《31年會(huì)數(shù)字化白皮書》（一）|如何數(shù)字化完成會(huì)前高效籌備？

年會(huì)（annual meeting、convention、session），就是每年圍繞企業(yè)和組織為總結(jié)一年的運(yùn)營情況、鼓勵(lì)團(tuán)隊(duì)士氣、展望美好未來而策劃實(shí)施的一種集會(huì)形式。其類型有答謝客戶/用戶、員工總結(jié)、公司/組織總結(jié)、公司/組織聯(lián)誼、年終獎(jiǎng)勵(lì)、聚餐、文藝會(huì)演等。

無論哪種年會(huì)，都面臨著以下難題：如何辦場讓老板、員工、客戶都滿意的年會(huì)？如何讓年會(huì)全流程順暢，體驗(yàn)好？如何讓年會(huì)各環(huán)節(jié)更有創(chuàng)意？如何營造熱烈的現(xiàn)場氣氛？

數(shù)字化年會(huì)管理解決方案，運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)，實(shí)現(xiàn)年會(huì)的一站式全流程數(shù)字化運(yùn)營，全面解決以上問題。

會(huì)前階段，可以向會(huì)務(wù)管理者提供活動(dòng)展示、注冊(cè)報(bào)名、推廣活動(dòng)和數(shù)據(jù)管理的數(shù)字化管理工具?？梢酝ㄟ^年會(huì)微站、電子邀約函或者電子海報(bào)進(jìn)行傳播邀約，并引導(dǎo)報(bào)名與分享。會(huì)議報(bào)名注冊(cè)期間的注冊(cè)成功通知、酒店預(yù)訂成功通知、會(huì)前提醒通知等可自動(dòng)發(fā)送。推廣方式采用數(shù)字化渠道跟蹤管理技術(shù)，管理并跟蹤每個(gè)渠道的瀏覽量和注冊(cè)情況。

年會(huì)電子邀約函& 電子海報(bào)

年會(huì)即將舉辦之前，需要向員工、賓客發(fā)送邀請(qǐng)，傳統(tǒng)的郵件、紙質(zhì)邀請(qǐng)卡無法引起注意，支持多樣設(shè)計(jì)與特效的電子邀請(qǐng)函/電子海報(bào)，可基于微信進(jìn)行傳播，有效、方便。

 一、年會(huì)電子邀約函

（一）參考樣式

（二）常用功能

l   年會(huì)主題展示；

l   年會(huì)時(shí)間、地點(diǎn)、日程安排和節(jié)目單；

l   各位同事信息在線實(shí)時(shí)提交；

l   地圖導(dǎo)航。

（三）較傳統(tǒng)方式的優(yōu)勢(shì)

和傳統(tǒng)的紙質(zhì)邀請(qǐng)函相比，電子邀請(qǐng)函有以下幾大優(yōu)勢(shì)：

l   發(fā)送方便，可通過短信、郵件或者微信群發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)，發(fā)給各個(gè)同事、嘉賓；

l   制作便捷，現(xiàn)成的動(dòng)態(tài)模板以及動(dòng)態(tài)效果，套入年會(huì)的主題設(shè)計(jì)即可完成；

l   在線信息收集，參會(huì)員工、嘉賓通過邀請(qǐng)函鏈接實(shí)時(shí)提交的自己參會(huì)信息，年會(huì)會(huì)務(wù)組可根據(jù)參會(huì)人員的數(shù)量安排相關(guān)采購事宜，減少浪費(fèi)；

l   內(nèi)容豐富，邀請(qǐng)函里的內(nèi)容展示無限制，可放入年會(huì)的主題、時(shí)間地點(diǎn)、節(jié)目單等等；

l   傳播速度快，而且低碳環(huán)保。無紙化邀請(qǐng)函，環(huán)保且可以永久保存留念；

l   提前預(yù)熱年會(huì)氣氛，炫酷的動(dòng)態(tài)效果，配上歡快動(dòng)聽的音樂，每位員工打開邀請(qǐng)函即可帶入年會(huì)氛圍中。

（四）案例展示

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一、電子海報(bào)

（一）推薦樣式

（二）常用功能

l   年會(huì)信息展示(主題元素、時(shí)間、地點(diǎn)、年會(huì)內(nèi)容)；

l   二維碼放置年會(huì)日程流程、報(bào)名連接、公司信息推廣，或者年會(huì)微站二維碼；

l   海報(bào)收集推廣數(shù)據(jù)。

（三）較傳統(tǒng)方式的優(yōu)勢(shì)

l   推廣范圍更廣，不受時(shí)間和地域限制，網(wǎng)絡(luò)連接的地方都可以推廣；

l   將印刷成本，海報(bào)分發(fā)推廣成本降低為0；

l   H5海報(bào)的推廣通過網(wǎng)絡(luò)，不消耗紙質(zhì)資源；

l   海報(bào)的推廣數(shù)據(jù)以及瀏覽數(shù)據(jù)可實(shí)時(shí)查看。

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年會(huì)節(jié)目單制作（微站）

年會(huì)節(jié)目單是年會(huì)參與者重點(diǎn)關(guān)注點(diǎn)之一。傳統(tǒng)做法是印刷紙質(zhì)節(jié)目單，往往因節(jié)目內(nèi)容變數(shù)較大可能與實(shí)際有所不同，晚會(huì)結(jié)束后亦是隨手就扔?；谖⒄局谱鞯墓?jié)目單綠色環(huán)保，可隨時(shí)更改信息內(nèi)容，其二級(jí)菜單可展示節(jié)目更多的介紹，查看與傳播十分便捷。

一、推薦樣式

一、常用功能

l   年會(huì)主題展示；

l   節(jié)目內(nèi)容介紹。

 二、較傳統(tǒng)方式優(yōu)勢(shì)

l   發(fā)送方便，可通過微信群發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)至員工與嘉賓；

l   制作便捷，選好導(dǎo)航模板，套入年會(huì)的主題設(shè)計(jì)即可完成；

l   傳播速度快，而且低碳環(huán)保。無紙化邀請(qǐng)函，環(huán)保且可以永久保存留念。

 三、案例展示

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