與一般的商業(yè)會議活動相比，學(xué)術(shù)會議在運營管理方面具備極強的專業(yè)屬性。例如學(xué)術(shù)大會的參會者會用‘公務(wù)卡繳費’、每次參與活動需要‘記錄學(xué)分’、一些想要討論的專家學(xué)者在學(xué)術(shù)會議開始前需要‘提交征文’......這些在一般會議中不存在的需求在學(xué)術(shù)大會的運營與管理中確實重中之重。所以在學(xué)術(shù)大會策劃階段，不能以大多數(shù)會議活動通用的模式來籌備，而需要‘具體問題具體分析’。

1、會前/現(xiàn)場注冊報名與繳費

傳統(tǒng)學(xué)術(shù)會注冊報名與繳費通常采用郵件發(fā)送回執(zhí)，通過回款完成繳費對于參會者來說這種方式操作復(fù)雜，對于會務(wù)組來說統(tǒng)計數(shù)據(jù)工作量也相當(dāng)大。

數(shù)字化的報名系統(tǒng)可以在手機端完成參會者的信息收集及繳費，會務(wù)組可直接在后臺查看報名及繳費情況，支持信息導(dǎo)出與修改；對參會者而言，足不出戶，一部手機就可以完成報名及繳費，讓報名更加簡單。

2、現(xiàn)場簽到身份驗證&打印胸卡

在學(xué)術(shù)會召開前，參會者入場及身份驗證的過程必須即快又準(zhǔn)，才能確保參會者能按時進入會場聽取心儀的嘉賓發(fā)言。但傳統(tǒng)紙質(zhì)簽到中的低效及身份核驗的準(zhǔn)確性一直眾人詬病的核心。不僅如此在統(tǒng)計過程中，管理人員也無法實時了解到嘉賓的到場數(shù)和各分會場入場情況，會場管理十分被動。

而采用電子簽到方式，嘉賓到場后只需掃描系統(tǒng)自動發(fā)送的電子票，系統(tǒng)就能自動識別其身份并完成簽到，并可直接打印出帶個人信息的參會胸卡方便交流。

在分會場處工作人員通過掃描胸卡上二維碼即可驗證該參會人是否具有入場權(quán)限，簡單高效。在簽到后臺，會務(wù)組也可以了解到各個分會場的簽到及入場情況，及時根據(jù)入場情況做出限流或增加減少座位等對應(yīng)調(diào)整策略。

3、大會日程管理及展示

在大會手冊及日程準(zhǔn)備過程中主辦方往往用紙張印制參會材料，消耗大、物料沉重。同時一般大會開始前演講嘉賓變動頻繁，剛剛印好了一版，A教授告知臨時有事，又要作廢重新排日程，心力憔悴又耗時耗力。

第二十一屆全國介入心臟病學(xué)論壇

同時，參會的學(xué)者和嘉賓往往希望能在會前即可自助的了解會議日程、嘉賓的演講信息、時間安排；以便安排自己的行程。而一般主辦方會通過固定學(xué)術(shù)網(wǎng)站來發(fā)布大會日程，渠道較窄不說，展示內(nèi)容的形式也有所局限。

長按識別查看微網(wǎng)站

31會議微網(wǎng)站提供了參會者隨時隨地自助了解會議全貌的媒介。參會者打開手機，就能隨時隨地，進行查看會議日程、關(guān)注日程、檢索講師、查看論文等自助操作。學(xué)術(shù)大會的會務(wù)組也可以實時的修改調(diào)整日程及演講嘉賓，保存后即刻生效。

4、征文分派及審稿

除了以上這些，在征文收集及管理工作中仍面臨許多低效勞動。征文管理中的工作零碎且繁雜整理格式、分類學(xué)科、授意修改、郵件往復(fù)、收集成冊等環(huán)節(jié)都面臨著低效及重復(fù)勞作，主辦方可在后臺根據(jù)不同學(xué)科指派不同專家進行論文審核，在指派的同時可設(shè)置身高任務(wù)過期時間，系統(tǒng)將在特定時間向?qū)＜野l(fā)送催促通知（郵件/短信），并可通過后臺實時查看不同專家的審稿進度，避免出現(xiàn)遺漏及審稿不及時的情況。

對于專家而言，每位專家擁有自己獨立的賬號，在征文審稿中，面對主辦方所指派的論文，可根據(jù)自身情況選擇接受及拒絕。遇到需要修改的論文直接通過系統(tǒng)內(nèi)部對接原作者，省去了主辦方作為中轉(zhuǎn)時進行的往復(fù)工作。