隨著會展行業(yè)面向高質(zhì)量的發(fā)展，會中有展和展中有會是越來越普遍的現(xiàn)象。因?yàn)?，在行業(yè)創(chuàng)新發(fā)展過程之中，前沿理論的交流期間需要有實(shí)體的行業(yè)應(yīng)用作為展示和示范；而在成熟的展覽現(xiàn)場也需要前沿的理念、技能、技術(shù)、信息和知識的交流。

會中展和展中會是會展向更高質(zhì)量發(fā)展的必然，豐富了活動的內(nèi)容和層次感，并增強(qiáng)了參展、參會、觀展嘉賓的現(xiàn)場體驗(yàn)。與此同時，“展中會”與“會中展”的復(fù)合形式也加大了主辦方的管理和協(xié)同難度。

如何同時辦理不同類型活動、滿足不同參與嘉賓的需求、如何平衡活動各方的權(quán)益是31會議一直思考，并嘗試使用數(shù)字化系統(tǒng)來幫助主辦方解決的問題！

好消息是，我們有了成熟的、值得行業(yè)用戶認(rèn)可的經(jīng)驗(yàn)和管理平臺，管理上述問題得心應(yīng)手。

“會中展”與“展中會”的差異

在行業(yè)會議和貿(mào)易展領(lǐng)域，會中有展，展中有會是很常見的形式。
“會中展”是指一個大的行業(yè)會議或?qū)W術(shù)會議期間舉辦附帶的小展，為展商和贊助商服務(wù)。
“展中會”是指在一個專業(yè)的貿(mào)易展覽期間同期舉辦系列專題研討會、對接會、行業(yè)交流會等會議和論壇，有時候也稱為同期會。
會中展和展中會，看起來都有展覽+會議，但是二者存在本質(zhì)上的區(qū)別。

“會中展”與“展中會”的管理難點(diǎn)

01實(shí)現(xiàn)一體化協(xié)同管理難

無論是會中展還是展中會，涉及到一個主辦方同時運(yùn)營好展覽和會議項(xiàng)目，而展覽和會議往往分屬于不同的部門在運(yùn)營，獨(dú)立負(fù)責(zé)招商和觀眾/參會者招募。
于此同時，展覽中的同期會很可能是主辦方聯(lián)合或授權(quán)第三方的合作伙伴舉辦的，也可能是展商主辦的并作為展商或贊助商的一項(xiàng)專屬權(quán)益。
如何做好會議和展覽不同項(xiàng)目組和主辦者之間的協(xié)同是第一大難點(diǎn)。

02實(shí)現(xiàn)一體化注冊管理難

無論是會中展還是展中會，涉及到一個主辦方同時運(yùn)營好展覽和會議項(xiàng)目，而展覽項(xiàng)目和會議項(xiàng)目服務(wù)的參與者群體是不同的。
但是，在以往的經(jīng)驗(yàn)中，往往是各有各的系統(tǒng)，各自負(fù)責(zé)自己板塊的參與者注冊管理。
系統(tǒng)分割帶來決策流程和信息同步難，影響了會展運(yùn)營效率和參與者管理難度。

03實(shí)現(xiàn)一體化用戶數(shù)據(jù)管理難

無論是會中展還是展中會，涉及到一個主辦方同時運(yùn)營好展覽和會議項(xiàng)目，需要協(xié)同專業(yè)觀眾數(shù)據(jù)和參會者數(shù)據(jù)，互相引流，互為轉(zhuǎn)化。
但是，在以往的經(jīng)驗(yàn)中，由于系統(tǒng)割裂，注冊數(shù)據(jù)、簽到數(shù)據(jù)、門禁數(shù)據(jù)、互動數(shù)據(jù)等都是分散的。
由于不在一個系統(tǒng)內(nèi)存儲，導(dǎo)致參與者的用戶畫像就很難完成，影響了數(shù)據(jù)價值的發(fā)揮，更難以提供個性化的精準(zhǔn)的營銷和服務(wù)。

04實(shí)現(xiàn)一體化用戶體驗(yàn)難

由于會中有展、展中有會，必然出現(xiàn)了活動類型多、日程多，展商、觀眾、參會者、媒體、VIP等參與者的身份類型多、參會觀展的需求分散。
然而，由于以往都是各自管理展覽和會議項(xiàng)目以及參與者群體，還容易造成同一個觀眾、代表需要重復(fù)注冊。
這不僅導(dǎo)致用戶參會旅程和參展旅程是割裂的，還容易造成日程沖突管理不善、現(xiàn)場需要領(lǐng)取多個證件，甚至需要登錄不同個人中心查看證件、權(quán)限和日程，難免會造成重要活動疏漏等問題，嚴(yán)重影響了參會體驗(yàn)。

05實(shí)現(xiàn)一體化接待管理難

由于會中有展、展中有會，必然出現(xiàn)了重要的嘉賓數(shù)量多、參與活動多，接待任務(wù)很重，如何同時接待數(shù)量眾多的嘉賓是個難題，更何況VIP嘉賓接待更不能出半點(diǎn)差錯。
以往，不同的嘉賓組負(fù)責(zé)各自的接待任務(wù)，對于同時參加會議和展覽的嘉賓接待管理如何實(shí)現(xiàn)協(xié)同接待是個難題。
因此，嘉賓管理溝通成本變高，因?yàn)橐獏f(xié)調(diào)多個部門之間的資源和安排。同時舉辦多個活動還可能導(dǎo)致主辦方分心，服務(wù)質(zhì)量難以保證。

“會中展”與“展中會”的解決方案

01  一個平臺托管多展、多會，會中展和展中會

幫助主辦方使用一個平臺管理多年、多屆次的多個會議或展覽活動，并且在會議中創(chuàng)建配套展或者在主展之中創(chuàng)建同期會是我們解決方案的核心價值。即便是展商或合作伙伴創(chuàng)建的一場同期會議活動，經(jīng)主辦方審核后也可以在一個平臺上進(jìn)行協(xié)同管理，作為整個活動的“集群”。
同期會管理和審核是針對展覽或大會等活動中同時主辦的多個同期會議進(jìn)行分布式獨(dú)立管理的解決方案。
在同期活動這一塊，一場展覽會期間有各種同期會議，可以實(shí)現(xiàn)集中與分布式的管理，每一場同期會議依然可以各自實(shí)現(xiàn)獨(dú)立的注冊、直播、營銷、互動功能。
這樣的管理方式提高了同期會議的組織效率，集靈活性與集中管理優(yōu)勢與一身，確保活動順利進(jìn)行，并為參與者提供了便捷的日程安排。

02 一套系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)多類身份注冊配置和管理

在大會和展會的注冊報名人群類型中，支持多身份、多類別的設(shè)置，比如在展會中支持多身份，包括觀眾、團(tuán)長、展商、展團(tuán)，以及多類別，比如觀眾、普通媒體、VIP嘉賓等的快速配置。
在大會中可以自定義不同的參會人群類別，對于每一種人群身份來說，我們都有一個對應(yīng)的用戶中心，每個用戶中心所具備的服務(wù)和能力也是根據(jù)改用戶群體對應(yīng)的。
另外，主/分論壇、會中展和展中會的負(fù)責(zé)人可以各自負(fù)責(zé)注冊和報名權(quán)限的管理，生成各自活動的參會、觀展人員名單。
通過一體化的管理，參與者可以在同一個平臺上完成注冊報名、會議安排和展覽參觀等步驟，大大簡化了流程并提升了工作效率。

03 一體化數(shù)據(jù)運(yùn)營運(yùn)營，讓營銷和服務(wù)更輕松

展中會、會中展的數(shù)據(jù)存儲在一個平臺，一個觀眾和一個參會人有一個唯一的身份數(shù)據(jù)，一個觀眾參加多屆、多場活動的注冊、簽到和觀展、參會行為將以標(biāo)簽的形式進(jìn)行統(tǒng)一管理，歷屆行為集中在一個系統(tǒng)管理，讓觀眾的用戶畫像更完整。不僅能精準(zhǔn)實(shí)現(xiàn)個性化營銷，還能準(zhǔn)確計(jì)量數(shù)據(jù)營銷的觸達(dá)率、轉(zhuǎn)化率等核心指標(biāo)。
通過一站式數(shù)據(jù)管理，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)驅(qū)動的會展活動運(yùn)營，數(shù)據(jù)資產(chǎn)價值得以實(shí)現(xiàn)。

04 一站式用戶旅程服務(wù)與管理

通過一個平臺管理參會人和觀眾，實(shí)現(xiàn)營銷、邀約、注冊、簽到、直播、互動、門禁等數(shù)據(jù)一體化管理。
通過追蹤用戶行為，包括人工標(biāo)簽和行為標(biāo)簽，進(jìn)行全鏈路的行為埋點(diǎn)，把這些追蹤結(jié)果打到數(shù)據(jù)上，幫助主辦方分析并優(yōu)化用戶參會、觀展旅程，提升參會和觀展的端到端無縫服務(wù)。
觀眾參會、觀展通過一部手機(jī)獲取活動信息，包括注冊后的消息、參展觀展日程的提醒、業(yè)務(wù)消息等，方便展商和觀眾接收到最及時、準(zhǔn)確的消息，滿足在寶貴的時間內(nèi)參加最精彩的內(nèi)容。

05 接待易，讓會展接待更容易

31接待易是一站式、在線化、移動化的智慧接待軟件系統(tǒng)，包含接待級別設(shè)置、接待員管理、車輛管理、酒店分配、班車線路管理、接待任務(wù)分配和接待數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等功能，解決了以往接待工作中數(shù)據(jù)傳輸不及時、不準(zhǔn)確的問題，提高了接待組的工作效率、客戶滿意度和降低接待損耗。
嘉賓可以通過“接待易”小程序查看自己的行程信息、酒店信息和接待員信息等，而接待項(xiàng)目總控則可以通過該小程序直觀地查看整體的接待數(shù)據(jù)。
接待組組長則可以通過PC端進(jìn)行接待員、車輛、酒店管理，并實(shí)現(xiàn)接待嘉賓任務(wù)分配，而接待員可以通過“接待易”小程序查看接待任務(wù)、修改接待狀態(tài)、查看未接待名單等信息。

精彩案例

第二十八屆中國國際教育巡回展&中國留學(xué)論壇

2023年4月8日至16日，中國（教育部）留學(xué)服務(wù)中心在北京、重慶、廣州和上海四個城市成功舉辦了第二十八屆中國國際教育巡回展，宣傳國家關(guān)于留學(xué)工作的最新政策及各國高等教育的最新動態(tài)，為中外高等院校和教育機(jī)構(gòu)搭建雙向交流與合作平臺。
本屆巡回展涉及多城市、多議程，觀眾面向國內(nèi)外高校、教育機(jī)構(gòu)，31會議作為數(shù)字化技術(shù)服務(wù)商，發(fā)揮數(shù)字化優(yōu)勢，賦能展會活動。微站一站式全方位展示互通會議注冊、會議議程、線上展等內(nèi)容。定向邀約，按不同渠道、不同人群類別分類，進(jìn)行精準(zhǔn)服務(wù)，并掌握注冊報名流程。組合式的電子簽到方式，區(qū)分各個會議論壇權(quán)限，確保觀展體驗(yàn)。

上海合作組織雙鏈論壇暨上合博覽會

6月15日至18日，上海合作組織產(chǎn)業(yè)鏈供應(yīng)鏈論壇暨2023上合國際投資貿(mào)易博覽會在青島·上合之珠國際博覽中心圓滿落幕。本屆“雙鏈”論壇以“協(xié)同共贏 鏈通區(qū)域經(jīng)濟(jì)合作新未來”為主題，是上合組織框架下首次舉辦的產(chǎn)業(yè)鏈供應(yīng)鏈論壇，也是自疫情以來，上合組織框架下規(guī)格最高、規(guī)模最大的線下經(jīng)貿(mào)論壇。300多位中方代表、90余位外方代表以及330余家企業(yè)出席。
本次博覽會采用特有的復(fù)雜的注冊報名體系，嘉賓、外賓、參展商、采購商和媒體可選擇中英文雙語的國際化報名方式。設(shè)置了60+閘機(jī)簽到通道，從接待到現(xiàn)場簽到，精準(zhǔn)核驗(yàn)嘉賓身份提供精準(zhǔn)貼心服務(wù)。可視化數(shù)據(jù)大屏清晰呈現(xiàn)多渠道數(shù)據(jù)實(shí)時情況。

2023長沙國際工程機(jī)械展覽會

5月15日，第三屆長沙國際工程機(jī)械展覽會在長沙圓滿落幕。本屆展會以“高端化、智能化、綠色化——新一代工程機(jī)械”為主題，是今年以來國內(nèi)工程機(jī)械行業(yè)最大的展會，也是工程機(jī)械實(shí)行“國四”標(biāo)準(zhǔn)后的首場國際性展會。
本屆展會共舉辦了6場重大活動、7場主體活動、2場賽事展演、100余場會議論壇及企業(yè)間商務(wù)洽談對接活動。31會議作為本屆大會的數(shù)字化技術(shù)服務(wù)商，為大會提供了智慧現(xiàn)場、現(xiàn)場技術(shù)支持等數(shù)字產(chǎn)品及服務(wù)，賦能大會，打造高質(zhì)量專業(yè)化的大會服務(wù)，為嘉賓帶來高效便捷的參會體驗(yàn)。