舉辦展會必須選擇舉辦地和場館。

對于新項(xiàng)目而言，選擇展覽舉辦地及其場館是市場調(diào)研、項(xiàng)目立項(xiàng)工作的一部分。

主辦方選擇展館，在確定舉辦地（城市）的前提下，一般需要綜合考量以下因素：

地理位置、周邊設(shè)施及交通條件 

展覽面積偏小（2萬平方米以下）、觀眾為市民（B2C性質(zhì)的消費(fèi)展）的項(xiàng)目，基本選擇位于城區(qū)、公共交通便利的老舊展館。而展覽面積在5萬平方米以上，甚至超過10萬平方米的大型或超大型展會，只能選擇室內(nèi)可供展覽面積大型或超大型但位于郊區(qū)的展館。

選擇大型展館時(shí)要注意的是，有的因投用年限較短，周邊設(shè)施及公共交通未能配套，這將對參展客商就近住宿、消費(fèi)以及觀眾前來參觀產(chǎn)生諸多不便。在城市公共交通條件中，地鐵等軌道交通對于大型展會的觀眾集散十分重要。而臨近高速公路、有大型停車場的展館，對于長途運(yùn)輸?shù)闹匦?、大型展品（如機(jī)床、拖拉機(jī)）會帶來便利。

配套會議較多或會議檔次較高的展會，對于會議設(shè)施以及與會者住宿酒店的要求，也是主辦方選擇展館時(shí)必須考慮的條件。

展館建筑設(shè)施功能及物流條件 

金屬加工設(shè)備、汽車等重型展品對室內(nèi)展館地面有承重性要求，一般不便上樓（指多層建筑結(jié)構(gòu)的展館）展示。有些工業(yè)設(shè)備（如機(jī)床）需要在展會現(xiàn)場開動，對于展館用電、用水、用氣，以及室內(nèi)空高多有特殊要求。

大型、重型展品運(yùn)進(jìn)展館、送達(dá)展位，一般是貨運(yùn)汽車直達(dá)館內(nèi)，再用吊車（叉車）吊（運(yùn)）至展位。如展館物流通道狹窄，館內(nèi)建筑立柱較多或空高受限，則無法布置大型、重型展品。

國內(nèi)現(xiàn)實(shí)情況是，2000年之前修建的展館，建筑設(shè)施功能多不適合布置大型、重型展品。此外，大型建筑機(jī)械（如履帶式起重機(jī)、打樁機(jī)、挖掘機(jī)等）或采礦機(jī)械（如鉆機(jī)、破碎機(jī)等）參展，一般只能在展館的露天廣場展示。

租金與服務(wù)費(fèi)價(jià)格  

因展館租金在展覽項(xiàng)目成本中占比較高（大型項(xiàng)目占比為15-20%，小型項(xiàng)目占比為25-30%），故主辦方對于租金價(jià)格十分敏感。國內(nèi)“上廣北”超大型展館（室內(nèi)可供展覽面積在10萬平方米以上）的租金水平，一般在20元人民幣/平方米/天以上。其他大型城市展館的租金水平，一般在以10元人民幣/平方米/天左右。

租金價(jià)格優(yōu)惠對于展會主辦方頗具吸引力。2019年，南方某一線城市超大型會展中心投用。為開拓市場，經(jīng)營方以10元人民幣/平方米/天的優(yōu)惠租金價(jià)格招租展會。之后，每年按一定幅度調(diào)升。此舉對于超大型展會主辦方重新選擇展館產(chǎn)生了積極作用。此外，展館經(jīng)營方在服務(wù)收費(fèi)方面的優(yōu)惠，包括延長布展期間免費(fèi)加班時(shí)間、展館廣告位、展館空調(diào)、會議室、停車場、倉庫免費(fèi)/減費(fèi)使用等，也是吸引主辦方的策略。 

展覽檔期 

展覽檔期即為主辦方租賃展館用于舉辦展會的時(shí)間，包括布展、開展和撤展的時(shí)間。國內(nèi)展覽檔期最短為3天，最長為15天。其中，最為多見的是5天。主辦方在5天的檔期中，一般布展安排2天（實(shí)際可連續(xù)使用57個(gè)小時(shí)），展出安排3天（一般累計(jì)為23個(gè)小時(shí)），撤展安排約10個(gè)小時(shí)（一般在第5天的15時(shí)撤展，展品、物品與人員至當(dāng)晚0時(shí)前撤離展館）。

在國內(nèi)，每年的3-5月和9-11月為展覽旺季。原因是，春秋兩季氣候宜人，適合人們出行；春秋兩季通常是企業(yè)訂貨時(shí)節(jié)，參展恰合其時(shí)；春秋兩季無需在展館內(nèi)使用空調(diào)，主辦方可以減少支出。因此，展會主辦方都希望在展覽旺季辦展。

在具體檔期的選擇上，不同展會及其主辦方的考量各不相同。消費(fèi)展一般希望在“雙休日”開展，而專業(yè)展則希望避開“雙休日”。如為同主題展會，二線城市的主辦方希望與“上廣北”的大型展覽和鄰省的展覽錯(cuò)開時(shí)間。而在“上廣北”檔期密集的展館舉辦的大型展會，定下檔期后將很難變更。某些大型展會為在“上廣北”市場立足，不得不選擇在淡季辦展。

館方服務(wù)品質(zhì) 

主辦方對于展館經(jīng)營方服務(wù)品質(zhì)的要求通常反映在三方面：

一是，主辦方現(xiàn)場的布展、撤展的物流、搭建、倉儲、展具租用以及疫情防控、安保、保潔、供電的等服務(wù)事項(xiàng)，與館方對接要順暢。在對接中，館方應(yīng)體現(xiàn)專業(yè)的服務(wù)水準(zhǔn)。

二是，館方要主動與主辦方協(xié)調(diào)配合，以盡可能地滿足參展客商的需求。在配合中，館方應(yīng)顯示良好的服務(wù)精神。

三是，館方應(yīng)尊重主辦方自行選擇標(biāo)準(zhǔn)展位搭建、地毯鋪設(shè)、展品物流、展期餐飲服務(wù)供應(yīng)商的權(quán)利，不以自身地位強(qiáng)制性搭配銷售（綁定銷售）這些服務(wù)。

深圳國際會展中心

在考量以上因素時(shí)，展會新項(xiàng)目、老項(xiàng)目或巡回項(xiàng)目的主辦方在選擇展館上也各有特點(diǎn)。

商業(yè)機(jī)構(gòu)舉辦的新項(xiàng)目，通常從小館起步，控制成本，以圖穩(wěn)定發(fā)展。若是政府展，因強(qiáng)調(diào)首屆上規(guī)模，則一般選擇在大館舉辦，而且會提出明確的檔期要求。

老項(xiàng)目在做大規(guī)模后，主辦方一般不會輕易調(diào)整展館或變更檔期。除非是原用展館已不適應(yīng)項(xiàng)目發(fā)展需求，或因租金價(jià)格優(yōu)惠遷址新館。

巡回展項(xiàng)目選擇展館，主辦方一方面要考慮是否合用（如展覽規(guī)模與展館容量、建筑功能的適配性），一方面會考慮巡展舉辦地政府是否有資金補(bǔ)貼（地方政府為吸引巡展提供的專項(xiàng)資金扶持）。

此外，對于第一年投入使用的新館，除周邊設(shè)施及公共交通配套缺乏外，主辦方還擔(dān)心經(jīng)營方新手上路，內(nèi)部磨合不到位，相關(guān)服務(wù)跟不上，一般不愿成為前三個(gè)“打新”的展會。