在會議管理中，邀約是最需要技巧的，尤其是對于學(xué)會、協(xié)會來說更為重要。

邀約中存在的問題及管理人員在邀約管理中的疑惑主要集中在以下方面：

（1）用什么方式可以使邀約效果更好？而且對不同來源的邀約效果實時掌握？

（2）對于有多種不同的參會人群，我們怎樣才能有針對性的邀約？

（3）如果借助其他渠道進行邀約，怎么知道每個渠道的邀約效果？

（4）想要做定向邀約，我們應(yīng)該怎么做？

（5）注冊邀約全過程的數(shù)據(jù)怎么跟蹤統(tǒng)計？

在詳細了解客戶在邀約中的問題后，老司機給出了解決方案，并決定用一篇文章，希望助力更多的客戶用2步4招輕松搞定參會人邀約。

要完成參會人邀約這一工作，最重要的是選擇合適的宣傳展示方式。在《一文講清活動宣傳邀約所需技術(shù)支持》中，老司機談到了官網(wǎng)、微網(wǎng)站、活動APP、數(shù)字邀請函和小程序在活動展示中具體作用。不同的展示途徑各有特色。

一文講清活動宣傳邀約所需技術(shù)支持

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官方網(wǎng)站的專業(yè)權(quán)威性，微站的豐富靈活性，活動APP的強大功能性及邀請函和海報的形式多樣性等功能以及新鮮出爐的小程序都為參會人邀約帶來了巨大助力。但對于不同類型不同規(guī)模的會議活動，所需要的展示方式組合有所不同。

對于小型活動來說，微站+邀請函+海報的途徑就能充分滿足其要求，但是對中大型活動尤其是峰會或國際會議等網(wǎng)站+微站（活動APP）+邀請函+海報的方式是比較好的組合形式。

并且通過不同方式的邀約注冊數(shù)據(jù)，可以在后臺進行集成匯總，并能實現(xiàn)可視化展示，讓主辦方可以輕松掌握不同來源的報名情況。

對于第一次舉辦會議活動，并沒有相關(guān)的潛在參會者數(shù)據(jù)的話，最有效地邀約方式是利用宣傳渠道的有效組合提高會議的曝光度。

但是，如果已有自己的CRM數(shù)據(jù)庫或參會人數(shù)據(jù)庫或在使用31營銷云管理潛在客戶管理時，便可采用下列邀約方式。

郵件及短信是會議活動中常用的重要邀約工具，郵件和短信的邀約效果可以進行跟蹤，包括是否接收、是否打開、是否點擊注冊鏈接等。

但是，一般的郵件和短信通常要在兩個平臺分別進行操作，數(shù)據(jù)是不能互通的，如果使用31營銷云系統(tǒng)，則可以在一個平臺里完成郵件、短信和微信邀約。且打開、點擊等不同行為數(shù)據(jù)可以生成不同的分組，方便對邀約情況進行更深入的分析。

而且31營銷云根據(jù)活動邀約過程，內(nèi)置很多基于場景的郵件和短信模版，方便主辦方快捷選擇使用。

郵件邀約

短信邀約

定向邀約機制可以保障會議邀請參會嘉賓的質(zhì)量，提升會議效果，定向邀約也可以為參會嘉賓帶來足夠的重視感。

值得注意的是定向邀約所采用的邀約碼是一種編碼，通常為數(shù)字、字母或者2者的組合，方便的呈現(xiàn)方式贏得了會議組織者青睞。

具體的定向邀約過程如下圖所示。

針對學(xué)會或協(xié)會所屬組織下的會員，會員可憑借會員碼注冊會議并享有相應(yīng)的會員優(yōu)惠或會員權(quán)限。

在特定情況下，可使用特定渠道進行邀約例如為媒體、老師、學(xué)生等不同群體開通不同的報名渠道。就如客戶存在的不同群體的邀約問題，渠道邀約是非常好的解決方案。

31會議云可以幫助每個邀約渠道生成獨立的邀約鏈接和二維碼，渠道分發(fā)鏈接或二維碼后，系統(tǒng)將跟蹤和統(tǒng)計每個渠道的流量和注冊人數(shù)，并自動標(biāo)記參會嘉賓渠道來源。

該方式為不同群體的邀約提供了極大的便利。

31會議的邀約管理功能能夠?qū)崟r的參會人的注冊數(shù)據(jù)進行可視化管理，也就實現(xiàn)了客戶對不同來源不同渠道數(shù)據(jù)管理的要求。

在后臺的管理系統(tǒng)和Datav監(jiān)控大屏中可以顯示邀約人數(shù)目標(biāo)、已完成邀約人數(shù)、已發(fā)送邀約數(shù)量，支持邀約分類子目標(biāo)的設(shè)定等等內(nèi)容，注冊邀請情況可以一目了然。

老司機的2步4招邀約解決方案可以適合于各種類型規(guī)模的會議活動，尤其適用于對定向邀約、會員邀約等有較多需求的學(xué)術(shù)會議或社團會議。