在上篇文章《解密學(xué)術(shù)會議管理的全流程（一）》中，我們解析了學(xué)術(shù)會議從預(yù)備規(guī)劃、征稿分稿、專家評審、委員會決策等前期籌備邏輯。隨著會期臨近，會議管理將進(jìn)入更復(fù)雜的實操階段。本文將聚焦學(xué)術(shù)會議的議程管理、學(xué)術(shù)出版、現(xiàn)場會議等，通過全流程拆解揭示如何確保學(xué)術(shù)交流的高效性、成果轉(zhuǎn)化的可持續(xù)性，為會議組織者提供兼具理論深度與落地價值的操作指南。

（九）議程管理

1. 關(guān)鍵輸出

（1）確定稿件錄用狀態(tài)（口頭報告/海報/Workshop），分配至具體某一天的某個議程Session。

（2）制定詳細(xì)議程表（時間、地點、形式），預(yù)留社交活動時段（按交流類型分類：如，口頭報告（15分鐘+5分鐘Q&A）、壁報展示（集中時段+電子屏輪播）、圓桌討論（開放席位預(yù)約）；支持特殊議程標(biāo)記：Keynote演講、企業(yè)贊助環(huán)節(jié)、頒獎典禮的獨立時間區(qū)塊管理）

（3）動態(tài)議程發(fā)布：自動生成多終端適配的議程網(wǎng)頁（PC/H5/小程序移動端同步），參會者可查詢總?cè)粘毯蛡€人日程，也可以搜藏日程。

2.流程優(yōu)化

（1）拖拽式編排會議日程，自動生成Session和日程表（Agenda）。

（2）支持根據(jù)論文主題相似度（基于NLP關(guān)鍵詞聚類）自動生成分論壇（Session）建議。

（3）內(nèi)置沖突檢測算法，避免同一作者多篇論文時間重疊。

（4）提供可視化拖拽界面，允許人工調(diào)整交流形式（Oral/Poster/Demo）和時間分配。

（十）終稿出版/學(xué)術(shù)出版

1. 出版選擇準(zhǔn)備

（1）作者根據(jù)意見修改后提交終稿，管理員導(dǎo)出稿件用于：

·官網(wǎng)公開查詢

·印刷會議手冊/論文集（proceeding）（最常見）

·制作電子版論文集（如USB/光盤）

·正式學(xué)術(shù)出版物，如期刊、文集等

2. 出版管理

（1）自動化排版引擎：支持LaTeX/Word模板自動轉(zhuǎn)換，確保格式統(tǒng)一（字體、字號、行距、頁邊距、參考文獻(xiàn)樣式）

（2）支持在線簽署版權(quán)協(xié)議（可集成電子簽名認(rèn)證）

（3）自動生成帶DOI的預(yù)印本（Preprint），根據(jù)需求是否同步提交至arXiv/SSRN

（4）按出版社要求導(dǎo)出會議論文集（PDF/EPUB格式），按照學(xué)術(shù)要求導(dǎo)出標(biāo)準(zhǔn)格式，如支持IEEE/Springer等標(biāo)準(zhǔn)模板

（十一）參會注冊

1. 在線注冊

（1）主辦方配置注冊系統(tǒng)和頁面，支持多種貨幣在線支付注冊費（論文錄取者獲得交流資格，需要注冊大會）。

（2）開放在線注冊，參會者在線支付（早鳥價、團(tuán)體票、學(xué)生優(yōu)惠），自動發(fā)送確認(rèn)郵件與電子票。

（3）參會者在線選擇參會日程、查看自己的學(xué)術(shù)演講議程。

（4）實時統(tǒng)計注冊數(shù)據(jù)（國家/機(jī)構(gòu)分布），優(yōu)化現(xiàn)場資源分配。

（十二）現(xiàn)場注冊報到

1.現(xiàn)場注冊（略）

2.現(xiàn)場簽到門禁（略）

（十三）PPT管理

1.關(guān)鍵任務(wù)

（1）試片室管理：規(guī)劃試片室、會議室，協(xié)調(diào)設(shè)備需求（如投影、網(wǎng)絡(luò)、筆記本電腦等）。

（2）PPT提交管理

·在線提交：根據(jù)系統(tǒng)設(shè)定，講者上傳自己的PPT，通常支持PPT/PDF格式上傳，自動檢測兼容性（如動畫效果是否適配會場投影），或自動進(jìn)行格式轉(zhuǎn)化為系統(tǒng)支持的形式

·版本管理：允許截止前多次更新，保留歷史版本防誤操作

·智能轉(zhuǎn)碼：將PPT自動轉(zhuǎn)換為會場播放專用格式（如加密PDF防止篡改）

（3）PPT時空矩陣管理（即通俗所說的PPT傳輸）

·按會場-時間段生成演講隊列，自動推送提醒（如"您將于10分鐘后在A廳演講"）

·集成倒計時投影功能：在會場屏幕實時顯示剩余時間（可設(shè)置剩余3分鐘紅色預(yù)警）

·采用"雙控臺"模式：演講臺電腦+會場控臺備用機(jī)雙信號熱備

·演講記錄：自動錄制視頻并生成字幕文件（支持中英雙語字幕合成）

（4）會后知識沉淀

·將PPT與會議論文關(guān)聯(lián)，構(gòu)建可檢索的多媒體知識庫

·對演講視頻進(jìn)行切片處理（按章節(jié)打標(biāo)簽），便于后期點播學(xué)習(xí)

3.流程控制

（1）強(qiáng)制要求講者完成線上提交（測試顯示和播放效果）

（2）內(nèi)容審查：檢查PPT是否存在敏感內(nèi)容（如未經(jīng)授權(quán)的專利圖表）

（十四）壁報管理

1. 關(guān)鍵任務(wù)

（1）壁報投稿與審核

·作者收到錄用通知后，系統(tǒng)提供壁報制作指南（尺寸、格式、內(nèi)容規(guī)范）。

·支持在線提交壁報終稿（PDF/高清圖片），自動檢測分辨率（如≥300dpi）。

·學(xué)術(shù)委員會審核壁報內(nèi)容（科學(xué)性、版權(quán)合規(guī)性），標(biāo)記需修改項并反饋。

（2）現(xiàn)場展示管理

·按主題分配展位編號（如A1-A20），生成電子展位圖供作者查詢。

·設(shè)置集中展示時段（如每日午間+茶歇），安排作者駐場答疑。

·部署電子屏輪播系統(tǒng)：將壁報轉(zhuǎn)為適配屏幕的PPT/視頻格式，循環(huán)播放。

（3）互動與評價

·參會者在壁報機(jī)或用戶端查詢壁報詳情（含作者聯(lián)系方式、論文鏈接），支持在線提問或評分。

·可基于評審分?jǐn)?shù)+觀眾投票自動生成最佳候選名單。

2. 系統(tǒng)功能

（1）壁報提交模塊

·支持多版本上傳與替換，保留歷史記錄。

·自動生成壁報編號，關(guān)聯(lián)論文ID及作者信息。

（2）線上展示平臺

·提供線上展示，支持關(guān)鍵詞檢索與分類瀏覽。

·集成評論區(qū)與私信功能，促進(jìn)會后學(xué)術(shù)交流。

3. 流程優(yōu)化

（1）智能展位分配：根據(jù)壁報主題相似度（NLP關(guān)鍵詞匹配）自動聚類展區(qū)，提升觀展效率。

（2）數(shù)字化留存：會后生成壁報合集（電子書/在線畫廊），供未到場者訪問。

（十五）講者管理

1. 關(guān)鍵任務(wù)

（1）講者邀請與確認(rèn)

·學(xué)術(shù)委員會錄取論文后，將作者轉(zhuǎn)為講者，或創(chuàng)建講者賬號、錄入講者信息，系統(tǒng)發(fā)送定制化邀請函（含主題建議、日程草案）。

·在線收集講者信息：演講標(biāo)題、摘要、PPT、設(shè)備需求、差旅偏好。

（2）學(xué)術(shù)任務(wù)管理

·根據(jù)議程設(shè)置結(jié)果，分配演講時段與會場，避免時間沖突（系統(tǒng)自動檢測并提醒）。

·管理特殊任務(wù)：圓桌討論主持、論文點評、頒獎嘉賓。

·生成學(xué)術(shù)任務(wù)：講者可查詢自己的演講或?qū)W術(shù)任務(wù)。

（3）演講費與差旅管理

·置演講費標(biāo)準(zhǔn)（國際講者銀行轉(zhuǎn)賬/國內(nèi)講者個稅代扣），在線簽署合同?？筛鶕?jù)演講時長和演講費標(biāo)準(zhǔn)，計算演講費。

·演講結(jié)束后，學(xué)術(shù)委員會支付演講費，系統(tǒng)記錄費用支出。

·可集成差旅預(yù)訂系統(tǒng)：自動同步航班、酒店信息至講者日程表。

2. 系統(tǒng)功能

（1）講者中心

·專屬儀表盤：顯示任務(wù)清單（PPT提交截止日、試片時間）、實時議程、費用狀態(tài)。

·一鍵接入試片室/PPT管理系統(tǒng)，上傳演講PPT。

（2）費用自動化

·根據(jù)合同條款自動計算應(yīng)付款項，生成支付憑證與報銷單據(jù)。

·支持電子發(fā)票開具與郵件推送。

3. 流程優(yōu)化

（1）合規(guī)管理：判定演講人歷史、年度演講任務(wù)、單場任務(wù)演講費、年度演講費統(tǒng)計。

全流程管理價值

? 效率提升：自動化CFP發(fā)布、評審分配、郵件通知減少人工操作。

? 數(shù)據(jù)透明：審稿偏好、利益沖突、注冊數(shù)據(jù)全程留痕，保障學(xué)術(shù)公正。

? 協(xié)作增強(qiáng)：程序委員會通過論壇功能異步討論，提升決策效率。

? 品牌延伸：官網(wǎng)與系統(tǒng)界面統(tǒng)一視覺設(shè)計，強(qiáng)化會議專業(yè)形象。

此框架適用于中大型國際會議（如IEEE系列會議），通過模塊化配置亦可靈活支持小型研討會或Workshop。

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31 學(xué)術(shù)會議產(chǎn)品，專注于學(xué)術(shù)會議核心流程管理，致力于提供輕量化、專業(yè)化的數(shù)字化解決方案。以征文管理、智能評審、評審員調(diào)度為核心功能，打造 “投稿 — 篩選 — 研討” 全流程線上化體系，助力主辦方高效完成學(xué)術(shù)成果收集與質(zhì)量把控。精準(zhǔn)匹配學(xué)術(shù)會議需求，簡化流程卻不失嚴(yán)謹(jǐn)，是高校、科研院所、學(xué)會協(xié)會舉辦學(xué)術(shù)研討會、學(xué)科論壇、青年學(xué)者工作坊的優(yōu)選工具。