參展費(fèi) | 指依照參展合同約定，客商應(yīng)支付給展會(huì)主辦方的費(fèi)用總金額。其既包括客商的展位費(fèi)，也包括主辦方向客商提供的其他服務(wù)性產(chǎn)品的收費(fèi)。

客商向主辦方支付參展費(fèi)，分為一次付清或分次付清兩種。主辦方都希望客商一次付清，并盡早付清。而客商往往要求分次付清。為鼓勵(lì)客商一次性付清參展費(fèi)，不少主辦方對(duì)一次性付清參展費(fèi)的客商予以總價(jià)款一定比例（如3%）的折扣優(yōu)惠。

先付費(fèi)  再參展  是展覽業(yè)“鐵律”

對(duì)于主辦方而言，客商參展費(fèi)分次付款的最后時(shí)限，只能是在展會(huì)布展的時(shí)間之前。主辦方要求客商在布展報(bào)到時(shí)必須付清參展費(fèi)的全部余款，否則不允許客商進(jìn)館布展。此系絕大多數(shù)主辦方堅(jiān)持的原則，并將此視為“鐵律”。

客商在報(bào)到時(shí)才付清參展費(fèi)的情況，多見(jiàn)于小微型展會(huì)。而品牌展會(huì)主辦方往往會(huì)在參展合同中約定客商付清參展費(fèi)的最后時(shí)限（一般約定在展會(huì)開(kāi)幕前的6個(gè)月）。逾期將不保留客商預(yù)定展位的位置。雖然如此，客商欠費(fèi)參展的情況仍有發(fā)生。這種情況一般與客商強(qiáng)勢(shì)（主辦方不便得罪）或主辦方管理松弛有關(guān)。

在合同中使用“預(yù)付款”   避免使用“定金”或“訂金”

在參展合同中，與客商多次付清參展費(fèi)的約定，有將客商首次付款稱(chēng)為定金或訂金的。

但兩者概念并不相同。定金，指當(dāng)事人雙方為保證履行合同，約定購(gòu)買(mǎi)商品的一方先行向賣(mài)出商品的一方支付一定數(shù)額的貨幣作為擔(dān)保。其金額由當(dāng)事人雙方約定，但不得超過(guò)合同標(biāo)的總金額的20%。如收取定金的一方違反合同，支付定金的一方可以要求對(duì)方雙倍償還。如收取定金的一方并未違反合同，但支付定金的一方未能按合同向另一方支付全部金額，致使合同無(wú)法履行，收取定金的一方可以不退還定金。而訂金的使用并無(wú)法律規(guī)定，當(dāng)事人可視為履行合同的預(yù)付款。如參展合同使用“定金”一詞，主辦方與參展商須在合同中約定主辦方違約的條款，以便發(fā)生糾紛后處置“定金”。而參展合同使用“訂金”一詞，雖仍有可能發(fā)生違約情況（如展會(huì)因故取消，或客商因故無(wú)法參展），但雙方處理“訂金”較之“定金”會(huì)簡(jiǎn)單一些。

為此，建議參展合同不要使用“定金”“訂金”概念，而使用“預(yù)付款”（或首付款）一詞。

規(guī)范財(cái)務(wù)管理

展覽項(xiàng)目依照參展合同按時(shí)收取客商的參展費(fèi)，是主辦方穩(wěn)定經(jīng)營(yíng)、保證現(xiàn)金流量的重要管理工作。項(xiàng)目銷(xiāo)售人員須配合財(cái)務(wù)人員認(rèn)真完成此項(xiàng)工作。

對(duì)于嚴(yán)重失信的客商，應(yīng)從參展商名單中剔除，不再接受其參展申請(qǐng)。

展覽項(xiàng)目收取客商參展費(fèi)后，須及時(shí)開(kāi)具發(fā)票送交客商。

在中國(guó)，由政府部門(mén)或民間社團(tuán)主辦的展會(huì)，主辦方也可開(kāi)具符合財(cái)稅規(guī)定的收據(jù)。

收取參展費(fèi)時(shí)，盡量減少收取現(xiàn)金。如收取現(xiàn)金，要及時(shí)送交主辦方財(cái)務(wù)做賬，防止收取者“坐支”（“坐支”指“坐收坐支”，系財(cái)務(wù)用語(yǔ)。“坐收”，指收取的款項(xiàng)不入帳或不按規(guī)定入賬；“坐支”，指在“坐收”的款項(xiàng)中開(kāi)支。兩者都是違反企業(yè)財(cái)務(wù)管理制度的行為）。