國際會議是由國際組織、政府機(jī)構(gòu)、協(xié)會、企業(yè)和媒體等在華舉辦的含有國際參會代表的會議，是各領(lǐng)域?qū)＜覍W(xué)者分享最新研究成果的重要平臺。

一場好的國際會議，高效的項(xiàng)目管理、國際化又本土化的團(tuán)隊(duì)和集成化系統(tǒng)缺一不可。如何用高效的方式呈現(xiàn)出一場專業(yè)化的國際會議呢？本文為您一一解答。

辦好國際會議需要什么？

一是完善的項(xiàng)目管理流程，滿足中英文無障礙的溝通交流并消除時差問題；

二是解決核心技術(shù)問題，例如建立全球可訪問體系和本地化適應(yīng)；

三是具備國際化又本土化的團(tuán)隊(duì)，了解外方的技術(shù)要求、中國互聯(lián)網(wǎng)政策環(huán)境和使用習(xí)慣。

辦好國際會議要怎么做？

31會議國際大會解決方案為國際大會主辦方提供綜合性解決方案，包括構(gòu)建項(xiàng)目管理流程、打造國際化/本土化的團(tuán)隊(duì)，并結(jié)合中國互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以確保全球訪問體驗(yàn)和產(chǎn)品穩(wěn)定性，從而協(xié)助大會順利落地。

通過一站式全流程的技術(shù)服務(wù)，滿足會前、會中、會后的多樣性需求，幫助主辦方提升會議組織與運(yùn)營效率，優(yōu)化專家和學(xué)者的參會體驗(yàn)。

一、4大板塊搞定會前安排

01 宣傳系統(tǒng)邀約系統(tǒng)

好的推廣宣傳是打響高質(zhì)量會議的第一站。我們引入了一系列數(shù)字化的宣傳工具和渠道，如大會網(wǎng)站、大會APP、大會微站、小程序、電子海報、H5邀請函等等，方便主辦方邀請更多參會代表在平臺上注冊。不僅如此，流量統(tǒng)計(jì)分析的功能能讓你隨時了解參會代表的動態(tài)信息。

02 注冊管理

我們提供數(shù)字化邀約工具，通過定向邀約和電子邀請函來幫助主辦方和承辦單位吸引更多的參會代表注冊參會。注冊報名鏈接可嵌入于H5邀請函、H5微網(wǎng)站、官網(wǎng)、公眾號中，實(shí)現(xiàn)多渠道集成宣傳，提高活動觸達(dá)效果，增加報名量。

03 日程管理

注冊管理主要是實(shí)現(xiàn)各類參會人的在線注冊付費(fèi)管理。主要有以下功能模塊：VIP嘉賓的注冊管理、外賓和中賓注冊管理、國際國內(nèi)展商注冊管理、還有注冊通知。

當(dāng)他們注冊成功之后，可以在個人中心申請發(fā)票，預(yù)訂差旅，比如，酒店、餐飲和接送機(jī)的預(yù)訂。我們的注冊管理還可提供優(yōu)惠設(shè)置，比如設(shè)置優(yōu)惠碼，讓注冊用戶享受優(yōu)惠。

04 演講嘉賓管理
我們的系統(tǒng)支持包括演講嘉賓庫、演講嘉賓注冊、嘉賓任務(wù)管理、演講嘉賓的行程單管理，以及嘉賓日程直播關(guān)注等諸多功能。如同“嘉賓管家”，提供一系列全方位的貼心服務(wù)。

二、5個板塊實(shí)現(xiàn)專業(yè)現(xiàn)場

01 接待管理

為主辦方和承辦方提供一站式接待管理服務(wù)，包括VIP行程管理、接送機(jī)管理、酒店管理、就餐管理等。

02 現(xiàn)場注冊管理

除現(xiàn)場報名和支付外，國際大會證卡管理是一個重要環(huán)節(jié)。證卡管理包括制作和管理各種類型的證卡，以滿足不同參與者的需求。

對于級別高的會議，往往還需要提前制證、政審，確保參會人員符合資格和安保要求，避免惡意入侵，保障會議秩序。

03 簽到管理

包含微信簽到、二維碼簽到，高科技智能化的人臉識別簽到、實(shí)用方便的自助簽到機(jī)簽到又或者是利用RFID芯片進(jìn)行身份識別的感應(yīng)簽到等多種電子簽到方式。

會務(wù)組可根據(jù)會場、規(guī)模按照需求選擇合適的簽到方式，不僅能提升會務(wù)組的對會場的管理效率，還能賦予參會人簽到時的科技感、體驗(yàn)感。

04 會中展管理

很多國際學(xué)術(shù)大會不僅是一個會議，還有同期的展覽，在會中展的管理中我們可以提供展商服務(wù)、商務(wù)洽談、展區(qū)導(dǎo)航等等。

05 智能互動

智能互動主要是為參會的各參與方提供交流互動的功能，比如，名片交換、智能翻譯等等，從而讓大會各參與方提高參會效率，提升參會體驗(yàn)。

三、3個工作完成會后收尾

01 會議的數(shù)據(jù)報告

會議的數(shù)據(jù)報告主要分為參會數(shù)據(jù)報告、論文征集的統(tǒng)計(jì)、站統(tǒng)計(jì)，展覽統(tǒng)計(jì)分析，當(dāng)然還包括現(xiàn)場的簽到數(shù)據(jù)、行為數(shù)據(jù)等等。

02 會后評審管理

我們可以提供參會綜合評價和主題內(nèi)容的評價。這個評價是多維度的評測體系，比如，參會各參與方對主辦方的內(nèi)容和服務(wù)進(jìn)行評價，參與方之間也可互相進(jìn)行評價。

03 數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)

實(shí)現(xiàn)注冊數(shù)據(jù)能夠與客戶方的CRM系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)對接，同時提供數(shù)據(jù)導(dǎo)出服務(wù)。

除此之外，還提供專門為國際大會定制的特色服務(wù)，比如，多語言的支持、多幣種的支付支持、全球云服務(wù)器部署、全球網(wǎng)絡(luò)加速、國際項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)的團(tuán)隊(duì)，以及本地政策的顧問服務(wù)。

精彩案例

1.第四屆聯(lián)合國世界數(shù)據(jù)論壇

4月27日，由聯(lián)合國主辦，中國國家統(tǒng)計(jì)局、浙江省人民政府聯(lián)合承辦的第四屆聯(lián)合國世界數(shù)據(jù)論壇完成了為期四天的會議議程，在浙江杭州圓滿閉幕。本屆論壇以線上線下相結(jié)合的方式舉辦，包括1場中國全會、5場聯(lián)合國組織的其他全體會議、70余場平行會議、展覽展示和一系列特別活動。

31會議作為本屆論壇的數(shù)字會展服務(wù)商，提供中英雙語論壇網(wǎng)站及移動端，承載論壇日程、直播、演講嘉賓等內(nèi)容；提供中英雙語注冊系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)境內(nèi)外嘉賓線上注冊及審核管理。

提供嘉賓交換名片及私信功能，加強(qiáng)參會交流體驗(yàn)；提供31直播服務(wù)，實(shí)現(xiàn)境內(nèi)外嘉賓線上觀看論壇直播；提供線上會議室對接及鑒權(quán)，實(shí)現(xiàn)一鍵進(jìn)入；提供嘉賓酒店線上預(yù)定功能，便于主辦會務(wù)團(tuán)隊(duì)的酒店安排等，助力大會順利收官。

2.MIF、MFE、PLPEX三展聯(lián)動線上云展項(xiàng)目

第二十六屆澳門國際貿(mào)易投資展覽會(MIF)、澳門國際品牌連鎖加盟展2021(MFE)及2021年葡語國家產(chǎn)品及服務(wù)展（澳門）(PLPEX)2021年于12月10日至12日在澳門威尼斯人金光會展舉行，三展強(qiáng)化線上元素，升級線上展廳功能，增設(shè)線上洽談室、即時溝通、在線詢盤、交換名片、展商展品收藏等功能。

31會議科技助力，主要建設(shè)內(nèi)容包含線上展會平臺門戶、主辦方中心、觀眾中心、展商中心、觀眾數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，形成“1+3+1”的線上展會總體格局，打造了數(shù)字化、智能化、服務(wù)化、安全穩(wěn)定的線上展會業(yè)務(wù)平臺。

3.第五屆中國—阿拉伯國家博覽會

于2021年8月19-22日在寧夏銀川舉辦，以“傳承友誼、深化合作、互利共贏、促進(jìn)發(fā)展”為宗旨，以“深化經(jīng)貿(mào)合作、共建‘一帶一路’”為主題，舉辦了開幕大會暨工商峰會和8項(xiàng)會議論壇、6項(xiàng)展覽展示活動，以及主賓國摩洛哥、阿聯(lián)酋，主題省（市）河南、重慶系列活動。

博覽會通過專業(yè)化服務(wù)，為來自“一帶一路”沿線國家的在線參展商和觀眾提供無障礙交流和對接平臺，分享發(fā)展戰(zhàn)略新機(jī)遇，共享數(shù)字經(jīng)濟(jì)新成果。

31會議科技助力，協(xié)助主辦打造數(shù)智化云展運(yùn)營平臺、服務(wù)“會議、展覽、洽談3個核心場景”、提升“會展雙線融合、會展服務(wù)體驗(yàn)、項(xiàng)目匹配對接” 等多個業(yè)務(wù)價值。