在上篇文章《解密學(xué)術(shù)會(huì)議管理的全流程（一）》中，我們解析了學(xué)術(shù)會(huì)議從預(yù)備規(guī)劃、征稿分稿、專家評(píng)審、委員會(huì)決策等前期籌備邏輯。隨著會(huì)期臨近，會(huì)議管理將進(jìn)入更復(fù)雜的實(shí)操階段。本文將聚焦學(xué)術(shù)會(huì)議的議程管理、學(xué)術(shù)出版、現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議等，通過(guò)全流程拆解揭示如何確保學(xué)術(shù)交流的高效性、成果轉(zhuǎn)化的可持續(xù)性，為會(huì)議組織者提供兼具理論深度與落地價(jià)值的操作指南。

（九）議程管理

1. 關(guān)鍵輸出

（1）確定稿件錄用狀態(tài)（口頭報(bào)告/海報(bào)/Workshop），分配至具體某一天的某個(gè)議程Session。

（2）制定詳細(xì)議程表（時(shí)間、地點(diǎn)、形式），預(yù)留社交活動(dòng)時(shí)段（按交流類型分類：如，口頭報(bào)告（15分鐘+5分鐘Q&A）、壁報(bào)展示（集中時(shí)段+電子屏輪播）、圓桌討論（開放席位預(yù)約）；支持特殊議程標(biāo)記：Keynote演講、企業(yè)贊助環(huán)節(jié)、頒獎(jiǎng)典禮的獨(dú)立時(shí)間區(qū)塊管理）

（3）動(dòng)態(tài)議程發(fā)布：自動(dòng)生成多終端適配的議程網(wǎng)頁(yè)（PC/H5/小程序移動(dòng)端同步），參會(huì)者可查詢總?cè)粘毯蛡€(gè)人日程，也可以搜藏日程。

2.流程優(yōu)化

（1）拖拽式編排會(huì)議日程，自動(dòng)生成Session和日程表（Agenda）。

（2）支持根據(jù)論文主題相似度（基于NLP關(guān)鍵詞聚類）自動(dòng)生成分論壇（Session）建議。

（3）內(nèi)置沖突檢測(cè)算法，避免同一作者多篇論文時(shí)間重疊。

（4）提供可視化拖拽界面，允許人工調(diào)整交流形式（Oral/Poster/Demo）和時(shí)間分配。

（十）終稿出版/學(xué)術(shù)出版

1. 出版選擇準(zhǔn)備

（1）作者根據(jù)意見修改后提交終稿，管理員導(dǎo)出稿件用于：

·官網(wǎng)公開查詢

·印刷會(huì)議手冊(cè)/論文集（proceeding）（最常見）

·制作電子版論文集（如USB/光盤）

·正式學(xué)術(shù)出版物，如期刊、文集等

2. 出版管理

（1）自動(dòng)化排版引擎：支持LaTeX/Word模板自動(dòng)轉(zhuǎn)換，確保格式統(tǒng)一（字體、字號(hào)、行距、頁(yè)邊距、參考文獻(xiàn)樣式）

（2）支持在線簽署版權(quán)協(xié)議（可集成電子簽名認(rèn)證）

（3）自動(dòng)生成帶DOI的預(yù)印本（Preprint），根據(jù)需求是否同步提交至arXiv/SSRN

（4）按出版社要求導(dǎo)出會(huì)議論文集（PDF/EPUB格式），按照學(xué)術(shù)要求導(dǎo)出標(biāo)準(zhǔn)格式，如支持IEEE/Springer等標(biāo)準(zhǔn)模板

（十一）參會(huì)注冊(cè)

1. 在線注冊(cè)

（1）主辦方配置注冊(cè)系統(tǒng)和頁(yè)面，支持多種貨幣在線支付注冊(cè)費(fèi)（論文錄取者獲得交流資格，需要注冊(cè)大會(huì)）。

（2）開放在線注冊(cè)，參會(huì)者在線支付（早鳥價(jià)、團(tuán)體票、學(xué)生優(yōu)惠），自動(dòng)發(fā)送確認(rèn)郵件與電子票。

（3）參會(huì)者在線選擇參會(huì)日程、查看自己的學(xué)術(shù)演講議程。

（4）實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)注冊(cè)數(shù)據(jù)（國(guó)家/機(jī)構(gòu)分布），優(yōu)化現(xiàn)場(chǎng)資源分配。

（十二）現(xiàn)場(chǎng)注冊(cè)報(bào)到

1.現(xiàn)場(chǎng)注冊(cè)（略）

2.現(xiàn)場(chǎng)簽到門禁（略）

（十三）PPT管理

1.關(guān)鍵任務(wù)

（1）試片室管理：規(guī)劃試片室、會(huì)議室，協(xié)調(diào)設(shè)備需求（如投影、網(wǎng)絡(luò)、筆記本電腦等）。

（2）PPT提交管理

·在線提交：根據(jù)系統(tǒng)設(shè)定，講者上傳自己的PPT，通常支持PPT/PDF格式上傳，自動(dòng)檢測(cè)兼容性（如動(dòng)畫效果是否適配會(huì)場(chǎng)投影），或自動(dòng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)化為系統(tǒng)支持的形式

·版本管理：允許截止前多次更新，保留歷史版本防誤操作

·智能轉(zhuǎn)碼：將PPT自動(dòng)轉(zhuǎn)換為會(huì)場(chǎng)播放專用格式（如加密PDF防止篡改）

（3）PPT時(shí)空矩陣管理（即通俗所說(shuō)的PPT傳輸）

·按會(huì)場(chǎng)-時(shí)間段生成演講隊(duì)列，自動(dòng)推送提醒（如"您將于10分鐘后在A廳演講"）

·集成倒計(jì)時(shí)投影功能：在會(huì)場(chǎng)屏幕實(shí)時(shí)顯示剩余時(shí)間（可設(shè)置剩余3分鐘紅色預(yù)警）

·采用"雙控臺(tái)"模式：演講臺(tái)電腦+會(huì)場(chǎng)控臺(tái)備用機(jī)雙信號(hào)熱備

·演講記錄：自動(dòng)錄制視頻并生成字幕文件（支持中英雙語(yǔ)字幕合成）

（4）會(huì)后知識(shí)沉淀

·將PPT與會(huì)議論文關(guān)聯(lián)，構(gòu)建可檢索的多媒體知識(shí)庫(kù)

·對(duì)演講視頻進(jìn)行切片處理（按章節(jié)打標(biāo)簽），便于后期點(diǎn)播學(xué)習(xí)

3.流程控制

（1）強(qiáng)制要求講者完成線上提交（測(cè)試顯示和播放效果）

（2）內(nèi)容審查：檢查PPT是否存在敏感內(nèi)容（如未經(jīng)授權(quán)的專利圖表）

（十四）壁報(bào)管理

1. 關(guān)鍵任務(wù)

（1）壁報(bào)投稿與審核

·作者收到錄用通知后，系統(tǒng)提供壁報(bào)制作指南（尺寸、格式、內(nèi)容規(guī)范）。

·支持在線提交壁報(bào)終稿（PDF/高清圖片），自動(dòng)檢測(cè)分辨率（如≥300dpi）。

·學(xué)術(shù)委員會(huì)審核壁報(bào)內(nèi)容（科學(xué)性、版權(quán)合規(guī)性），標(biāo)記需修改項(xiàng)并反饋。

（2）現(xiàn)場(chǎng)展示管理

·按主題分配展位編號(hào)（如A1-A20），生成電子展位圖供作者查詢。

·設(shè)置集中展示時(shí)段（如每日午間+茶歇），安排作者駐場(chǎng)答疑。

·部署電子屏輪播系統(tǒng)：將壁報(bào)轉(zhuǎn)為適配屏幕的PPT/視頻格式，循環(huán)播放。

（3）互動(dòng)與評(píng)價(jià)

·參會(huì)者在壁報(bào)機(jī)或用戶端查詢壁報(bào)詳情（含作者聯(lián)系方式、論文鏈接），支持在線提問(wèn)或評(píng)分。

·可基于評(píng)審分?jǐn)?shù)+觀眾投票自動(dòng)生成最佳候選名單。

2. 系統(tǒng)功能

（1）壁報(bào)提交模塊

·支持多版本上傳與替換，保留歷史記錄。

·自動(dòng)生成壁報(bào)編號(hào)，關(guān)聯(lián)論文ID及作者信息。

（2）線上展示平臺(tái)

·提供線上展示，支持關(guān)鍵詞檢索與分類瀏覽。

·集成評(píng)論區(qū)與私信功能，促進(jìn)會(huì)后學(xué)術(shù)交流。

3. 流程優(yōu)化

（1）智能展位分配：根據(jù)壁報(bào)主題相似度（NLP關(guān)鍵詞匹配）自動(dòng)聚類展區(qū)，提升觀展效率。

（2）數(shù)字化留存：會(huì)后生成壁報(bào)合集（電子書/在線畫廊），供未到場(chǎng)者訪問(wèn)。

（十五）講者管理

1. 關(guān)鍵任務(wù)

（1）講者邀請(qǐng)與確認(rèn)

·學(xué)術(shù)委員會(huì)錄取論文后，將作者轉(zhuǎn)為講者，或創(chuàng)建講者賬號(hào)、錄入講者信息，系統(tǒng)發(fā)送定制化邀請(qǐng)函（含主題建議、日程草案）。

·在線收集講者信息：演講標(biāo)題、摘要、PPT、設(shè)備需求、差旅偏好。

（2）學(xué)術(shù)任務(wù)管理

·根據(jù)議程設(shè)置結(jié)果，分配演講時(shí)段與會(huì)場(chǎng)，避免時(shí)間沖突（系統(tǒng)自動(dòng)檢測(cè)并提醒）。

·管理特殊任務(wù)：圓桌討論主持、論文點(diǎn)評(píng)、頒獎(jiǎng)嘉賓。

·生成學(xué)術(shù)任務(wù)：講者可查詢自己的演講或?qū)W術(shù)任務(wù)。

（3）演講費(fèi)與差旅管理

·置演講費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)（國(guó)際講者銀行轉(zhuǎn)賬/國(guó)內(nèi)講者個(gè)稅代扣），在線簽署合同?？筛鶕?jù)演講時(shí)長(zhǎng)和演講費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，計(jì)算演講費(fèi)。

·演講結(jié)束后，學(xué)術(shù)委員會(huì)支付演講費(fèi)，系統(tǒng)記錄費(fèi)用支出。

·可集成差旅預(yù)訂系統(tǒng)：自動(dòng)同步航班、酒店信息至講者日程表。

2. 系統(tǒng)功能

（1）講者中心

·專屬儀表盤：顯示任務(wù)清單（PPT提交截止日、試片時(shí)間）、實(shí)時(shí)議程、費(fèi)用狀態(tài)。

·一鍵接入試片室/PPT管理系統(tǒng)，上傳演講PPT。

（2）費(fèi)用自動(dòng)化

·根據(jù)合同條款自動(dòng)計(jì)算應(yīng)付款項(xiàng)，生成支付憑證與報(bào)銷單據(jù)。

·支持電子發(fā)票開具與郵件推送。

3. 流程優(yōu)化

（1）合規(guī)管理：判定演講人歷史、年度演講任務(wù)、單場(chǎng)任務(wù)演講費(fèi)、年度演講費(fèi)統(tǒng)計(jì)。

全流程管理價(jià)值

? 效率提升：自動(dòng)化CFP發(fā)布、評(píng)審分配、郵件通知減少人工操作。

? 數(shù)據(jù)透明：審稿偏好、利益沖突、注冊(cè)數(shù)據(jù)全程留痕，保障學(xué)術(shù)公正。

? 協(xié)作增強(qiáng)：程序委員會(huì)通過(guò)論壇功能異步討論，提升決策效率。

? 品牌延伸：官網(wǎng)與系統(tǒng)界面統(tǒng)一視覺設(shè)計(jì)，強(qiáng)化會(huì)議專業(yè)形象。

此框架適用于中大型國(guó)際會(huì)議（如IEEE系列會(huì)議），通過(guò)模塊化配置亦可靈活支持小型研討會(huì)或Workshop。

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31 學(xué)術(shù)會(huì)議產(chǎn)品，專注于學(xué)術(shù)會(huì)議核心流程管理，致力于提供輕量化、專業(yè)化的數(shù)字化解決方案。以征文管理、智能評(píng)審、評(píng)審員調(diào)度為核心功能，打造 “投稿 — 篩選 — 研討” 全流程線上化體系，助力主辦方高效完成學(xué)術(shù)成果收集與質(zhì)量把控。精準(zhǔn)匹配學(xué)術(shù)會(huì)議需求，簡(jiǎn)化流程卻不失嚴(yán)謹(jǐn)，是高校、科研院所、學(xué)會(huì)協(xié)會(huì)舉辦學(xué)術(shù)研討會(huì)、學(xué)科論壇、青年學(xué)者工作坊的優(yōu)選工具。