一線接待人員因不認(rèn)識參會嘉賓，在機(jī)場接錯人了？

嘉賓航班延誤了，手機(jī)也沒有信號，接待人員已在機(jī)場等待30分鐘？

上班時間，高速路上又堵車了？演講嘉賓趕不上首場演講怎么辦？

接待人員都有任務(wù)，又有嘉賓快到機(jī)場，人員怎么安排才好？

如果你是承辦過千人以上會議的項目經(jīng)理，也許會想起自已同樣被這些問困擾著的場景。也許你會想如果有一個會議管理軟件，嘉賓的動態(tài)可以在里面實時查看，這樣你就可以提前調(diào)整接待人員工作安排、議程的進(jìn)展。一線接待員通過它也可以順利找到“對”的人，再也不怕嘉賓“失蹤”了。

有沒有這樣的會議管理軟件呢？事實上，31的接待管理系統(tǒng)即可為你提供實時接機(jī)功能，幫助你和接送機(jī)人員輕松搞定被不確定性事件困擾的接機(jī)工作。

下面，31會議將與你分享3個關(guān)鍵步驟，完美解決接待人員在接機(jī)過程中存在的問題。

1、利用注冊報名系統(tǒng)，完整收集嘉賓航班信息

收集嘉賓航班信息是接待管理的第一步。如果你的重要參會嘉賓人數(shù)多，單獨聯(lián)系收集航班號無疑又是個巨大的工作量。此時，你可以通過31的注冊報名系統(tǒng)，設(shè)置航班信息填寫字段，這樣你就可以準(zhǔn)確、全面收集嘉賓行程信息。簡單的操作方式，極大減輕工作人員壓力，輕松為接機(jī)管理工作做好準(zhǔn)備。

注冊報名表單

2、篩選航班動態(tài)報表，合理調(diào)度嘉賓接待資源

在收集完嘉賓注冊信息后，你需要將嘉賓航班信息導(dǎo)入31會議助手。這時候統(tǒng)籌人員可以按照計劃到達(dá)時間、預(yù)計到達(dá)時間以及出發(fā)地和到達(dá)地等信息進(jìn)行篩選查詢并導(dǎo)出信息表。根據(jù)信息表，統(tǒng)籌人員可以及時進(jìn)行接送機(jī)車輛和接送機(jī)人員的安排，讓接送機(jī)工作變得井井有條。

篩選航班動態(tài)報表

3、充分利用查詢功能，實時查看嘉賓航班動態(tài)

對于一線接待人員，31會議助手主頁中的航班查詢功能也是大有用處。通過點擊嘉賓航班號碼，他們可以查看航班出發(fā)和抵達(dá)時間，實時查看嘉賓航班動態(tài)。到達(dá)機(jī)場時，即使嘉賓因航班問題，到達(dá)時間有所延誤，也能夠與及時與嘉賓聯(lián)系，避免接錯、漏接情況的出現(xiàn)。

查看嘉賓航班動態(tài)

參會嘉賓特別是演講嘉賓的接待管理工作將直接影響會議議程的進(jìn)程。在開展接待管理工作時，善于利用會議管理軟件收集嘉賓航班信息、生產(chǎn)嘉賓航班動態(tài)表和實時查看嘉賓航班動態(tài)等合理安排接待工作，“失蹤”的嘉賓你將可以輕松找到。如果你對以上需求感興趣，歡迎聯(lián)系31會議，我們將為你安排上你所需的會議管理軟件。

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