與一般的商業(yè)會議活動相比，學(xué)術(shù)會議在運營管理方面具備極強的專業(yè)屬性。例如演講嘉賓任務(wù)分配與通知需要專人對接，工作量很大；學(xué)術(shù)大會擁有海量日程，演講嘉賓與會場隨時面臨更改調(diào)整；一些需要探討的學(xué)科內(nèi)容，在大會開始前，會要專家與學(xué)者‘提交征文’進行審核......一些在其他商業(yè)中從未提及的概念與需求在學(xué)術(shù)大會中卻成為了不可或缺。所以如果想要實現(xiàn)學(xué)術(shù)大會數(shù)字化管理，我們需要立足于會議場景，為其提供更加專業(yè)更加細(xì)化的‘學(xué)術(shù)會解決方案’。

學(xué)術(shù)會是31會議重要的客戶場景之一，對于學(xué)術(shù)會的數(shù)字化運營也擁有豐富的經(jīng)驗，上線的“學(xué)術(shù)會數(shù)智化專題”研討會第六期，主要講述在學(xué)術(shù)會籌備過程中，如何利用數(shù)字化產(chǎn)品進行高效管理，提升辦會效率，從學(xué)術(shù)會各相關(guān)方的痛點出發(fā)立足于相關(guān)方的核心訴求，解析了如何在復(fù)雜的會議場景中實現(xiàn)演講嘉賓、日程、報名注冊的管理。同時深度解析31會議中臺如何為數(shù)字會議賦能。

本期的演講嘉賓是31會議副總裁洪布坤先生，他分享的議題為學(xué)術(shù)會議數(shù)字化解決方案深度解析，下面將對他的分享內(nèi)容做部分回顧。

什么是學(xué)術(shù)會議？

學(xué)術(shù)會是一種以促進科學(xué)發(fā)展、學(xué)術(shù)交流、課題研究等學(xué)術(shù)性話題為主題的會議。

大型學(xué)術(shù)會現(xiàn)象：

• 征文多 、 評審任務(wù)分發(fā)困難 、 消息通知多

• 注冊流程多分支

• 注冊完成后希望修改信息

• 現(xiàn)場繳費排長隊

• 申請多張發(fā)票 ， 合并開票

學(xué)術(shù)會議管理面臨的挑戰(zhàn)

• 籌備時間長，周期性明顯 ， 工作任務(wù)多

學(xué)術(shù)會議一般在半年到數(shù)年不等，呈現(xiàn)周期性，工作量大，工作任務(wù)重

• 征文數(shù)量多 ， 對評審及時性嚴(yán)謹(jǐn)性要求高

大型學(xué)術(shù)會議征文數(shù)量大，對于評審的及時性、規(guī)范性、嚴(yán)謹(jǐn)性要求高，對在線評審的需求也愈加明顯

• 嘉賓類型多樣，國際化程度高，注冊支付流程復(fù)雜

VIP、會員、演講嘉賓、展商、觀眾等群體多樣，權(quán)限不同，注冊流程各異

• 日程多，會場多，管理難度大

演講嘉賓從幾十人到數(shù)千人不等，會場從幾個到上百個，日程管理相當(dāng)復(fù)雜，管理耗時耗力

• 大會數(shù)據(jù)， 對準(zhǔn)確性要求高

會員數(shù)據(jù)、注冊數(shù)據(jù)、征文數(shù)據(jù)、接待數(shù)據(jù)、簽到數(shù)據(jù)、學(xué)分統(tǒng)計等數(shù)據(jù)類型多，準(zhǔn)確性要求高

學(xué)術(shù)會議主辦方核心訴求

• 便捷信息采集

• 效率管理工具

• 現(xiàn)場管理智能化

• 數(shù)據(jù)價值拓展

迫切需要： 融合注冊 、 日程 、 征文 、 評審 、 現(xiàn)場管理的一站式全場景數(shù)字化解決方案

會前：大會展示 、 邀約、報名注冊的數(shù)字化

• 大會展示：中英文網(wǎng)站、微站發(fā)布

• 注冊邀約流程數(shù)字化：支持多角色多日程及商品的選擇

• 系統(tǒng)郵件模板：發(fā)言嘉賓學(xué)術(shù)確認(rèn)信、學(xué)術(shù)任務(wù)

會前數(shù)字化： 征文管理

• 支持個性化的在線審稿配置

• 支持征文消息提醒及模板自定義設(shè)置

會前、會中：日程管理

• 實現(xiàn)日程策劃 、組織 、實施的智能聯(lián)動

• 支持手機端查詢、關(guān)注日程、系統(tǒng)自動提醒

• 支持獨立審核

會中 ： 現(xiàn)場 管理數(shù)字化

• 報名注冊服務(wù)

• 現(xiàn)場簽到服務(wù)

• 智能證件
  

• 智能通知系統(tǒng)

• 電子壁報管理

• 幻燈片管理

• 直播系統(tǒng)

• 會場權(quán)限管理
  

會后：數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析

• 論文提交統(tǒng)計
  

• 各主、分會場進場情況

• 短信/郵件通信報告

• 各級別人數(shù)統(tǒng)計

移動應(yīng)用支持： 微信 、 小程序 、 微站 、 APP

學(xué)術(shù)會議數(shù)字化帶來的價值：

• 解決核心問題

• 提高運營效率

• 增強參會體驗

案例分享

亞洲心臟病學(xué)會年會

以上內(nèi)容為re:EVENT2020線上研討會中31會議副總裁洪布坤關(guān)于《學(xué)術(shù)會議數(shù)字化解決方案解析》議題的部分內(nèi)容展示，如果想要獲取更多議題內(nèi)容點擊下方按鈕參與直播回看。