與其他會議相比，政府大會的參會嘉賓規(guī)格更高，接待標準更高，一般主辦方主要會著力于接送站、會議用餐、住宿安排等方面。除了這幾個眾所周知的重點問題之外，如何在細節(jié)上讓嘉賓的參會體驗得到進一步提升，也是值得主辦方“頭疼”的問題之一。

針對這個問題，小編咨詢了多個資深服務同事，得出了一個讓小編意想不到的答案：許多重要嘉賓最滿意的大會細節(jié)是貼心的短信提醒。

短信在每場會議活動中都是必不可少的一個部分，在普通的會議中主辦方一般只通過短信發(fā)送電子票和會議情況。而針對部分政府大會來說，可能從會前準備階段到會議結(jié)束總共要給參會嘉賓發(fā)送20條以上的短信提醒。

“這么多短信要在什么時候發(fā)？”

“短信內(nèi)容分別是什么？”

小編總結(jié)了一些之前31服務過的政府大會經(jīng)驗，從會前-會中-會后三個階段來給大家分享一下如何通過短信提醒來實現(xiàn)參會引導和提升體驗的“雙重功效”。

會前

§ 報名邀約：

部分嘉賓由主辦方直接邀請參加時，可以通過短信發(fā)送大會信息和參會邀請，同時引導嘉賓進入報名頁面提交信息。

§ 報名成功提醒：

在參會人提交報名信息時發(fā)送。部分政府大會會在報名階段開啟審核，主辦方也可在短信中告知大致審核時限。

§ 補充信息/付款提醒：

主要針對有審核需求的會議，在審核通過后可以通過短信提醒參會人補充所需信息或完成付款。

§ 發(fā)送電子票：

為參會嘉賓發(fā)送二維碼參會憑證。在直接報名不需要審核的大會中，電子票和報名成功提醒會通過同一條短信送達。

§ 會議提醒：

一般在會議開始前一周，會陸續(xù)給參會嘉賓發(fā)送參會提醒短信，內(nèi)容包含會議日期、會場/酒店導航、天氣狀況、會議日程等信息。

§ 接待信息提醒：

在主辦方安排了接送站的情況下，通過短信提前將負責接待的工作人員聯(lián)系方式和當天所在位置告知參會嘉賓。

會中

§ 日程提醒：

大部分政府大會有多個分會場和日程，主辦方可以在每個日程開始前一個小時給參會嘉賓發(fā)送日程提醒及會場指引。

§ 用餐/晚宴提醒：

在午餐和晚餐開始前將用餐地點和時間安排提前發(fā)給參會嘉賓。在大會包含晚宴的情況下，也可以把桌號提前短信通知給嘉賓。

§ 天氣變化提醒：

與會前的天氣提醒不同，會中需要每隔一段時間遍給參會嘉賓發(fā)送實時天氣情況，以防止天氣變化造成嘉賓出行困難。

§ 主場服務提醒：

會議期間主辦方會安排駐場工作人員及服務人員，通過短信將每天的服務人員聯(lián)系方式和服務站點位置同步給參會嘉賓。

會后

§ 會議致謝：

大會結(jié)束后，主辦方可以統(tǒng)一給參會嘉賓發(fā)送短信致謝，也可以在短信中加入可以接收意見和建議的郵箱地址。

其實很多政府大會實際發(fā)送的短信提醒遠遠不止上述這些，并且發(fā)給不同參會嘉賓的短信內(nèi)容也都有所不同。如此浩大的工作量想要通過主辦方手動完成是難以實現(xiàn)的，而網(wǎng)絡上大部分短信群發(fā)工具不止在信息安全方面有很大的隱患，并且針對整個會議流程中的發(fā)送情況也無法整合統(tǒng)計。

電子會務的加入可以讓短信提醒智慧起來：

收件人一鍵篩選

只需在報名階段將參會嘉賓的不同參會情況作為單獨字段上傳，即可通過這些字段（例如是否接送機、是否參加分論壇、是否用餐等等）在全部參會嘉賓列表中做篩選，給制定類別的嘉賓發(fā)送對應短信。

短信內(nèi)容模板化

31根據(jù)多年來的政府大會經(jīng)驗，為會議中所需的短信類型都生成了系統(tǒng)模板。大部分政府大會的短信內(nèi)容都需要提前編輯并遞交審核，主辦方可以直接以模板為基礎(chǔ)稍微修改即可送審。針對參會人信息中涉及到的內(nèi)容，在發(fā)送短信時可以直接通過插入字段的方式來增加，有效避免了手動輸入可能出現(xiàn)的失誤。

數(shù)據(jù)統(tǒng)一管理

整個會議階段的短信提醒發(fā)送情況都可以在系統(tǒng)后臺進行統(tǒng)一管理及導出，主辦方根據(jù)需求可以針對發(fā)送時間、短信類型、負責人等信息對數(shù)據(jù)進行分類整理，實時了解工作進度和短信送達情況。