐng)取情況。

當(dāng)代理人領(lǐng)取證件時(shí)，他們需要填寫手機(jī)號和相關(guān)信息。我們的后臺系統(tǒng)會提醒證件的狀態(tài)，包括領(lǐng)取人和當(dāng)前狀態(tài)。

如果我們發(fā)現(xiàn)某個(gè)嘉賓的證件丟失，我們可以通過這些信息追溯到誰拿走了證件，以避免一人持有多張證件的情況。

接下來是關(guān)于補(bǔ)卡流程的說明。您可以簡要了解一下。

因此，我們采用了人臉識別的方式。所有參會人員，包括工作人員和打掃衛(wèi)生人員，都需要進(jìn)行人臉錄入。對于這么多人是否很麻煩？

實(shí)際上非常簡單，我們只需給他們一個(gè)二維碼進(jìn)行掃描，就可以將他們的人臉錄入系統(tǒng)中。

一旦他們進(jìn)入會場，這將給主辦方帶來很大的好處，因?yàn)槲覀兯械陌脖Ａα慷伎梢约性谌肟谔帯?/span>

以前，我們的安保力量可能都集中在簽到臺，如果發(fā)生問題，簽到臺會變得混亂，我們需要解決這個(gè)問題?，F(xiàn)在，所有潛在的混亂因素都可以在大門口得到解決。

然后，參會人來到之后，我們會先進(jìn)行人臉識別。如果參會人是正常的，閘機(jī)就會打開門，他就可以進(jìn)入主會場。

主會場的第一個(gè)設(shè)施是簽到臺。如果人臉識別不通過，閘機(jī)會閃紅燈報(bào)警。我們有兩種方式處理這種情況。第一種是把未通過的參會人帶到旁邊的咨詢處，了解具體情況?？赡苡袃煞N情況，一種是沒有相關(guān)信息，另一種可能是錄入的人臉不符合要求。

所以我們會進(jìn)行判斷。如果是沒有相關(guān)信息，就會勸離現(xiàn)場。如果是人臉可能變形較大，我們會重新錄入人臉信息。

通過這樣的流程，我們滿足了現(xiàn)行公安要求的人證合一，確保進(jìn)入會場的都是正式參會人員，避免了在證件上印刷照片的繁瑣工作。

接下來，現(xiàn)場有一個(gè)開幕式和80個(gè)分論壇。對于開幕式，我們采用移動PDA設(shè)備進(jìn)行審核和校驗(yàn)，因?yàn)閬碣e等級較高，需要控制進(jìn)出。只有經(jīng)過PDA審核的人才能進(jìn)入，不符合條件的人不能進(jìn)入。

這些數(shù)據(jù)可以實(shí)時(shí)傳輸?shù)轿覀冎鬓k方的后臺系統(tǒng)。通過數(shù)據(jù)大屏，我們可以看到開幕式有多少人進(jìn)入，是否過于空曠。如果出現(xiàn)空曠情況，我們可以考慮其他應(yīng)對措施。

對于用餐和分論壇的入場情況，我們也采用了相同的方式。大家可以通過數(shù)據(jù)大屏實(shí)時(shí)查看每個(gè)分論壇的入場人數(shù)和可容納人數(shù)。

例如，如果某個(gè)場次的人數(shù)較少，我們可以利用31會議助手篩選出還未入場的人員，并發(fā)送短信邀請他們參加，避免因?yàn)樾畔⑼讲患皶r(shí)而導(dǎo)致參會人不知道去哪個(gè)會場或誤以為所有會場都已滿員的問題。