都說一個好的演講人能頂一場會，道理大家都懂，但要請到好的演講人真的很難。演講人的邀請是一項龐大而又復雜的工程，簡單來說至少要完成以下5步：

1) 尋找TA：TA是否是會議必不可少的演講人

2) 聯(lián)系TA：通過各種手段獲得TA本人聯(lián)系方式，最次也要拿到TA助理的

3) 打動TA：了解TA到底要啥（要得名？要獲利？要發(fā)聲？），然后致命一擊

4) 服務TA：確保TA如期到達會議現(xiàn)場，為達此目標所需的一切溝通及服務

5) 熟絡TA：會議可以結束，情誼不能斷，交朋友建人脈

要完成以上任何一步，主辦方都要跨過N多道砍，可見難度有多大。本文將聚焦“服務TA”這一步，“偽甲方”與各位好好聊聊平日工作中的心得體會。一般性演講嘉賓初步答應參加會議時，可以算是嘉賓邀請工作的階段性勝利，但作者需要提醒的是，主辦方此時不能有任何松懈，因為此時距離會議正式開始還有挺長一短時間，存在各種變數(shù)。同時作為主辦方，在這段真空期將會花大量時間去和演講嘉賓打交道，任何一點做得不專業(yè)的，也都有可能使得演講人突然變卦，畢竟TA有N多種拒絕你的理由。

要如何做好“服務TA”這一步，如何體現(xiàn)主辦方的專業(yè)性呢？“偽甲方”認為，主辦方與演講人溝通時一定要采取“化零為整”的方式，即利用好每一次與演講人溝通的機會，在會議籌備進度分階段通盤溝通，而不是想到一點就去打擾TA一次。要做到“化零為整”地與演講人溝通，主辦方必須胸有成竹，手握一份應有盡有的溝通清單。當然近些年由于疫情的出現(xiàn)，演講人的參會形式也產(chǎn)生一定的變化，一般有三種參會形式，分別為現(xiàn)場、實時連線和錄制視頻。因此，基于不同的參會形式，對應的溝通清單也會略有不同?！皞渭追健睂⒔Y合近些年來在工作中累積的實操經(jīng)驗，與圈內(nèi)各位聊聊這些溝通清單應該涵蓋哪些內(nèi)容.

演講人以任何一種形式參會，

按如下準備溝通清單都不為過

• 演講人初步答應參會時，一般建議發(fā)送正式邀請函時隨附一份權益清單，避免之后發(fā)生“我以為是這，你以為是那”的情況。一般內(nèi)容至少包括：

1) 講課費以及發(fā)放方式

2) 詢問是否有陪同人員參會，且主辦方需明確是否cover他們的住宿、差旅、接送機

3) 演講人的肖像權是否可以用于會議宣傳

• 定期更新會議議程及確認參會名單，以保持主辦方與演講人的粘性

• 建議演講人提供PPT、照片、簡歷、職務，一些注意事項參考如下

1) 主辦方提供PPT模板以及明確PPT比例是4:3 or 16:9

2) 照片宜彩色、免冠、半身照為宜

3) 簡歷的字數(shù)需明確，避免不同演講人的簡歷字數(shù)差別過大，不利于會刊排版

4) 職務請?zhí)峁┕俜桨姹?，并告知會用在會議各類宣傳文案中

5) 主辦方需告知以上材料的最晚提交時間

6) 若會議為中英雙語，請盡量由演講人自行提供以上內(nèi)容。若部分由主辦方翻譯，務必要確認

7) 此部分內(nèi)容盡量在同一階段溝通內(nèi)容中一次性提出

• 與主旨演講的嘉賓進行會前溝通時，一般需要準備以下內(nèi)容：

1) 整理演講人的近期發(fā)言，主辦方建議一些演講角度。會前溝通會時盡量達成一致的演講提綱

2) 會議現(xiàn)場流程說明

3) 往屆會議中主旨演講的現(xiàn)場參考圖

• 與小組討論的嘉賓進行會前溝通時，一般需要準備以下內(nèi)容：

1) 會前溝通會之前，先與該場討論的主持人進行預溝通，明確基本的討論方向

2) 整理所有小組討論嘉賓的近期發(fā)言，主辦方建議一些討論要點

3) 小組討論嘉賓每個人的簡歷匯總，以便彼此了解

4) 會議現(xiàn)場流程說明（比如：主持人先上臺一一介紹討論嘉賓后，各位再嘉賓統(tǒng)一上臺；每位小組嘉賓先各自講5分鐘，然后再由主持人串場討論…）

5) 往屆會議中小組討論的現(xiàn)場參考圖

• PPT盡可能至少提前兩天發(fā)給主辦方，并確認是否可在直播中展示。若復核有不妥之處，及時反饋演講人并得到確認。一般復核的內(nèi)容至少包含以下：

1) PPT中是否有錯別字或排版亂碼

2) PPT比例是否按主辦方要求。若未按要求，主辦方進行調(diào)整后給演講人確認

3) 是否有政治敏感內(nèi)容出現(xiàn)在PPT中，比如錯誤的地圖等

4) 檢查PPT中是否有動畫或視頻，測試可否正常播放

5) 檢查PPT中打廣告的內(nèi)容是否過多

• 演講人若無PPT，盡量爭取提前拿到發(fā)言稿。這樣既能提升同傳的準確性，又可提前判斷發(fā)言是否有敏感內(nèi)容

• 關于演講人的演講版權，資料和速記稿版權，使用方式的確認

• 會前一天再次重點提醒會議著裝要求

• 演講結束當天，挑選演講人的現(xiàn)場照片發(fā)給秘書或本人

接下來，再根據(jù)演講人不同的參會形式，補充一些對應的溝通清單。

演講人現(xiàn)場參會，溝通清單至少要補充這些

• 若Cover演講人的住宿和差旅，一般需提前溝通以下內(nèi)容：

1) 機票由主辦方代訂 or演講人自定后走報銷流程

2) 如會期在雨季或天氣狀況不好的時段，提前與秘書溝通預定幾套差旅方案

3) 有無要求指定航司，盡量滿足演講人慣例要求

4) 需知道抵達及離開時間，以便安排接送機。演講人啟程前提供接機人員信息

5) 有無特殊的客房要求，比如一定要無煙房？

6) 有無特殊的飲食要求，比如是素食主義？無糖餐飲？

• 會前詢問演講人是否參加其他會議環(huán)節(jié)，以便預估每個會場的排位

• 提前告知會議現(xiàn)場簽到注冊流程及會場布局概覽

• 特別提醒演講人休息室的所在位置及開放時間

• 是否接受現(xiàn)場的媒體采訪

• 若時間允許，建議演講人會前一天到會場實地踩場，一般可在踩場時順便溝通以下內(nèi)容：

1) 話筒聲音，燈光亮度是否滿意？若有特別要求，主辦方務必請控臺按需調(diào)整

2) 演講時是否額外需要無線小蜜蜂耳麥

3) 自行播放PPT還是由控臺播放，若自行播放，提前確認電腦使用什么系統(tǒng)

4) 在大屏幕上完整播放一遍PPT給到演講人或秘書確認

5) 講臺上放一杯熱水 or 常溫礦水

• 盡可能也關照好隨行人員（秘書、助理、司機等）的需求

• 提供詳細的會場停車信息以及周邊交通方案

演講人實時連線參會，溝通清單至少要補充這些

當?shù)谝淮谓佑|到視頻連線參會時，“偽甲方”的第一感覺是總算能長舒一口氣了，不用像現(xiàn)場辦會那樣事無巨細了。但當?shù)谝淮握嬲龑嵅僖曨l連線時，只能感嘆自己too young too na?ve了。嘉賓上不了線怎么辦？視頻會議軟件用不來怎么辦？講到一半掉線了？這些都是“偽甲方”遇到過或看到過的實際問題，為了避免類似狀況的發(fā)生，主辦方在會前與演講人進行充分溝通是非常必要的了。

• 圖文并茂地制作一份軟件使用指南發(fā)給嘉賓參考，使用指南一般可包含以下內(nèi)容：

1) 如何下載軟件，提供官官方下載地址

2) 軟件基本功能告知，如何上線，如何開麥，如何靜音，如何改名

3) 重要功能使用指南，比如如何共享屏幕，如何使用同傳

4) 連線時的背景及燈光要求，提供一些參考圖

• 一定爭取與演講人或秘書，在會前一個月進行一次連線測試（同一網(wǎng)絡環(huán)境，同一設備），測試時可順帶溝通以下事項：

1) 若演講人端網(wǎng)絡不穩(wěn)定且無法解決，主辦方及時快遞一個無線wifi流量設備。待收到后，另約時間測試

2) 模擬測試如何使用共享屏幕及同傳功能（建議主辦方也備份PPT，若演講人會議當天出于各種原因無法共享，主辦方工作人員可頂上）

3) 演講人的鏡頭感，背景燈光是否合適

4) 與嘉賓溝通備用入會方案，避免嘉賓突然掉線了手忙腳亂

5) 會議當天，建議提前半小時進入會議室，可在連線會議室中同步觀看現(xiàn)場會議畫面

• 會前務必拿到演講人或秘書的電話聯(lián)系方式

• 會前一天再次發(fā)送正式會議號給演講人，并提醒會議當天提前半小時進入會議室做最后準備調(diào)試

演講人錄制視頻參會，溝通清單至少要補充這些

• 錄制時間及提交時間溝通。一般不宜過早錄制，否則演講內(nèi)容的時效性較差

• 視頻的時長需控制在主辦方要求范圍。超時嚴重，主辦方剪輯后與演講人確認

• 明確視頻清晰度及導出格式的要求

• 若演講人使用PPT，建議將PPT文件發(fā)給主辦方，會議當天工作人員將在現(xiàn)場屏幕上同步播放

• 錄制背景建議明亮干凈，無敏感性內(nèi)容露出?？商峁┮恍﹨⒖紝嵕皥D

• 錄制好的視頻如何傳輸，特別是涉及到國外嘉賓，需提前告知聯(lián)系人主辦方建議的平臺，該平臺需要適用于國內(nèi)及國外

• 若演講人無錄制團隊，可與TA溝通，主辦方通過線上會議平臺進行錄制

好了，溝通清單就先列到這了，歡迎各位補充。演講人的邀請的確是一個事無巨細的過程，任何一個環(huán)節(jié)有絲毫紕漏，TA也許就不來了。演講人的邀請同樣也是一個折磨人的工作，有些主辦方工作人員直到會前一天都會因夢到某位演講人臨時爽約而驚醒。

最后，僅以此文致敬這些meeting planner并祝愿你們心中的那些TA都能如期參會！