大型學(xué)術(shù)會(huì)議的籌備管理相當(dāng)復(fù)雜，參會(huì)嘉賓眾多、會(huì)議日程復(fù)雜、會(huì)議籌備時(shí)間長(zhǎng)等特點(diǎn)都在困擾著組織者，不僅如此，一場(chǎng)大型學(xué)術(shù)會(huì)議中通常會(huì)中有會(huì)、會(huì)中帶展，這就更加重了組織者的管理任務(wù)，但為了大會(huì)目的，卻又不得不用心準(zhǔn)備。

因此，本文梳理了學(xué)術(shù)會(huì)議全流程管理中所涉及到關(guān)鍵步驟，明確本文內(nèi)容，您將完成99%的學(xué)術(shù)會(huì)議管理知識(shí)儲(chǔ)備。

在進(jìn)行學(xué)術(shù)會(huì)議的策劃之前，首先要明確這四個(gè)問(wèn)題：本次學(xué)術(shù)會(huì)議的目的是怎樣的？邀約的對(duì)象是誰(shuí)？要設(shè)置怎樣的主題？并且要實(shí)現(xiàn)怎樣的效果？明確了這四個(gè)問(wèn)題，在學(xué)術(shù)會(huì)議的內(nèi)容策劃中才不會(huì)脫離主題。

會(huì)議時(shí)間策劃：與會(huì)者是否參加學(xué)術(shù)會(huì)議的一個(gè)重要決定因素是他們有沒(méi)有時(shí)間參加會(huì)議，因此，在設(shè)定會(huì)議時(shí)間時(shí)，一定要向你的目標(biāo)對(duì)象征詢意見，以便于確定最佳的時(shí)間提高出席率，一般學(xué)術(shù)會(huì)議會(huì)集中選擇在8、9、10、11月份舉辦。

會(huì)議地點(diǎn)策劃：學(xué)術(shù)會(huì)議的選擇與城市的定位密切相關(guān)，如果能夠選擇與學(xué)術(shù)會(huì)議主題契合度較高的城市，不僅能夠保證學(xué)術(shù)會(huì)議的順利舉辦，還能夠促進(jìn)學(xué)術(shù)成果的轉(zhuǎn)化，促進(jìn)當(dāng)?shù)禺a(chǎn)業(yè)的發(fā)展。

會(huì)議定位策劃：明確會(huì)議定位，才能更容易與目標(biāo)受眾產(chǎn)生共鳴。

會(huì)議形式設(shè)計(jì)：主旨演講、主題演講、圓桌討論、專業(yè)培訓(xùn)、小組討論等形式是學(xué)術(shù)會(huì)議中常用的會(huì)議形式。除此之外，在學(xué)術(shù)會(huì)議中增加茶歇、酒會(huì)、考察體驗(yàn)等形式也可以適當(dāng)?shù)丶尤肫渲?，增?qiáng)參會(huì)嘉賓的感受。

（注：黃色框線的內(nèi)容是31會(huì)議數(shù)字化學(xué)術(shù)會(huì)議管理可完成的部分，以下同義）

隨著互聯(lián)網(wǎng)及移動(dòng)互動(dòng)網(wǎng)的不斷普及，人們已經(jīng)進(jìn)入了數(shù)字化時(shí)代，在該背景下，主辦方在進(jìn)行學(xué)術(shù)會(huì)議征文管理時(shí)，也不在采用傳統(tǒng)的郵寄方式，而是采用更為數(shù)字化的征文管理系統(tǒng)。

31會(huì)議的征文管理系統(tǒng)，可從主辦方、論文提供者及評(píng)審專家視角進(jìn)行數(shù)字化管理，在線自助完成征文的通知發(fā)送、論文的提交、論文評(píng)審專家分配以及意見反饋。

在學(xué)術(shù)會(huì)議中，嘉賓管理是會(huì)議管理中的重中之重，在學(xué)術(shù)會(huì)議中，嘉賓包含主持人、主講嘉賓、評(píng)審嘉賓等不同群體。在對(duì)于嘉賓的邀約中，現(xiàn)在大部分的學(xué)術(shù)會(huì)議會(huì)采用在線一對(duì)一邀約方式，使用專屬的邀約碼進(jìn)行重要嘉賓的邀約。

學(xué)術(shù)會(huì)議中通常會(huì)包含論文的評(píng)審管理，對(duì)于評(píng)審嘉賓的管理流程也很復(fù)雜，論文的分配和評(píng)審嘉賓的意見反饋，論文退修和錄用通知等等內(nèi)容耗時(shí)耗力。因此，現(xiàn)在大部分的主辦方會(huì)采用數(shù)字化的征文管理系統(tǒng)對(duì)接嘉賓管理系統(tǒng)，使其嘉賓數(shù)據(jù)、征文信息可以進(jìn)行集成化管理。

? 3到5天的會(huì)議，20到30個(gè)會(huì)場(chǎng)，日程如何安排？

? 1000到1500名演講嘉賓，1000到2000條日程內(nèi)容，怎么展示？

? 數(shù)千條日程安排如何確保不會(huì)沖突？

? 隨時(shí)面臨更改的會(huì)議日程，怎么有效修改？

? 數(shù)千嘉賓及數(shù)千論文如何一 一對(duì)應(yīng)？

? 演講嘉賓多論壇轉(zhuǎn)換如何處理？

? 數(shù)千名嘉賓的日程落實(shí)跟進(jìn)，怎么確定？

這些問(wèn)題都是學(xué)術(shù)會(huì)議日程管理中所遇到的關(guān)鍵問(wèn)題，這些問(wèn)題不解決，很難呈現(xiàn)良好的會(huì)議效果。因此，現(xiàn)在主辦方都開始積極擁抱數(shù)字化的日程管理系統(tǒng)，進(jìn)行學(xué)術(shù)會(huì)議復(fù)雜日程管理。

31會(huì)議日程管理系統(tǒng)，已經(jīng)可以實(shí)現(xiàn)了集嘉賓和嘉賓庫(kù)管理、嘉賓邀約、嘉賓行程管理、征文管理以及日程管理于一體，能夠幫助會(huì)議籌備者輕松搞定數(shù)千名與會(huì)嘉賓的數(shù)千條日程管理。

延伸閱讀：學(xué)術(shù)大會(huì)必備—31學(xué)術(shù)大會(huì)“復(fù)雜日程管理系統(tǒng)”！

隨著數(shù)字化、移動(dòng)時(shí)代的到來(lái)，學(xué)術(shù)會(huì)議的邀約方式也更為廣泛。對(duì)于學(xué)術(shù)會(huì)議來(lái)說(shuō)，官方網(wǎng)站是必不可少的，官方網(wǎng)站不僅承載大會(huì)的主承辦、會(huì)議內(nèi)容、會(huì)議日程，往期回顧、嘉賓展示，還是征文和報(bào)名的關(guān)鍵入口?；谖⑿艂鞑サ奈⒄鞠到y(tǒng)，功能也非常強(qiáng)大，靈活的傳播方式受到學(xué)術(shù)會(huì)議的主辦方的青睞。大會(huì)APP在學(xué)術(shù)會(huì)議中使用頻次相對(duì)較高，對(duì)于征文的管理、用戶論文的提交、信息查詢等內(nèi)容管理更為便利。

延伸閱讀：你不可不看的參會(huì)人邀約方式

簽到管理：在現(xiàn)場(chǎng)管理中，還有非常重要的環(huán)節(jié)是簽到管理。一般學(xué)術(shù)會(huì)議的規(guī)模都比較大，使用人力簽到非常浪費(fèi)時(shí)間，也不能保證現(xiàn)場(chǎng)的有序進(jìn)行，因此，現(xiàn)在，大部分的主辦方開始使用數(shù)字化的簽到方式，例如RFID簽到、二維碼簽到、微信簽到以及人臉識(shí)別簽到等方式。數(shù)字化的簽到方式更為高效安全便捷，繼而便于提高參會(huì)者的參會(huì)體驗(yàn)。

延伸閱讀：人臉識(shí)別簽到，如何讓‘會(huì)’更輕松？

PPT管理：PPT承載的是整個(gè)學(xué)術(shù)會(huì)議的靈魂，PPT在學(xué)術(shù)會(huì)議中的重要性不用多贅述。但是眾多的邀請(qǐng)嘉賓PPT如何進(jìn)行有效管理卻是困擾著主辦方的問(wèn)題。上百個(gè)講者需要接待、提交演講資料，如何處理?1000+幻燈片，所包含多媒體數(shù)據(jù)量大，格式不統(tǒng)一，會(huì)場(chǎng)如何保障正常播放？

31會(huì)議的幻燈片傳輸轉(zhuǎn)播子系統(tǒng)可以全面整合學(xué)術(shù)日程、試片室管理、分會(huì)場(chǎng)幻燈傳輸、幻燈播放及場(chǎng)外直播和會(huì)后回顧等功能，可以實(shí)現(xiàn)日程數(shù)據(jù)統(tǒng)一處理、學(xué)術(shù)任務(wù)統(tǒng)一郵件通知講者、現(xiàn)場(chǎng)可提前上傳演講PPT 以及可打印學(xué)術(shù)任務(wù)通知等，并支持雙語(yǔ)以及支持多媒體以及多種格式PPT等內(nèi)容。

在復(fù)盤管理中，主要是聚焦在滿意度調(diào)查、會(huì)后服務(wù)及會(huì)后報(bào)告中。很多的會(huì)議主辦方在會(huì)議結(jié)束后就認(rèn)為任務(wù)結(jié)束，實(shí)際卻不然，會(huì)議總結(jié)是為來(lái)年的會(huì)議做好準(zhǔn)備的必然途徑。其中容易被忽略，但必須要做的事情是向演講嘉賓、主持人、評(píng)審嘉賓、與會(huì)代表及贊助商表達(dá)感謝以及相關(guān)材料的寄送。

以上便是學(xué)術(shù)會(huì)議核心環(huán)節(jié)的管理方案，對(duì)于學(xué)術(shù)會(huì)議管理來(lái)說(shuō)，大部分的主辦方已經(jīng)開始積極擁抱數(shù)字化的管理，用智慧辦會(huì)的理念貫穿到會(huì)議管理全過(guò)程中。