組織虛擬會議的10個步驟
兩天前推送了《活動管理原理與實務(wù)》課程的兩篇譯作,收到了比較好的反饋。第4組的同學(xué)結(jié)合新冠疫情防控,選了一篇更應(yīng)景的文章。如果能結(jié)合國內(nèi)的直播會議熱潮或具體的虛擬會議案例做進(jìn)一步的分析,效果會更好。
這組同學(xué)選取了發(fā)表在Successful Meetings上的一篇文章——Suddenly Forced to Make Your Meeting Virtual? Follow These Steps,作者是Nancy Settle-Murphy。他們認(rèn)為這篇文章與當(dāng)前的疫情緊密相關(guān),具有較好的時效性,同時文中所涉及的虛擬會議主題也與當(dāng)前在線教學(xué)密切相關(guān),具有一定的參考價值。
以下是我修改后的編譯文章。
突然被迫組織虛擬會議?可以遵循以下步驟
——如果您的面對面活動因為受到新冠病毒或其他相關(guān)因素的影響而必須組織虛擬會議(virtual meetings),本文可以提供相應(yīng)的指南。
經(jīng)過幾個月的籌劃,下周將在倫敦舉行的為期兩天的會議終于萬事俱備。在這次會議上你的公司將為新產(chǎn)品的發(fā)布制定路線,來自8個國家的與會者們將就定價、銷售和營銷方案以及產(chǎn)品發(fā)布細(xì)節(jié)做出最終決定。而且,這次會議突然有了一種新的緊迫感,因為他們最近發(fā)現(xiàn),競爭對手正在積極籌備,計劃推出一款類似的產(chǎn)品。
然而,當(dāng)你過去幾天持續(xù)收到很多活動組織者發(fā)出的電子郵件:“出于對我們員工和同事健康的謹(jǐn)慎考慮,所有旅行計劃都被擱淺,直到有另行通知。這意味著您所在地區(qū)以外的所有商務(wù)會議都必須取消或推遲,沒有例外?!碑?dāng)您向經(jīng)理提出申請延期時,她則建議您投入精力來弄清楚如何遠(yuǎn)程實現(xiàn)這些原定的會議目標(biāo)。她說:“畢竟,我們的競爭對手不會暫停,同樣,我們也不能暫停?!?/span>
如果您或您認(rèn)識的人也面臨類似的情況,請閱讀下面的基本步驟清單,該清單是由我和Gazelle Interactive公司的Jesse Bibbee共同創(chuàng)建的。
1.不要驚慌
您將弄清楚該如何做,尤其是當(dāng)您找到有設(shè)計和主持遠(yuǎn)程會議和活動經(jīng)驗的人員時。與會議參與者取得聯(lián)系,以獲取他們的建議和幫助。集思廣益,構(gòu)思任務(wù)。列出可以在內(nèi)部和外部發(fā)揮作用并提供幫助的所有人。
2.設(shè)計虛擬會議安排
關(guān)于會議安排,您需要考慮的具體問題很多。例如,如果您希望實現(xiàn)和大約12個小時的面對面會議相同的目標(biāo),必須安排多少個虛擬會議,在哪個時間段內(nèi)?或許您可以在3天內(nèi)安排4次時長2小時的會議。
考慮一下在會議之間可以做多少工作,做什么工作;這些會議可以是獨(dú)立的,也可以是小組討論,也可以是兩者的結(jié)合。在下次會議之前,建立一個中心位置(central place),人們可以在那里發(fā)布、訪問和評論 “未盡事宜”,這樣您就可以把所有的會議時間分配給交互式對話。
3.創(chuàng)建詳細(xì)的議程
與面對面活動一樣,每次實時虛擬會議都需要有詳細(xì)的議程,以期將目標(biāo)和預(yù)期成果與實現(xiàn)這些目標(biāo)所需的對話聯(lián)系起來。不要僅僅列出一個主題,而是使用動詞,這樣人們就可以做好充分的準(zhǔn)備。例如,不要寫“定價”,而是用“就我們五個主要地區(qū)在產(chǎn)品上市時的最低和最高可接受價格達(dá)成一致?!?/span>
另外,計劃在每次會議中完成的工作量,目標(biāo)要現(xiàn)實。我們建議,虛擬會議最多時長兩個小時。記住:并不是所有的目標(biāo)都需要通過實時會議來實現(xiàn)。開放異步(隨時)會議空間,在那里,人們可以提問和回答問題,添加想法或頭腦風(fēng)暴選項,進(jìn)行優(yōu)先排序,等等。及時為深思熟慮的反思和解釋做好準(zhǔn)備,特別是在與跨文化團(tuán)隊合作時。
4.為每次會議選擇合適的參與者
避免在每次討論中“要照顧到每個人”(just include everyone)的誘惑。在虛擬環(huán)境中與25個人進(jìn)行口頭交流幾乎是不可能的,尤其是當(dāng)話題可能很復(fù)雜或有爭議的時候。相反,只選擇那些需要參加特定實時會話的人,并以不同的方式包括其他人,例如,在一個共享的會議區(qū)域或在不同的會話中。
一般情況下,將需要深入對話的會議限制在6-8人以內(nèi)比較好。如果您必須包含每次會議的所有或大部分參與者,請允許人們以多種方式參與,例如通過聊天、投票、動手或在共享空間中輸入等。
5.強(qiáng)化團(tuán)隊規(guī)范
此類規(guī)范(即運(yùn)營原則)應(yīng)包括與會行為、做法、使用其他溝通渠道、進(jìn)度報告等。對于虛擬會議,規(guī)范可能包括對準(zhǔn)備工作、準(zhǔn)時性、出席率、對所需參與程度的期望以及如何使用某些技術(shù),例如視頻、靜音使用等需要事先測試的技術(shù)。
6.詳細(xì)計劃,分工協(xié)作
除了要求團(tuán)隊幫助設(shè)計整個會議架構(gòu)外,還要尋求其他領(lǐng)域的幫助。關(guān)于計劃,您需要為每個會議創(chuàng)建詳細(xì)的議程,其中包括確定所需的準(zhǔn)備工作、建立參與者和演示者角色、會前溝通以及決定需要哪些技術(shù)。對于實時會議,您可能需要分配角色,如主持人、計時員、抄寫員、技術(shù)支持助理和行動主管等。
在會議之間,您需要有人確保相關(guān)信息是可以看到的,分配的"任務(wù)"是按時完成并上傳的。這些角色可能因會議而異,并且要發(fā)揮不同人員的長處。
7.選擇足以支持會議目標(biāo)的軟件
首先,盤點所有可用的技術(shù)和工具,不論它是一個廣受歡迎的平臺,比如GO TO Meeting或Zoom,或是一個更加專業(yè)的軟件,你都應(yīng)該問自己以下幾個問題:
1)每個人都可以加入視頻嗎?
2)是否有一個共享的在線會議APP?
3)是否有語音會議功能?
4)有足夠的帶寬嗎?(以確保每個人都可以加入)
5)對于那些身處不同時區(qū),必須在非慣常時間加入會議的人,這些工具軟件是否可以在他們參加會議的地方(比如家里)獲得?
6)你是否需要整合其他軟件里沒有的技術(shù)?比如,投票、便利貼、團(tuán)隊列名法以及其他功能。
無論您使用什么工具軟件,請確保所有人在會議開始前都熟悉并可以輕松地使用它們。另外,您需要有一個備份計劃,以防因技術(shù)問題而無法按計劃進(jìn)行。
8.正確接入音頻和視頻
即使你有了最好的在線會議工具,但如果參會者聽不到別人的發(fā)言,或者參會者的發(fā)言不能被聽到,那么整個會議就會崩潰。因此,需要對每一種可能的情況都進(jìn)行一次語音測試。
在會議期間定期檢查,以確保每個人無論在何處都能聽到所有的聲音,有必要的話,可以留出適當(dāng)?shù)臅r間用于回答匯總的關(guān)鍵問題。
視頻有助于人們充分參與會議,當(dāng)人們分心時,視頻至關(guān)重要。更重要的是,視頻可以幫助團(tuán)隊成員感覺好像他們實際上在虛擬空間中坐在彼此之間。
如果可能,可以請本地參與者預(yù)訂具有視頻功能的會議室。否則,請人們使用具有視頻功能的設(shè)備(內(nèi)置或外部網(wǎng)絡(luò)攝像頭)加入。對于某些人來說,這可能需要一定的投入,如果有必要,會議發(fā)起人應(yīng)該為此支出相應(yīng)的費(fèi)用。
9.嵌入積極參與的機(jī)會
盡量減少被動參與的時間(比如,查看本來可以提前發(fā)布的內(nèi)容),盡量增加參與互動的次數(shù)和頻率。利用人們對多任務(wù)的固有欲望,在每次會議中創(chuàng)造 “一直有任務(wù)”(on task)的機(jī)會。例如,要求快速的口頭回答,投票,點投票,使用虛擬便利貼,舉手,聊天,要求人們輸入回答,在一張紙上寫一個想法,等等。我們建議,至少每5-7分鐘安排一次這樣的互動。
10.在每個點都安排主持人
通過這種方式,您可以在每個位置進(jìn)行快速的團(tuán)隊碰頭會(相當(dāng)于分組會議),并由團(tuán)隊完成相應(yīng)的報告,這項工作可以通過口頭或在共享的在線會議區(qū)域中輸入文字來完成。
主持人也能時刻掌握并報告會議室(room)的情況,比如房間里普遍存在的情緒(熱情、無聊、沮喪等),或者當(dāng)人們感到困惑、覺得沒人在聽他們說話或想要發(fā)言時,他/她也能做出相應(yīng)的安排。而且這個主持人可以從一個會議轉(zhuǎn)到另一個會議。
結(jié)束語
毫無疑問,突然被迫將一個擴(kuò)展的現(xiàn)場會議或某種類型的培訓(xùn)計劃轉(zhuǎn)換成一個虛擬空間,不適合保守或粗心的人。它要求以一種全新的方式來思考,需要進(jìn)行什么樣的對話(在哪里、何時、由誰進(jìn)行)才能達(dá)到預(yù)期的結(jié)果。它還意味著考慮如何以一種最有效、最高效、最令人滿意的方式,將異步和同步通信和協(xié)作選項組合在一起。
最初的幾次“轉(zhuǎn)變”可能是費(fèi)力和耗時的,但經(jīng)過實踐和不斷改進(jìn),它可能很快就會成為您的習(xí)慣。
本文改編自會議促進(jìn)公司總裁Nancy Settle-Murphy的文章,她是虛擬會議、遠(yuǎn)程協(xié)作和跨文化差異方面的著名專家,是《領(lǐng)導(dǎo)有效的虛擬團(tuán)隊》(Leading Effective Virtual Teams)的作者。她將于美國東部時間2020年4月8日下午2點共同在“歡迎虛擬參會者”(Welcoming the Virtual Attendee)上進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)直播。
31會議現(xiàn)已推出4大會展抗疫解決方案:
線上預(yù)展創(chuàng)新解決方案 會議籌備在線協(xié)同解決方案 線上直播會議解決方案 會展活動現(xiàn)場智能防疫方案
期望與會展行業(yè)協(xié)同克服短期困難,迎接長期增長,推動會展數(shù)字化、線上化轉(zhuǎn)型發(fā)展。
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王春雷
上海對外經(jīng)貿(mào)大學(xué)會展與傳播學(xué)院院長,長三角會展研究院聯(lián)席執(zhí)行院長,博士、教授、碩士生導(dǎo)師,主要研究目的地營銷、會展經(jīng)濟(jì)、活動管理與社會發(fā)展。美國喬治?華盛頓大學(xué)和荷蘭INholland大學(xué)訪問學(xué)者,Journal of Convention & Event Tourism(JCET)編委,“活動研究”公眾號創(chuàng)辦人。