寶馬(BMW)是享譽(yù)世界的豪華汽車品牌，作為行業(yè)領(lǐng)跑者，已經(jīng)占據(jù)豪華車領(lǐng)先地位的寶馬絲毫沒有停下追逐科技的腳步：不斷開發(fā)的新能源車、自動駕駛功能似乎都在向我們證明這一點(diǎn)。但對科技的追逐并非局限于自身產(chǎn)品，在2017年寶馬所舉辦的經(jīng)銷商上，寶馬也摒棄了傳統(tǒng)大會中所用人工邀約、簽到模式，選擇了31數(shù)字會務(wù)其打造了一場高端專業(yè)且科技感十足的經(jīng)銷商大會，一起來看看他們是怎么做的吧！

會前寶馬經(jīng)銷商大會主辦方向我們提出了一系列他們在以前舉辦會議活動時(shí)所遇到的問題：

· 傳統(tǒng)人工電話邀約及EXCEL表格統(tǒng)計(jì)效率低

· 酒店預(yù)訂分房工作繁瑣復(fù)雜，且修改頻繁

· 對報(bào)名及現(xiàn)場參會者身份需要有所限制

· 要為參會嘉賓在會前注冊提供極佳的體驗(yàn)

而31會議又是如何辦他們解決這些問題的呢？

 定向注冊邀約，人碼綁定驗(yàn)證身份

會前，31會議為2017寶馬經(jīng)銷商及合作伙伴大會搭建了官方網(wǎng)站，并嵌入了注冊碼的功能。如果對我所說的注冊碼應(yīng)用場景不太清楚，我們可以看上面這一張圖。 

邀約環(huán)節(jié)流程圖

當(dāng)主辦方事先獲得了參會嘉賓的基礎(chǔ)信息后導(dǎo)入后臺，生成與參會者一一對應(yīng)的邀請碼，隨后向參會者發(fā)送邀約郵件/短信，內(nèi)附邀約碼及報(bào)名官網(wǎng)。 

31會議所提供的定制官網(wǎng)

參會者進(jìn)入官網(wǎng)后輸入專屬注冊碼，隨后彈出信息補(bǔ)全頁面，在這個(gè)環(huán)節(jié)中系統(tǒng)根據(jù)注冊碼與參會者自動匹配后寫入姓名、公司名稱等基本信息（不可更改），參會嘉賓在這一步驟中需要進(jìn)行信息補(bǔ)全及核對。酒店選擇環(huán)節(jié)參會嘉賓可以自己選擇入住酒店及同住人，優(yōu)化注冊體驗(yàn)，同時(shí)也為之前需要協(xié)調(diào)安排房間的主辦方節(jié)省了不少時(shí)間。

當(dāng)參會者確認(rèn)信息無誤后提交，提交后系統(tǒng)自動發(fā)出注冊成功含有簽到二維碼的郵件以及短信通知。注冊系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)在于打破了傳統(tǒng)電話邀約及統(tǒng)一報(bào)名的局限，嵌入式的酒店及同住人的選擇更加人性化。同時(shí)，完成報(bào)名的參會嘉賓信息直接進(jìn)入后臺通訊錄中，代替?zhèn)鹘y(tǒng)的EXCEL表格統(tǒng)計(jì)方式，篩選導(dǎo)出更加便捷，最重要的是這些工作是支持多人協(xié)同操作的！ 

機(jī)場、酒店、會場三合一數(shù)字化簽到

機(jī)場簽到示意圖

由于參會嘉賓來自全國各地，為保證其順利安全到達(dá)活動地點(diǎn)，主辦方在上海浦東機(jī)場、虹橋機(jī)場、虹橋火車站設(shè)有專人接機(jī)\接站。傳統(tǒng)接機(jī)/接站采用表格畫鉤方式，但遇到參會者集中到達(dá)時(shí)，會出現(xiàn)擁擠排隊(duì)的現(xiàn)象，用這種方式不僅效率低，客戶體驗(yàn)也并不好。本次經(jīng)銷商大會主辦方選擇電子簽到的方式通過掃描嘉賓收到的簽到碼完成簽到計(jì)數(shù)，在掃描后屏幕上會同步出現(xiàn)該嘉賓所入住的酒店及分配的大巴車號。這一設(shè)置的好處還體現(xiàn)在電子簽到可以實(shí)現(xiàn)全程數(shù)據(jù)同步可以看到各個(gè)站點(diǎn)嘉賓接送情況，同時(shí)各酒店可以實(shí)時(shí)監(jiān)控已接機(jī)的參會嘉賓，提前準(zhǔn)備簽到資料以及房間安排。

酒店簽到

參會嘉賓在酒店掃描簽到二維碼確認(rèn)身份后，即可收到現(xiàn)場打印的胸卡。本次的參會嘉賓有3000+人，并分散于上海的6家酒店內(nèi)。區(qū)別于常規(guī)普通人工簽到，本次簽到環(huán)節(jié)全程數(shù)據(jù)同步，全網(wǎng)數(shù)據(jù)連接，主辦方可實(shí)時(shí)查看各酒店簽到情況調(diào)整運(yùn)營策略。

會場簽到

在大會召開當(dāng)日，參會嘉賓出示前面簽到獲得的胸卡，驗(yàn)證身份后即可進(jìn)入，杜絕了非公司員工混入的情況。在這一環(huán)節(jié)電子簽到的價(jià)值不僅體現(xiàn)在簽到的便捷性上，實(shí)時(shí)更新的入場情況方便內(nèi)場人員增加\減少座位，避免出現(xiàn)人多座少的尷尬情況。

全網(wǎng)連接，數(shù)據(jù)后臺實(shí)時(shí)監(jiān)控

對于像寶馬經(jīng)銷商大會這類嘉賓入住酒店多、分會場多這類人員很分散的會議，經(jīng)常會面臨數(shù)據(jù)總控的問題。主辦方無法實(shí)時(shí)了解每一個(gè)酒店、每一個(gè)分會場進(jìn)場情況，這時(shí)便凸顯出總控?cái)?shù)據(jù)后臺的重要性：31會議助手后臺可以實(shí)時(shí)查看多個(gè)簽到點(diǎn)并精確到每臺簽到儀器的簽到情況，為現(xiàn)場活動運(yùn)營提供了精確地?cái)?shù)據(jù)支持。

寶馬用其細(xì)致專業(yè)的服務(wù)態(tài)度贏得了客戶的贊賞，值得一提的是本次活動中31會議所提供的數(shù)字會務(wù)為參會者所帶來的舒適體驗(yàn)也和寶馬一貫堅(jiān)持的以客戶為導(dǎo)向的企業(yè)理念不謀而合。至此，一場成功的經(jīng)銷商大會畫上圓滿的句號。