【31研究院出品】

活動、會議和貿(mào)易展覽是對企業(yè)的巨大投資，它們可能對商業(yè)機(jī)會和收入增長產(chǎn)生重大影響。然而，由于贊助、差旅、設(shè)置、銷售資源和動態(tài)、吸引人的展位的費(fèi)用，您必須盡一切努力實(shí)現(xiàn)最大化投資回報，尤其是當(dāng)您必須證明活動的合理性而不是更簡單、更便宜的在線銷售和營銷渠道時。

如果活動不是賺錢的機(jī)會，就沒有必要組織它們。在這些活動中與其他企業(yè)和用戶會面不僅會增加銷售額；根據(jù)Meetings Mean Business 的報告，它們也是推動關(guān)鍵業(yè)務(wù)目標(biāo)的最有效營銷渠道。如今，近一半的品牌通過活動會議和體驗(yàn)實(shí)現(xiàn)了300%-500%的投資回報率。

由于潛力巨大，而且風(fēng)險很大，參加這些活動的企業(yè)需要將注意力集中在建立有效以及持久的聯(lián)系上。在這篇文章中，我們將向您展示為什么您應(yīng)該投資于活動，以及如何充分利用這些投資。

活動是一項有效的營銷活動

與在線營銷和會議一樣有效，也可能有一種非人格化的感覺。千禧一代更喜歡活動，并將其視為一個親自建立有意義聯(lián)系的機(jī)會。成功的品牌知道這一點(diǎn)，并積極利用活動來獲得最大的利益。

現(xiàn)場活動是一個很好的平臺，不僅可以傳達(dá)您的價值觀，還可以講述您的公司故事；您可以通過一個“關(guān)于我們”頁面來討論您的價值觀和目標(biāo)?；顒右彩莿?chuàng)造性地表達(dá)信息和提供與您的品牌和產(chǎn)品的實(shí)時互動的理想場所。

如果活動非常合適，那么高度集中的客戶和合格的潛在客戶將提供無與倫比的機(jī)會與他們面對面交流，讓他們與您公司的專家討論他們面臨的挑戰(zhàn)，并向他們展示如何通過會議、演示、試用、促銷等來解決這些挑戰(zhàn)。

19%的買家更愿意在購買過程的認(rèn)知階段與銷售人員會面，60%的買家希望在制作入圍名單后在考慮階段與公司專家聯(lián)系?；顒涌梢宰屇焖俚赝ㄟ^這兩個階段，找到有針對性的熱門潛在客戶群，同時為最近希望與您交談的近80％的潛在客戶提供直接訪問銷售團(tuán)隊的服務(wù)。

活動是一種更個人化的企業(yè)對企業(yè)方法

證明您的活動投資回報率不僅需要將活動的成本與活動本身帶來的價值進(jìn)行比較，還需要將其與在線會議等替代方案的相對投資回報率進(jìn)行比較。有許多因素需要考慮，從交付給許多利益相關(guān)者的貨幣價值到對您的銷售和營銷目標(biāo)有影響的不那么直接可量化指標(biāo)。以下是現(xiàn)場活動的一些獨(dú)特優(yōu)勢：

（1）集中。一個好處是激勵那里的每個人最有效地利用他們的時間。移除屏幕可以更輕松地進(jìn)行個人交互和集中討論。噪音更少，這意味著您能夠充分關(guān)注潛在客戶。

（2）信任。銷售是關(guān)于聯(lián)系、合作關(guān)系。對品牌和服務(wù)的信任是至關(guān)重要的。人性化的接觸讓客戶放心，他們不僅僅是在給一家不知名的公司捐款。在交談中，客戶或潛在客戶可以向他們想要與之做生意的公司打交道。這在B2B環(huán)境中尤為重要，因?yàn)橹С趾椭饕?lián)系點(diǎn)是長期保持愉快合作關(guān)系的關(guān)鍵。

（3）印象深刻。面對面客戶參與是企業(yè)自我介紹并向主要潛在客戶展現(xiàn)專業(yè)和勝任的一面的機(jī)會?；顒涌梢宰屇玫刂v述您的解決方案、品牌承諾和個性，特別如果您是一個競爭大型合同的中小型企業(yè)。

（4）對話。對于重要的聯(lián)系人，現(xiàn)場活動提供了進(jìn)行實(shí)時、深入對話的機(jī)會——圍繞他們最大的挑戰(zhàn)進(jìn)行對話，并演示如何幫助解決這些挑戰(zhàn)。

活動越來越有形

接下來的問題是如何衡量當(dāng)面會議的這些優(yōu)勢?；顒哟碇薮蟮臐摿?，但由于如此高的投資和眾多的利益相關(guān)者，對活動專業(yè)人員和高級管理人員的問責(zé)制期望都很高。

雖然收集有用活動數(shù)據(jù)的方法有很多種，但活動技術(shù)已經(jīng)隨著對硬數(shù)據(jù)的需求而發(fā)展?，F(xiàn)在，活動參與主要通過活動應(yīng)用程序和其他技術(shù)進(jìn)行，而支持分析至關(guān)重要。

不幸的是，大多數(shù)展位流量和游戲化的人群拉動最終會產(chǎn)生大量無價值的潛在客戶或未充分利用的資產(chǎn)。眾所周知，活動中95%以上的潛在客戶不會轉(zhuǎn)化為真正的業(yè)務(wù)價值。這是B2B會議的結(jié)果，因?yàn)樗鼈兛梢灶A(yù)先安排給潛在客戶或客戶，當(dāng)企業(yè)的代表（CXO、主題專家等）參與關(guān)鍵討論并推動切實(shí)的投資回報率時，就具有特殊的意義。

會議自動化：如何充分利用您的活動

定義活動的另一個主要趨勢是會議自動化 大多數(shù)大中型公司已經(jīng)意識到活動是B2B會議的中心，它們需要自動化來增加這些客戶參與的數(shù)量和質(zhì)量。這些會議是銷售渠道的主要指標(biāo)，這是一個更具體的活動結(jié)果，有助于證明支出的合理性。

“會議自動化平臺”到底是什么？

活動策劃人員和高級管理人員在會議安排和管理方面投入了大量精力，但手動流程通常容易出錯，并且會產(chǎn)生不太理想的結(jié)果。然而，活動和會議很難與參加活動所帶來的其他一切一起管理。幸運(yùn)的是，有一種更簡單的做事方式。

會議自動化平臺（也稱為MAP）是專門用于執(zhí)行關(guān)鍵任務(wù)（例如會議日程安排和跟蹤）以及提供實(shí)時統(tǒng)計信息以供分析的平臺。只需點(diǎn)擊幾下就可以安排、管理和分析會議，這意味著您可以集中精力參加會議并充分利用您的時間。不再依賴于亂放、雜亂無章的筆記和信息——會議自動化系統(tǒng)將所有內(nèi)容保存在一個地方。

使用MAP可以更改計劃會議和活動的方式。這些系統(tǒng)已經(jīng)能夠?qū)M足計劃的人工工作減少80%。所以，它讓您把時間花在真正重要的事情上——會議上，而不是把您所有的注意力都集中在這個過程上。

自動化意味著更好地報告關(guān)鍵領(lǐng)域

在過去，對關(guān)鍵領(lǐng)域的詳細(xì)分析報告幾乎是不可能實(shí)現(xiàn)的；現(xiàn)在它們被加載到我們用來處理幾乎所有交互的技術(shù)中。例如，會議安排和管理軟件正在出現(xiàn)，以滿足簡化流程和增強(qiáng)問責(zé)制的需要。JiffleNow等平臺可自動執(zhí)行客戶會議工作流程，并與注冊解決方案和活動應(yīng)用程序集成，以提供更深層次的報告和增強(qiáng)的數(shù)據(jù)驅(qū)動分析。

會議是一堆信息。分析會議可以告訴很多您需要了解的營銷和銷售團(tuán)隊效率的信息，以及為達(dá)成交易所做的努力是否值得。僅僅跟蹤會議的數(shù)量是一個不完整的觀點(diǎn)。衡量會議影響和收入影響的指標(biāo)是必要的。由于這些會議與回報錯綜復(fù)雜地相互關(guān)聯(lián)，因此提高活動投資回報率的方法取決于會議指標(biāo)。因?yàn)榭梢詼y量的東西可以改進(jìn)。

對于首席營銷官和高級管理人員來說，借助現(xiàn)代的Lead Capture技術(shù)，收集和處理潛在客戶和分析展會后的投資回報率比以往任何時候都要容易。B2B會議是推動銷售渠道和收入的關(guān)鍵因素，但組織會議并證明其效率可能很困難。像這樣的平臺和技術(shù)可以證明對活動的投資是合理的，并提供簡單有效的準(zhǔn)確投資回報率報告。

自動化意味著可擴(kuò)展性

由于自動化，活動更具可擴(kuò)展性。自動化的關(guān)鍵是允許活動專業(yè)人員更快地完成任務(wù)（并且具有更好的安全性和數(shù)據(jù)完整性）。

雖然可以使用手工流程和傳統(tǒng)工具組織一些會議，但活動本身往往需要組織100次甚至1000次與客戶和潛在客戶的會議。在自動化的支持下執(zhí)行常規(guī)和重復(fù)的任務(wù)，使活動管理員可以大大擴(kuò)展他們的工作量，只需稍微增加他們自己的努力。處理一個潛在客戶或與會者的信息可以使用與處理1000次相同的點(diǎn)擊操作來完成。

通過自動化執(zhí)行常規(guī)和重復(fù)性的任務(wù)，您可以提供更好的與會者體驗(yàn)和改進(jìn)的結(jié)果。利用MAP和其他自動化的活動策劃者可以專注于計劃的創(chuàng)造性和人性化方面。在自動化流程的支持下，您可以獲得更多的休息、自由和時間來做您最擅長的事情，而不會分心。

參加這些活動的銷售人員、專家和管理人員也是如此。會議自動化使會議的安排、管理和跟蹤變得簡單和安全，使他們能夠?qū)Ｗ⒂诟哔|(zhì)量的討論、持久的聯(lián)系和最大的回報。

自動化意味著更好的數(shù)據(jù)安全性，合規(guī)性和完整性

會議自動化還可以推動更安全的會議，并使會議更符合嚴(yán)格的隱私和安全法規(guī)。在涉及業(yè)務(wù)敏感數(shù)據(jù)時，電子郵件和電子表格并不是最可靠的工具。如果出現(xiàn)錯誤，機(jī)會成本很高，而使用GDPR規(guī)則，您可能會遇到使用電子郵件的問題。通過減少人工記錄和任務(wù)管理，同樣的任務(wù)可以由更少的具有更高安全級別許可的人員來完成。

此外，由于數(shù)據(jù)從一個系統(tǒng)流向另一個系統(tǒng)，而不需要手動輸入，因此數(shù)據(jù)管理人員只需關(guān)注源數(shù)據(jù)的完整性，而不必在手動復(fù)制源數(shù)據(jù)時冒損壞源數(shù)據(jù)的風(fēng)險。

自動化意味著更好的投資回報率

自動化可以消除測量統(tǒng)計數(shù)據(jù)中的猜測，這意味著您可以做出更好的業(yè)務(wù)決策。會議自動化平臺可以提供更細(xì)致的洞察領(lǐng)域，例如接受的邀請數(shù)量、平均交易規(guī)模、每個交易結(jié)束的會議數(shù)量等。這種數(shù)據(jù)在評估活動參與的成功率和建立投資回報率時是非常寶貴的。潛在客戶和轉(zhuǎn)化指標(biāo)可用于幫助您確定將來投資哪些活動。

通過JiffleNow等自動化平臺，您可以深入研究實(shí)時指標(biāo)，并衡量各種演示、銷售人員排行榜、會議室利用率等的成功率。這允許您進(jìn)行AB測試并相應(yīng)地調(diào)整您的方法。簡單而準(zhǔn)確的參與度指標(biāo)可以告訴您哪些實(shí)時體驗(yàn)投資產(chǎn)生了最好的結(jié)果，以備將來改進(jìn)。

結(jié)論

由于活動對企業(yè)來說是如此重要的機(jī)會，而且往往具有非常高的風(fēng)險，因此每次會議都必須證明您在此次活動中的投資是合理的。與客戶和其他企業(yè)會面可以推動銷售渠道，并建立長期合作關(guān)系。但是，在繁忙的活動中，很難在會議之間實(shí)時跟蹤您的成功。

會議自動化系統(tǒng)通過承擔(dān)一些瑣碎的任務(wù)，幫助您管理活動，為您提供準(zhǔn)確而詳細(xì)的數(shù)據(jù)，供您在未來采取和適應(yīng)，從而消除分析中的猜測。策劃和營銷一個活動已經(jīng)足夠困難；擁有一個質(zhì)量體系的支持可以減輕您的負(fù)擔(dān)。

本篇文章是由31會議研究院提供。31會議作為中國領(lǐng)先的場景營銷科技公司，隸屬于上海八彥圖信息科技有限公司。自成立以來，31會議一直致力于以科技驅(qū)動客戶成功為使命。依托 “會議云”及“營銷云”，為客戶提供一站式全流程數(shù)字會務(wù)及營銷自動化云平臺。至今，31會議已服務(wù)超過30多萬家客戶，130多萬場會議活動。

文章資料來源：

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