不同于一般的商業(yè)會(huì)議和企業(yè)會(huì)議，舉辦學(xué)術(shù)會(huì)議由于涉及征文、投稿、審稿、注冊(cè)、講者管理、日程管理、PPT管理、出版管理等模塊，籌備時(shí)間本身很長(zhǎng)，有固定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)。但不管是何種學(xué)術(shù)會(huì)議，盡管流程和順序略有不同，通常要經(jīng)過以下階段，只不過不同的學(xué)術(shù)會(huì)議繁簡(jiǎn)程度和要求不一，但投稿、審稿、日程和講者管理是最核心的管理模塊。

（一）預(yù)備規(guī)劃階段

1. 關(guān)鍵任務(wù)

（1）提前至少1年啟動(dòng)籌備，制定整體計(jì)劃。

（2）搭建會(huì)議官網(wǎng)（推薦響應(yīng)式網(wǎng)站系統(tǒng)，支持PC端、H5端和小程序端），需包含：

·會(huì)議主題、特色、主辦方、地點(diǎn)、投稿價(jià)值。

·作者指南（含CFP、出版信息、模板、獎(jiǎng)項(xiàng)）。

·地點(diǎn)介紹（交通、住宿建議）、注冊(cè)選項(xiàng)（費(fèi)用、早鳥價(jià)、支付方式）。

·初版議程亮點(diǎn)（特邀報(bào)告、社交活動(dòng)）、聯(lián)系信息。

（3）配置學(xué)術(shù)會(huì)議基礎(chǔ)設(shè)置：

·上傳學(xué)術(shù)品牌LOGO與主色調(diào)，設(shè)置客服郵箱（建議專用郵箱）。

·輸入會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)，設(shè)定各階段截止日期。

·配置投稿類型（論文/演示/海報(bào)）、評(píng)審表單、支付模塊（需對(duì)接支付服務(wù)商）。

（二）發(fā)布征稿通知階段（CFP，Call for Paper）

1. 關(guān)鍵任務(wù)

（1）前一年會(huì)議期間預(yù)發(fā)布CFP，明確關(guān)鍵時(shí)間節(jié)點(diǎn)：

·摘要/全文提交截止日

·評(píng)審結(jié)果通知日

·終稿提交截止日

（2）官網(wǎng)提供投稿模板（Word/LaTeX），注明出版計(jì)劃（出版社、期刊系列）。

（3）通過郵件、媒體、合作機(jī)構(gòu)推廣CFP，吸引高質(zhì)量投稿。

（三）稿件提交階段（Paper submission）

1. 系統(tǒng)功能

（1）作者注冊(cè)后通過系統(tǒng)提交PDF/DOC文件，支持多版本迭代更新。

（2）實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)論文提交數(shù)據(jù)（國(guó)家/機(jī)構(gòu)分布），提前準(zhǔn)備評(píng)審員。

（四）審稿人管理

1.關(guān)鍵任務(wù)

（1）學(xué)術(shù)委員會(huì)或?qū)W會(huì)負(fù)責(zé)人創(chuàng)建審稿人賬戶預(yù)，添加存儲(chǔ)審稿人信息（姓名、機(jī)構(gòu)、郵箱、專長(zhǎng)/專業(yè)領(lǐng)域、合作記錄、沖突聲明），可設(shè)置審稿人評(píng)審范圍和數(shù)量。

（2）根據(jù)角色（學(xué)術(shù)委員會(huì)成員、審稿人）分配論文訪問權(quán)限，自動(dòng)檢測(cè)利益沖突。

（3）基于審稿人偏好和論文關(guān)鍵詞自動(dòng)分配審稿任務(wù)。

2.流程優(yōu)化

（1）確保雙盲評(píng)審的公正性，監(jiān)控審稿進(jìn)度。

（2）若審稿人與作者存在機(jī)構(gòu)/項(xiàng)目關(guān)聯(lián)，系統(tǒng)自動(dòng)標(biāo)記并重新分配，提升評(píng)審質(zhì)量與匹配度。

（五）分配稿件（評(píng)審任務(wù)管理）

1. 操作節(jié)點(diǎn)

（1）學(xué)術(shù)委員會(huì)或主席團(tuán)根據(jù)競(jìng)標(biāo)結(jié)果或主題進(jìn)行匹配或手動(dòng)分配稿件。

（2）通過系統(tǒng)群發(fā)郵件通知審稿人，附評(píng)審指南與截止日期。

（3）關(guān)閉投稿系統(tǒng)，禁止新增或修改稿件。

2. 流程優(yōu)化

（1）可以根據(jù)評(píng)審人的評(píng)審范圍（標(biāo)簽）結(jié)合投稿的類別、主題、關(guān)鍵詞，自動(dòng)分配稿件。

（2）一般可設(shè)置每一個(gè)評(píng)審員的最多和最低評(píng)審數(shù)量，可根據(jù)評(píng)審員工作量平均分配評(píng)審任務(wù)。

（六）專家評(píng)審

1. 在線評(píng)審

（1）審稿人通過審稿系統(tǒng)訪問稿件，填寫結(jié)構(gòu)化評(píng)審表（含評(píng)分、意見）。

（2）系統(tǒng)支持多輪（一般為2輪）評(píng)審與意見提交。

（3）系統(tǒng)記錄任務(wù)完成數(shù)、未完成數(shù)，以及論文評(píng)審狀態(tài)。

（七）程序委員會(huì)決策

1. 會(huì)議討論

（1）學(xué)術(shù)委員會(huì)/程序委員會(huì)基于評(píng)審結(jié)果討論錄用名單，使用系統(tǒng)記錄決策依據(jù)。

（2）初步規(guī)劃議程結(jié)構(gòu)/交流形式（如報(bào)告、主旨演講、討論、海報(bào)展示）。

（八）評(píng)審結(jié)果通知作者

1. 自動(dòng)化通知

（1）通過系統(tǒng)批量發(fā)送決策郵件，附審稿意見與修改要求。

（2）提供終稿提交指南，明確格式與截止日期。

（3）作者根據(jù)意見修改后提交終稿，也有的需要提交全文。

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