在之前文章中我們多次提到：當參會者通過注冊報名系統(tǒng)完成報名后，活動主辦方可進一步通過系統(tǒng)‘管理參會者信息’，那么，主辦方可以如何管理參會者，系統(tǒng)對主辦方有哪些幫助，本文將重點介紹「參會人管理」模塊。

傳統(tǒng)方式下，會務人員會打開含有參會者名單EXCEL表格 → 找到需要修改的內容進行修改 → 修改后群發(fā)至相關的同事手中。

面臨問題：數據的一致性很難保證，一個人更新數據后難以實時讓相關人員知悉，特別是對于一場參會人情況復雜的大會，因參會人表格制作的復雜性，制表人被一張表格鎖定，難以轉交別人接手。盡管當下一些協(xié)同辦公系統(tǒng)含有云端修改excel的功能，但一般經過一個人修改后該文檔就被鎖定，其他人無法繼續(xù)操作，且客戶信息無法進行加密操作數據風險較高。

借助「參會人管理」模塊后

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有相關權限的操作者可在庫內對數據進行逐一、批量增刪改查，更改完成后，所有協(xié)同操作人員及時可看到，且可繼續(xù)進行其他操作。為保證數據安全，數據查看權限可設置“隱藏”以“*”顯示。

伴隨大會進程，需要向參會者發(fā)送多個通知，大多數情況下主辦方會編輯N個信息模板 → 將參會者郵箱導入單獨的郵箱/短信平臺，最終完成發(fā)送。

面臨問題：程序繁瑣，只能批量發(fā)送固定內容，無法實現字段插入等自定義需求；當需要向不同參會者發(fā)送不同內容郵件時，工作量巨大。只能進行發(fā)送動作，無法獲知發(fā)送及收取情況。

借助「參會人管理」模塊后

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參會人管理內「短信及郵件通知模塊」已事先配置好包括參會提醒、午餐提醒、天氣提醒等內容在內的近十個提醒模板。并可支持插入數十個報名字段內容，全面滿足主辦方通知需求。

郵件發(fā)送情況可直接在后臺直觀展現，內容包括到達總量、打開總量、點擊總量及每個模塊、鏈接的獨立點擊次數等。讓整個通知行為從編輯、發(fā)送到發(fā)送情況統(tǒng)計形成完整閉環(huán)。

依靠人工和EXCEL管理參會者，我們無法清晰核追蹤到每個人對參會人數據所進行的增刪改查等操作。

面臨問題：當數據出現問題時無法追責，數據安全無法保障

借助「參會人管理」模塊后

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操作人員所進行的每一步操作路徑都被系統(tǒng)記錄，有日志可追溯。進行了何種操作、操作時間、操作者姓名及賬號，都可被調出。

現場簽到情況匯總通常是主辦方較為頭疼的點之一，通常會先打印出用EXCEL制作的參會者名單 → 現場人工查找簽到人員信息進行簽到 → 活動結束后整合簽到結果數據 → 錄入EXCEL表格

面臨問題：簽到數據核對、錄入工程量巨大，速度慢、易出錯

借助使用「參會人管理」模塊后

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「參會人管理」中參與注冊報名的參會者數據可直接應用于現場簽到，數據同步更新，操作者無需手動錄入簽到數據，方便快捷且效率極高。

也許和其它產品相比「參會人管理」模塊架構及邏輯并不復雜，但是他卻通過這一系統(tǒng)化的內容幫助活動主辦方解決了針對參會人信息管理中的眾多痛點。

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