不同于一般的商業(yè)會議和企業(yè)會議，舉辦學術會議由于涉及征文、投稿、審稿、注冊、講者管理、日程管理、PPT管理、出版管理等模塊，籌備時間本身很長，有固定的時間節(jié)點。但不管是何種學術會議，盡管流程和順序略有不同，通常要經(jīng)過以下階段，只不過不同的學術會議繁簡程度和要求不一，但投稿、審稿、日程和講者管理是最核心的管理模塊。

（一）預備規(guī)劃階段

1. 關鍵任務

（1）提前至少1年啟動籌備，制定整體計劃。

（2）搭建會議官網(wǎng)（推薦響應式網(wǎng)站系統(tǒng)，支持PC端、H5端和小程序端），需包含：

·會議主題、特色、主辦方、地點、投稿價值。

·作者指南（含CFP、出版信息、模板、獎項）。

·地點介紹（交通、住宿建議）、注冊選項（費用、早鳥價、支付方式）。

·初版議程亮點（特邀報告、社交活動）、聯(lián)系信息。

（3）配置學術會議基礎設置：

·上傳學術品牌LOGO與主色調，設置客服郵箱（建議專用郵箱）。

·輸入會議名稱、時間、地點，設定各階段截止日期。

·配置投稿類型（論文/演示/海報）、評審表單、支付模塊（需對接支付服務商）。

（二）發(fā)布征稿通知階段（CFP，Call for Paper）

1. 關鍵任務

（1）前一年會議期間預發(fā)布CFP，明確關鍵時間節(jié)點：

·摘要/全文提交截止日

·評審結果通知日

·終稿提交截止日

（2）官網(wǎng)提供投稿模板（Word/LaTeX），注明出版計劃（出版社、期刊系列）。

（3）通過郵件、媒體、合作機構推廣CFP，吸引高質量投稿。

（三）稿件提交階段（Paper submission）

1. 系統(tǒng)功能

（1）作者注冊后通過系統(tǒng)提交PDF/DOC文件，支持多版本迭代更新。

（2）實時統(tǒng)計論文提交數(shù)據(jù)（國家/機構分布），提前準備評審員。

（四）審稿人管理

1.關鍵任務

（1）學術委員會或學會負責人創(chuàng)建審稿人賬戶預，添加存儲審稿人信息（姓名、機構、郵箱、專長/專業(yè)領域、合作記錄、沖突聲明），可設置審稿人評審范圍和數(shù)量。

（2）根據(jù)角色（學術委員會成員、審稿人）分配論文訪問權限，自動檢測利益沖突。

（3）基于審稿人偏好和論文關鍵詞自動分配審稿任務。

2.流程優(yōu)化

（1）確保雙盲評審的公正性，監(jiān)控審稿進度。

（2）若審稿人與作者存在機構/項目關聯(lián)，系統(tǒng)自動標記并重新分配，提升評審質量與匹配度。

（五）分配稿件（評審任務管理）

1. 操作節(jié)點

（1）學術委員會或主席團根據(jù)競標結果或主題進行匹配或手動分配稿件。

（2）通過系統(tǒng)群發(fā)郵件通知審稿人，附評審指南與截止日期。

（3）關閉投稿系統(tǒng)，禁止新增或修改稿件。

2. 流程優(yōu)化

（1）可以根據(jù)評審人的評審范圍（標簽）結合投稿的類別、主題、關鍵詞，自動分配稿件。

（2）一般可設置每一個評審員的最多和最低評審數(shù)量，可根據(jù)評審員工作量平均分配評審任務。

（六）專家評審

1. 在線評審

（1）審稿人通過審稿系統(tǒng)訪問稿件，填寫結構化評審表（含評分、意見）。

（2）系統(tǒng)支持多輪（一般為2輪）評審與意見提交。

（3）系統(tǒng)記錄任務完成數(shù)、未完成數(shù)，以及論文評審狀態(tài)。

（七）程序委員會決策

1. 會議討論

（1）學術委員會/程序委員會基于評審結果討論錄用名單，使用系統(tǒng)記錄決策依據(jù)。

（2）初步規(guī)劃議程結構/交流形式（如報告、主旨演講、討論、海報展示）。

（八）評審結果通知作者

1. 自動化通知

（1）通過系統(tǒng)批量發(fā)送決策郵件，附審稿意見與修改要求。

（2）提供終稿提交指南，明確格式與截止日期。

（3）作者根據(jù)意見修改后提交終稿，也有的需要提交全文。

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