近年來，隨著我國會展行業(yè)的不斷發(fā)展，國內(nèi)越來越多的行業(yè)、企業(yè)、協(xié)會等也傾向于通過舉辦會展活動來達(dá)到發(fā)布資訊、擴(kuò)大宣傳、增加影響力等目的。因此各展覽會、政府會、國際大會、學(xué)術(shù)會的舉辦數(shù)量也在連年增加。

學(xué)術(shù)會議作為發(fā)布科研成果、交流學(xué)術(shù)思想的重要平臺，通常都會有來自全國甚至世界各地的學(xué)者、專家們前來參會，分享、交流各自的學(xué)術(shù)成果或心得，因而不可避免會設(shè)計(jì)多場演講、討論會、圓桌會議等。通常一場國際學(xué)術(shù)大會的日程因此，用什么方法進(jìn)行有效會議日程管理是主辦方們必要考慮的問題，本文將針對此問題為主辦方們帶來學(xué)術(shù)會議中的日程管理解決辦法，期望能對主辦方有借鑒參考意義。

日程編排：多維度展示，自動查重

會務(wù)組將日程編排后，系統(tǒng)可以根據(jù)時(shí)間、會場等維度自動生成日程表，同時(shí)，在會場、講題、演講時(shí)間等出現(xiàn)沖突時(shí)，系統(tǒng)會自動給出提示。例如在同一時(shí)間同一會場內(nèi)安排了兩個(gè)講題，或是同一講題同一嘉賓卻被分派至兩個(gè)會場。系統(tǒng)會給出紅叉提示，供工作人員進(jìn)行審核修改。如果有制作大會手冊的需要，還可直接從系統(tǒng)中導(dǎo)出Word版本的日程，省去了重新編排的工作，為工作中帶來極大的便利。

同時(shí)，在日程編排中有多種展現(xiàn)形可按時(shí)間和會場為橫縱軸的展示效果也可按照單會場全議程的方式進(jìn)行展示。

日程檢索：個(gè)性化日程表，定時(shí)提醒

學(xué)術(shù)會議的日程中，眾多演講、分論壇、會議室等錯綜復(fù)雜，往往會讓參會者無從下手，理不清該在何時(shí)何地參加什么議題的會議。那么，在日程管理系統(tǒng)中，參會者便可以從時(shí)間、地點(diǎn)等維度進(jìn)行日程檢索，清晰了解會議日程情況。此外，還可一鍵關(guān)注意向日程，生成個(gè)性化參會日程表，在每項(xiàng)日程開始前，系統(tǒng)都會自動提醒參會者避免錯過重要會議。

嘉賓日程邀約：精細(xì)化邀約，自動建表

? 日程管理系統(tǒng)還可實(shí)現(xiàn)嘉賓演講日程邀約的功能。通過郵件向嘉賓發(fā)送日程邀請，嘉賓可在后臺選擇接受/拒絕 ，狀態(tài)實(shí)時(shí)可查 

? 當(dāng)嘉賓選擇接受后，無需人工操作，后臺自動將該日程寫入日程表中，未獲確定日程以隱藏方式呈現(xiàn) ，同時(shí)支持一鍵導(dǎo)出任務(wù)單，對于一些需要通過任務(wù)單請假出行的嘉賓來說可以自助下載任務(wù)單，減少了會務(wù)組人員的不必要的工作。

嘉賓管理：掌握嘉賓行程，協(xié)調(diào)工作

當(dāng)嘉賓的行程信息都錄入系統(tǒng)中后，會務(wù)組可在后臺向嘉賓確認(rèn)行程，并給嘉賓發(fā)送行程通知；隨時(shí)查看嘉賓的行程動向，獲知嘉賓抵達(dá)會場時(shí)間。以便會務(wù)組實(shí)現(xiàn)動態(tài)安排接機(jī)、接待人員進(jìn)行嘉賓接待；若有演講嘉賓因突發(fā)行程擁堵等情況而無法準(zhǔn)時(shí)到達(dá)會場，工作人員也可動態(tài)調(diào)整嘉賓演講順序，保證會議順利進(jìn)行。

在學(xué)術(shù)會議中，高效的日程管理，不僅能減輕工作人員的負(fù)擔(dān)，提高工作效率，還能增強(qiáng)參會者的參會體驗(yàn)，提高參會者的滿意度。31會議作為專注數(shù)字化會務(wù)管理服務(wù)的信息科技公司，能提供專業(yè)化的會務(wù)管理，幫助主辦方輕松完成會議日程管理數(shù)字化。

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