如今，越來(lái)越多的企事業(yè)單位、團(tuán)體高校將線上會(huì)議、活動(dòng)納入常態(tài)化選擇范疇，線上交流、溝通早已經(jīng)成為不可逆的發(fā)展趨勢(shì)。那么：

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當(dāng)舉行一場(chǎng)正式會(huì)議、活動(dòng)時(shí)，究竟應(yīng)該怎樣做才能保證會(huì)議、活動(dòng)高效、順利開(kāi)展呢？

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會(huì)前、會(huì)中如何進(jìn)行宣傳引流才能吸引更多嘉賓、觀眾參與到會(huì)議討論中來(lái)呢？

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會(huì)議結(jié)束后又該如何做好社群運(yùn)營(yíng)管理和維護(hù)，以保持會(huì)議的長(zhǎng)尾效應(yīng)呢？

……

如此種種，都需要主辦方進(jìn)行系統(tǒng)性的思考和落地執(zhí)行。根據(jù)31會(huì)議多年來(lái)成功舉辦多次大大小小線上、線下會(huì)議、活動(dòng)實(shí)踐，現(xiàn)將一些經(jīng)驗(yàn)整理成6個(gè)核心步驟分享給大家，以便大家在舉辦會(huì)議、活動(dòng)時(shí)能夠少走一些彎路，更好地完成目標(biāo)。

選擇合適的直播平臺(tái)

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的進(jìn)步，各種會(huì)議、活動(dòng)直播平臺(tái)如雨后春筍般不斷涌現(xiàn)，為線上活動(dòng)的召開(kāi)提供了強(qiáng)有力的支持。面對(duì)如此多的直播平臺(tái)，主辦方可以根據(jù)會(huì)議、活動(dòng)的流程、規(guī)模、受眾、系統(tǒng)功能、穩(wěn)定性等進(jìn)行綜合考慮，選擇適合的直播平臺(tái)。

31輕會(huì)作為營(yíng)銷與運(yùn)營(yíng)自辦活動(dòng)、外部活動(dòng)、線上活動(dòng)、線下活動(dòng)的一站式、全流程可DIY軟件，可支持企事業(yè)單位、團(tuán)體高校全年線上線下活動(dòng)全流程數(shù)字化管理。無(wú)論是單一直播還是線上、線下相結(jié)合，無(wú)論是需要所有在線嘉賓、觀眾參與討論還是可以進(jìn)行互動(dòng)、AI智能字幕、廣告LOGO露出等，31輕會(huì)直播平臺(tái)都可以滿足。

制定詳細(xì)的會(huì)議、活動(dòng)計(jì)劃

直播平臺(tái)選定后，就可以針對(duì)平臺(tái)現(xiàn)有功能制定詳細(xì)的會(huì)議、活動(dòng)計(jì)劃了。

以31輕會(huì)直播（點(diǎn)擊查看什么是31直播）為例，首先需要確定會(huì)議、活動(dòng)主題和召開(kāi)時(shí)間，然后根據(jù)主題邀請(qǐng)相應(yīng)嘉賓參會(huì)，并進(jìn)行活動(dòng)內(nèi)容、環(huán)節(jié)、流程的策劃，制作會(huì)議、活動(dòng)宣傳物料、直播間搭建等。

這些工作完成后，就可以在輕會(huì)中進(jìn)行活動(dòng)報(bào)名微站設(shè)計(jì)。如果主辦方不需要展示過(guò)多信息模塊，可以采用微站中的“onepage”（點(diǎn)擊查看什么是onepage）頁(yè)面，一站式展示會(huì)議、活動(dòng)信息并邀請(qǐng)觀眾進(jìn)行報(bào)名，還可以引導(dǎo)觀眾關(guān)注微信公眾號(hào)進(jìn)行引流，非常方便快捷。如果主辦方想要微站頁(yè)面更加豐富，可以設(shè)計(jì)多個(gè)模塊，如會(huì)議議程、嘉賓介紹、圖片直播、視頻直播、活動(dòng)介紹、活動(dòng)報(bào)名等，以便讓觀眾更好地了解主辦方和會(huì)議、活動(dòng)信息。

當(dāng)然，輕會(huì)也支持通過(guò)不同的海報(bào)進(jìn)行觀眾擴(kuò)邀。主辦方可以在輕會(huì)后臺(tái)給每個(gè)嘉賓單獨(dú)生成邀約碼，每個(gè)海報(bào)放置專屬于嘉賓的邀約碼后，嘉賓就可以通過(guò)自己的海報(bào)進(jìn)行觀眾邀約報(bào)名，主辦方也可以在后臺(tái)查看不同嘉賓海報(bào)邀約報(bào)名情況。

進(jìn)行活動(dòng)開(kāi)始前的宣傳預(yù)熱

宣傳海報(bào)、報(bào)名表單設(shè)計(jì)完成后，就可以根據(jù)活動(dòng)計(jì)劃進(jìn)行會(huì)議、活動(dòng)的宣傳預(yù)熱了。想要吸引更多參會(huì)人前來(lái)參會(huì)，搭建全媒體宣傳矩陣是必不可少的環(huán)節(jié)。這里主要介紹一下中小型會(huì)議、活動(dòng)的宣傳：

自媒體方面主要分為視頻號(hào)、抖音、快手、B站等短視頻平臺(tái)以及微信公眾號(hào)、頭條號(hào)、百家號(hào)、微博、知乎等內(nèi)容生產(chǎn)平臺(tái)。針對(duì)不同平臺(tái)調(diào)性產(chǎn)出不同的短視頻或文字內(nèi)容，就可以獲得平臺(tái)最大限度的推流，從而吸引更多人報(bào)名參會(huì)。

此外，也可利用EDM、短信、社群、官方網(wǎng)站、朋友圈海報(bào)、渠道碼海報(bào)、微站、小程序、H5等進(jìn)行裂變傳播，打開(kāi)會(huì)議、活動(dòng)知名度，進(jìn)行精準(zhǔn)營(yíng)銷宣傳。

對(duì)于一些比較重要的會(huì)議、活動(dòng)如行業(yè)報(bào)告發(fā)布會(huì)、校園重要賽事活動(dòng)、政府研討會(huì)等，也可以借助媒體的力量進(jìn)行預(yù)熱宣傳，如新華網(wǎng)、人民網(wǎng)、搜狐、新浪、澎湃新聞等。

當(dāng)然，如果能夠找到一些自帶流量的垂直行業(yè)KOL、“網(wǎng)紅”進(jìn)行宣傳引流，對(duì)會(huì)議、活動(dòng)的宣傳加持將會(huì)更上一層樓。

模擬會(huì)議、活動(dòng)場(chǎng)景演練

眾所周知，線上會(huì)議、活動(dòng)的順利開(kāi)展離不開(kāi)網(wǎng)絡(luò)、直播軟件、硬件等系統(tǒng)的支持，同樣也需要會(huì)議、活動(dòng)主持人、演講嘉賓及相關(guān)工作人員之間的高效配合。因此，在會(huì)議、活動(dòng)開(kāi)始前，拉微信群帶領(lǐng)主持人、嘉賓及相關(guān)工作人員熟悉直播軟件的各項(xiàng)功能、操作方法是非常有必要的。

比如使用騰訊會(huì)議+31輕會(huì)直播系統(tǒng)，首先主辦方需要利用騰訊會(huì)議預(yù)訂一場(chǎng)在線會(huì)議，并復(fù)制會(huì)議的鏈接和密碼，將其粘貼至輕會(huì)后臺(tái)會(huì)議地址處；演講嘉賓和主持人通過(guò)騰訊會(huì)議開(kāi)啟直播，主辦方直接通過(guò)OBS進(jìn)行推流即可。

演講嘉賓和主持人登錄直播間后需要測(cè)試網(wǎng)絡(luò)、聲音、視頻畫(huà)面位置等是否正常，如果需要展示PPT，PPT頁(yè)面顯示是否清晰、完整；多人連麥討論時(shí)，畫(huà)面顯示該如何設(shè)置比較美觀等等。這些都需要主辦方提前和嘉賓、主持人溝通好，以防正式直播時(shí)出現(xiàn)差錯(cuò)。

此外，主辦方如果想進(jìn)行視頻號(hào)、B站等其他平臺(tái)的直播推流，也需要提前在平臺(tái)設(shè)置好直播信息，獲取相應(yīng)平臺(tái)的推流碼和秘鑰進(jìn)行直播推流測(cè)試，看直播平臺(tái)是否支持其他平臺(tái)的推流。31輕會(huì)直播平臺(tái)目前可以支持多個(gè)平臺(tái)推流，推流效果穩(wěn)定、畫(huà)面也非常清晰完整。

做好會(huì)議當(dāng)天的直播測(cè)試及組織工作

在直播正式開(kāi)始前，主辦方一定要提前進(jìn)行主持人、嘉賓、觀眾等角色的測(cè)試，確?；顒?dòng)開(kāi)始時(shí)電腦端、手機(jī)端等相關(guān)設(shè)備以及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境沒(méi)有故障，不會(huì)影響直播正常進(jìn)行。導(dǎo)演組、氣氛組、答疑組等相關(guān)工作人員一切準(zhǔn)備就緒，主持人、嘉賓能夠準(zhǔn)時(shí)進(jìn)入直播間開(kāi)播，推流平臺(tái)能夠及時(shí)開(kāi)播推流。

如果使用31輕會(huì)直播，還可以根據(jù)活動(dòng)報(bào)名信息，向報(bào)名人員發(fā)送包含直播時(shí)間和直播地址的EDM或短信，提醒其及時(shí)進(jìn)入直播頁(yè)面觀看直播。直播正式開(kāi)始后，也可將直播地址再次進(jìn)行朋友圈、社群傳播，以吸引沒(méi)有提前報(bào)名的人進(jìn)入直播間觀看；評(píng)論區(qū)做好信息留存，以便獲取潛在客戶或精準(zhǔn)粉絲，后續(xù)進(jìn)行社群管理。

當(dāng)然，主辦方也需要制定緊急預(yù)案。如提前收集好演講嘉賓的PPT，以防嘉賓要演講時(shí)突然找不到PPT，耽誤直播時(shí)間；如果原定演講嘉賓臨時(shí)有急事不參加演講，是否有替補(bǔ)人員；平臺(tái)突然出現(xiàn)故障、網(wǎng)絡(luò)不穩(wěn)定、嘉賓掉線、觀眾掉線該怎樣迅速補(bǔ)救等等。都需要制定好補(bǔ)救措施，以確保直播時(shí)發(fā)生任何問(wèn)題，都能從容不迫的應(yīng)對(duì)。

及時(shí)進(jìn)行會(huì)后活動(dòng)復(fù)盤(pán)和社群運(yùn)營(yíng)

直播活動(dòng)結(jié)束后，可以將活動(dòng)參與人員聚集起來(lái)，根據(jù)評(píng)論區(qū)互動(dòng)情況、直播數(shù)據(jù)（觀眾總數(shù)、最高在線人數(shù)、平均觀看時(shí)長(zhǎng)等）開(kāi)會(huì)討論活動(dòng)中存在的問(wèn)題和優(yōu)點(diǎn)。不足之處及時(shí)指出并下次改正，優(yōu)點(diǎn)可以繼續(xù)保持，爭(zhēng)取將下一次活動(dòng)做得更加完美。

對(duì)于直播時(shí)添加了助手企業(yè)微信的人員，要統(tǒng)一拉群對(duì)接，詢問(wèn)每個(gè)人的需求，及時(shí)進(jìn)行跟蹤反饋。會(huì)議直播回放可以剪輯后放在官網(wǎng)或特地渠道，屆時(shí)將直播回放鏈接或會(huì)議相關(guān)報(bào)告資料下載鏈接等發(fā)在社群里，供需要者自取。也可通過(guò)EDM或短信，將直播回放鏈接或會(huì)議相關(guān)報(bào)告資料下載鏈接編輯好后統(tǒng)一發(fā)送給報(bào)名人員，感謝他們報(bào)名參與此次會(huì)議。

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小結(jié)

總之，要想組織好一場(chǎng)成功的線上會(huì)議、活動(dòng)，需要系統(tǒng)化的思考、計(jì)劃、運(yùn)營(yíng)和執(zhí)行，每一個(gè)環(huán)節(jié)都需要嚴(yán)格把控，才能確保不出差錯(cuò)或者少出差錯(cuò)。在數(shù)字會(huì)展發(fā)展勢(shì)頭正盛的今天，只有及時(shí)跟上潮流，才能永立潮頭。

如果你也想舉辦一場(chǎng)別開(kāi)生面的會(huì)議或活動(dòng)直播，想要獲得更加完美的直播效果、更多方式的引流宣傳方法和渠道、更輕松的會(huì)議或活動(dòng)數(shù)字化管理，不妨試一試31輕會(huì)直播系統(tǒng)吧。穩(wěn)定、方便、一站式、全流程、高互動(dòng)，你想要的，31都能幫您實(shí)現(xiàn)。