隨著我國經(jīng)濟和國際地位的迅猛發(fā)展，所舉辦的國內(nèi)外學術交流會議日漸增多，覆蓋學科越來越廣泛、會議規(guī)模也越來越大。除了內(nèi)容的專業(yè)性，學術大會參會者們對于學術大會的體驗有了更高的要求，不僅如此，不少學術會主辦方也希望可以有更省力的會展運營管理。我們遵循‘發(fā)現(xiàn)問題、分析問題，解決問題’的思路，先來看看在一般規(guī)模的學術會中存在哪些問題吧！

電子版回執(zhí)、電話邀請，人工統(tǒng)計數(shù)據(jù)效率低

以醫(yī)藥行業(yè)學術會議為例，在開始前會在各個渠道發(fā)布活動邀約信息，常見的邀約分為幾種途徑：

1. 電話（短信）邀約：通常被邀約的人為往期學員，會務組通過電話（短信）聯(lián)系學員，確定參會意向后手動將參會人信息錄入表格進行收集。

   
   

2. 紅頭文件回執(zhí)：渠道更廣，一般下發(fā)給二級單位及合作企業(yè)進行宣傳，需要報名者填寫好回執(zhí)再發(fā)郵件給主辦方，完成報名。

上述兩種方式是學術會常規(guī)的報名方式，但對于多個渠道收集來的數(shù)據(jù)整理工作量不可小覷，不同渠道進入的數(shù)據(jù)統(tǒng)一管理稍有不慎就會出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯誤的情況。除此之外，一對一的邀請溝通耗時耗力，效率很低。

排隊簽字簽到，擁擠混亂身份核驗困難

雖然都9102年了，但是簽字簽到仍在不少學術大會中盛行，在紙質(zhì)名單成百上千個人名中尋找自己，擁擠的簽到臺，越排越長的隊伍，和更加起急的自己，成為了學術會上‘最尷尬的風景’。不僅參會代表在簽到時體驗不佳，主辦方無法進行專業(yè)的身份核驗，容易造成會蟲渾水摸魚、入場情況也無法實時知曉，在后期數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作中，表格數(shù)據(jù)統(tǒng)計同樣讓人頭大。

日程嘉賓介紹交通住宿都靠紙質(zhì)會議手冊

提到學術會就不能不提大會手冊，作為學術大會的‘紅寶書’大會手冊一般集日程、專家、交通路線、住宿安排都于一身，嘉賓可以通過大會手冊獲取到關于學術會的全部信息。但紙質(zhì)大會手冊面也有多問題：例如議程、專家變動時無法及時修改；紙質(zhì)手冊隨時攜帶不便；不夠綠色環(huán)保......

征文審核、分派、修改面臨許多重復勞動

在一場學術大會的籌備過程中，除了上面幾個環(huán)節(jié)，征文審核階段的問題也不容小覷，大型學術會中，面對海量征集來的學術文章，專家需手動為論文修改格式添加分類，根據(jù)學科指派對應評審，工作繁雜容易出錯；需要人工定時對評審人員進行提醒催促，但仍會出現(xiàn)審稿不及時、論文遺漏的問題；當遇征文需要修改時，通過公共郵箱發(fā)送給原作者。來回往復，重復勞動工作量很大。

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展示：H5微網(wǎng)站  PK  大會手冊

與紙質(zhì)大會手冊相比微網(wǎng)站可以承載更多的大會內(nèi)容：參會者可以通過微網(wǎng)站實現(xiàn)注冊報名、查詢大會日程、嘉賓介紹等內(nèi)容全面展示大會信息，是為參會者服務的最佳數(shù)字化載體。當議程及嘉賓信息發(fā)生變更的時候，會務組可以隨時更改信息，隨改隨上線，也可以將最新的大會信息傳遞。同時無紙化的方式減少了紙質(zhì)手冊不必要的浪費，與當下綠色辦會的理念相不謀而合，

數(shù)字化報名、繳費  PK  人工邀約、線下收款

與傳統(tǒng)學術會邀約會務組統(tǒng)計收集數(shù)據(jù)不同，數(shù)字化報名更像是把錄入信息的工作交給了參會人：主辦方扔一個鏈接出去，發(fā)給合作企業(yè)或者學會，多個渠道都可通過這鏈接進行報名，但不同渠道帶有不同的標識，后臺主辦方可以看到報名嘉賓的的來源。同時注冊報名不僅可以實現(xiàn)信息收集的功能，繳費、訂房等一系列服務也可通過注冊報名系統(tǒng)進行，大幅提升了主辦方的管理效率，也優(yōu)化了參會者的體驗。

議程：議程管理  PK  人工排布日程

對于海量日程的展示與檢索，31學術大會解決方案給出了更加專業(yè)的作答。日程管理系統(tǒng)支持在微站和網(wǎng)站上按照時間、分會場及演講主題維度進行展示、查詢及篩選，實時呈現(xiàn)的會議議程和檢索功能，可以便于參會嘉賓在眾多議程中找到自己感興趣的議題，也避免了因為臨時性的議程調(diào)整導致會議議程通知不及時的情況發(fā)生。

對于日程排布，當排布的日程安排出現(xiàn)沖突（會場沖突、講題沖突、嘉賓時間沖突）時系統(tǒng)會自動提示并彈出紅色叉子表示沖突，而當嘉賓在30分鐘內(nèi)在兩個不同的會場均有演講任務時，系統(tǒng)會彈出橘色警告標識，橘色警告標識是可以選擇忽略的（存在會場距離較近情況），而紅色的沖突標識必須需要主辦方重新調(diào)整日程后再上傳。有效避免了錯誤沖突的日程安排，也為主辦方修改日程時節(jié)省了不少時間。

簽到：數(shù)字化簽到  PK  簽字簽到

當參會者完成報名繳費后，系統(tǒng)將自動向其發(fā)送包含簽到二維碼的短信及郵件，到達會場后，參會者出示簽到碼進行識別完成簽到，最快可達1秒/人，與在紙質(zhì)名單上尋找自己的名字相比，數(shù)字化簽到方式更加人性化。也有效避免了簽到時的擁擠與排隊，提升了大會檔次。

征文：征文管理系統(tǒng)  PK  人工審核征文

參會者可以通過移動/PC端提交征文，提交成功后征文自動進入后臺，分配給專家進行審閱，專家有修改意見時，論文作者可以直接收到指示并進行修改。大大節(jié)省了在論文往復修改中的時間。