研究方法：

《The Event Room Demand Study》的研究方法通過收集和分析來自不同來源的活動注冊和住房數(shù)據(jù)，采用數(shù)據(jù)清洗和假設(shè)設(shè)定來識別和量化活動參與者在主辦方合同預(yù)留房間數(shù)之外的酒店房間預(yù)訂情況。研究首先確定了不需要客房的本地參與者（基于特定距離標(biāo)準(zhǔn)），然后估算了需要住宿的過夜參與者人數(shù)，并考慮了多占用房間的情況，最終通過比較活動產(chǎn)生的總房間需求與實(shí)際預(yù)留房間數(shù)，計算出了主辦方與酒店簽署的房間預(yù)定合用外參會者從其他渠道預(yù)訂房間的比例。這一方法涉及對活動規(guī)模、設(shè)施大小、市場細(xì)分等關(guān)鍵特征的深入分析，以及對不同活動類型和條件下合同外預(yù)訂行為的評估，為行業(yè)提供了一個更全面的活動房間需求度量標(biāo)準(zhǔn)。

研究價值：

主要發(fā)現(xiàn)：

1. 平均超過1/3的房間是主辦方合同外預(yù)訂：

平均而言，超過三分之一的房間是在主辦方預(yù)留的房間數(shù)之外預(yù)訂的。這表明許多參與者基于個人偏好、價格考慮或住宿的便利性和舒適度，選擇自主預(yù)訂住宿，而不是通過主辦方提供的官方渠道。例如，一些參與者可能更傾向于選擇靠近餐飲和娛樂設(shè)施的住宿，或者選擇具有特定設(shè)施的住宿。這對于主辦方而言，減少了傭金收入，也增加了風(fēng)險。

具體而言，-活動規(guī)模、場館大小、活動類型、市場細(xì)分和活動持續(xù)時間等因素影響合同外的預(yù)訂比例。

2. 活動規(guī)模（Size of Event）與合同外預(yù)訂：

活動規(guī)模與合同外房間預(yù)訂的比例呈現(xiàn)相關(guān)性。小型活動（少于1000名參與者）的合同外預(yù)訂比例較低，大約為20%。隨著活動規(guī)模的增加，這一比例顯著上升，對于1000至2500名參與者的活動，合同外預(yù)訂比例可超過35%。然而，這種增長趨勢在活動規(guī)模超過2500名參與者時放緩，當(dāng)活動規(guī)模超過10000名參與者時，合同外預(yù)訂的比例略有下降，這可能是由于大型活動占據(jù)了目的地的大量房間資源，主辦方需要提前預(yù)留更多房間以確保參與者的住宿需求得到滿足。

3. 場館大?。‵acility Size）與合同外預(yù)訂：

活動所在的場館規(guī)模也影響合同外房間的預(yù)訂比例。在大型設(shè)施中舉行的活動，尤其是會議中心活動，通常有更高的合同外房間預(yù)訂比例。這可能與大型設(shè)施所在地區(qū)酒店選擇的多樣性和參與者對住宿便利性的需求有關(guān)。例如，在設(shè)施規(guī)模較小的城市，合同外房間預(yù)訂比例可能較低，因?yàn)閰⑴c者可能更依賴主辦方提供的住宿選項(xiàng)。較小的場館可能只能提供有限的房間選擇，導(dǎo)致合同外預(yù)訂比例較低。相反，較大場館所在城市通常提供更多樣化的住宿選擇，從而可能增加合同外預(yù)訂的比例。例如，使用100-250K平方英尺場館的活動，合同外預(yù)訂比例可能高達(dá)30%。

4. 活動設(shè)施（Event Facility）與合同外預(yù)訂：

活動設(shè)施的類型也與合同外房間預(yù)訂比例有關(guān)。在會議中心舉行的活動與在單一酒店舉行的活動相比，前者有更大的合同外房間預(yù)訂比例。這可能是因?yàn)闀h中心可能吸引更多來自不同地區(qū)的參與者，他們可能更傾向于選擇周邊的多樣化住宿選項(xiàng)。

其實(shí)關(guān)于酒店入住人數(shù)比會議中心高，因?yàn)榫频昱e辦的活動主要是會議類型，會議參會者注重社交，所以住在官方酒店的比例更高，再者是因?yàn)榫频甑呐涮追?wù)更有性價比（編者注）。

5. 活動類型（Market Segments）與合同外預(yù)訂：

不同活動類型的市場細(xì)分的活動顯示出不同的合同外房間預(yù)訂行為。例如，醫(yī)療行業(yè)的活動可能與平均水平相當(dāng)，而體育和娛樂活動可能吸引更多尋求特定住宿體驗(yàn)的參與者，導(dǎo)致合同外預(yù)訂比例較高。特別是多層次營銷（直銷和傳銷類）和體育娛樂活動（2C類活動）的合同外預(yù)訂比例則顯著高于平均水平。這可能與這些活動的參與者更傾向于尋找特定類型的住宿有關(guān)。此外，活動地點(diǎn)的地理位置和參與者對價格的敏感度也可能影響他們的住宿選擇。

6. 更深入分析（More in-depth analysis）：

進(jìn)一步的細(xì)節(jié)還包括了技術(shù)的作用，現(xiàn)代在線預(yù)訂平臺和移動應(yīng)用程序使參與者更容易在合同外找到和預(yù)訂住宿。此外，參與者的個人網(wǎng)絡(luò)和主辦方提供的住宿促銷也可能影響合同外房間預(yù)訂的比例。

報告建議，不應(yīng)將“三分之一規(guī)則”作為所有活動的通用指標(biāo)。通過限制分析到特定的活動特征，可以得到不同的合同外房間預(yù)訂平均比例。例如，當(dāng)分析僅限于酒店內(nèi)舉行的活動時，合同外預(yù)訂比例的增長趨勢與包括會議中心活動時有所不同。這種更細(xì)致的分析有助于主辦方更準(zhǔn)確地預(yù)測和規(guī)劃特定活動的住宿需求。

通過這些詳細(xì)的分析，主辦方可以更準(zhǔn)確地預(yù)測和規(guī)劃活動的住宿需求，優(yōu)化與酒店的協(xié)商策略，并提高參與者的整體滿意度。同時，這也有助于主辦方更全面地評估活動的經(jīng)濟(jì)影響，向利益相關(guān)者提供準(zhǔn)確的信息。

這些發(fā)現(xiàn)對于活動主辦方來說具有重要的實(shí)際意義：