最近，專業(yè)媒體BizBash與會(huì)展技術(shù)公司Stova聯(lián)合發(fā)布了一項(xiàng)白皮書，深入探討了在成本不斷攀升和活動(dòng)策劃復(fù)雜性增加的當(dāng)下背景下，如何通過有效追蹤關(guān)鍵指標(biāo)來確保會(huì)議和活動(dòng)的成功舉辦。文章強(qiáng)調(diào)了準(zhǔn)確測(cè)量數(shù)據(jù)的重要性，這有助于活動(dòng)主辦方洞察受眾參與度、滿意度和活動(dòng)的整體影響，進(jìn)而優(yōu)化策略并證明投資回報(bào)率（ROI）。

• 職業(yè)角色：受訪者中，有25%擔(dān)任高層職位，如創(chuàng)始人、總裁或C級(jí)高管。此外，23%是活動(dòng)總監(jiān)，22.6%是活動(dòng)經(jīng)理，16.3%是活動(dòng)策劃者，這表明大多數(shù)受訪者直接參與日常的活動(dòng)執(zhí)行和管理。

• 行業(yè)分布：受訪者來自不同的行業(yè)，包括公司（34.8%）、協(xié)會(huì)（12.7%）、體驗(yàn)式代理機(jī)構(gòu)（12.2%）、活動(dòng)供應(yīng)商（7.7%）、活動(dòng)技術(shù)公司（6.3%）、目的地（6.8%）和場(chǎng)地（5%）等，這顯示了調(diào)查覆蓋了會(huì)展行業(yè)的廣泛領(lǐng)域。

• 活動(dòng)策劃和預(yù)算：受訪者中有68%負(fù)責(zé)每年10場(chǎng)或更多的活動(dòng)。他們的活動(dòng)預(yù)算規(guī)模也各不相同，從少于25萬美元（28.9%）到超過100萬美元（35.3%）不等。

主要數(shù)據(jù)、觀點(diǎn)或結(jié)論

• 調(diào)查結(jié)果顯示，78.7%的受訪者收集和分析活動(dòng)數(shù)據(jù)的主要目標(biāo)是改善活動(dòng)策劃和執(zhí)行。

• 69.7%的受訪者表示，展示活動(dòng)影響和投資回報(bào)是他們的主要目標(biāo)。

• 出席人數(shù)（74.2%）、參與者反饋調(diào)查結(jié)果（65.6%）、銷售收入（54.8%）和投資回報(bào)（50.7%）是衡量活動(dòng)成功的最常用指標(biāo)。

• 80.5%的受訪者通過活動(dòng)后的調(diào)查收集參與者的反饋和見解。

• 67.4%的受訪者在每次活動(dòng)后分析數(shù)據(jù)并至少進(jìn)行一些調(diào)整。

• 51.8%的受訪者在每次活動(dòng)后向利益相關(guān)者展示數(shù)據(jù)和指標(biāo)。

• 改善活動(dòng)策劃和執(zhí)行：78.7%的受訪者表示，他們收集和分析活動(dòng)數(shù)據(jù)的主要目標(biāo)是為了提高活動(dòng)策劃和執(zhí)行的質(zhì)量。

• 為未來活動(dòng)策略提供信息：74.7%的受訪者強(qiáng)調(diào)數(shù)據(jù)在塑造長期規(guī)劃中的重要性。

• 展示活動(dòng)影響和投資回報(bào)（ROI）：69.7%的受訪者提到，他們的主要目標(biāo)之一是展示活動(dòng)的影響和投資回報(bào)，以證明開支的合理性并驗(yàn)證活動(dòng)的有效性。

• 開發(fā)定向廣告：約18%的受訪者指出，收集活動(dòng)數(shù)據(jù)的一個(gè)主要目標(biāo)是開發(fā)定向廣告，這對(duì)于那些協(xié)調(diào)客戶、潛在客戶和盈利性或協(xié)會(huì)會(huì)議和展覽的組織者尤其有用。

• 出席人數(shù)：74.2%的受訪者追蹤出席人數(shù)，這對(duì)于衡量興趣和參與度至關(guān)重要。

• 參與者反饋調(diào)查結(jié)果：65.6%的受訪者使用參與者的反饋調(diào)查來直接了解與會(huì)者的滿意度和改進(jìn)領(lǐng)域。

• 銷售收入：54.8%的受訪者追蹤銷售收入，這是評(píng)估活動(dòng)財(cái)務(wù)成功的一個(gè)重要指標(biāo)。

• 投資回報(bào)（ROI）：50.7%的受訪者追蹤投資回報(bào)，以評(píng)估活動(dòng)的整體影響。

• 社交媒體參與度：54%的受訪者追蹤社交媒體參與度，這為了解參與者的體驗(yàn)和活動(dòng)的覆蓋范圍提供了更廣泛的視角。

• 潛在客戶生成：43.4%的受訪者追蹤潛在客戶生成情況，這對(duì)于理解活動(dòng)在推動(dòng)業(yè)務(wù)增長和實(shí)現(xiàn)特定營銷目標(biāo)方面的有效性至關(guān)重要。

• 轉(zhuǎn)化率：31.2%的受訪者追蹤轉(zhuǎn)化率，這也是衡量活動(dòng)效果的關(guān)鍵指標(biāo)之一。

總的來說，數(shù)據(jù)采集的目的是為了通過精確的數(shù)據(jù)分析來優(yōu)化活動(dòng)策略，提高活動(dòng)質(zhì)量，并確保活動(dòng)能夠達(dá)到預(yù)期的效果和投資回報(bào)。但是參與者之間的互動(dòng)深度、質(zhì)量、頻度數(shù)據(jù)還沒有獲得足夠的重視?？傮w而言，通過這些數(shù)據(jù)，策劃者可以更好地理解受眾的需求和偏好，從而提升活動(dòng)的整體表現(xiàn)。

• 活動(dòng)管理軟件平臺(tái)（Event Management Software Platform）：好消息是，82.4%的受訪者使用調(diào)查和其他反饋形式，但只有46.6%的策劃者利用他們的活動(dòng)管理軟件平臺(tái)進(jìn)行數(shù)據(jù)分析。這表明平臺(tái)的能力還需要用好用足。

• 會(huì)后調(diào)查（Post-Event Surveys）：80.5%的受訪者表示，他們使用活動(dòng)后的調(diào)查來收集結(jié)構(gòu)化和詳細(xì)的直接反饋。這在個(gè)人數(shù)據(jù)保護(hù)法規(guī)日益重要的當(dāng)下尤為重要。

• 社交媒體監(jiān)控（Social Media Monitoring）：45.3%的受訪者通過監(jiān)控社交媒體來捕獲實(shí)時(shí)反應(yīng)和廣泛受眾的更廣泛情緒，這對(duì)未來的活動(dòng)策劃（如會(huì)議主題、用戶體驗(yàn)等）可能非常有益。

• 現(xiàn)場(chǎng)問卷采集站（On-Site Feedback Stations）：34%的策劃者使用現(xiàn)場(chǎng)反饋站，這為與會(huì)者在活動(dòng)期間提供了立即分享想法的便捷方式，并允許組織者即時(shí)調(diào)整活動(dòng)。

• 焦點(diǎn)小組（Focus Groups）：23.1%的策劃者利用焦點(diǎn)小組來獲取深入的定性見解，這允許更詳細(xì)的討論和對(duì)與會(huì)者觀點(diǎn)的細(xì)致理解。

• 社交媒體分析工具（Social Media Analytics Tools）：43.9%的受訪者使用社交媒體分析工具來收集數(shù)據(jù)。

• 客戶關(guān)系管理（CRM）平臺(tái)：36.2%的受訪者使用CRM平臺(tái)來跟蹤和分析數(shù)據(jù)。

• 其他方法：包括利用先進(jìn)的報(bào)告工具和人工智能的強(qiáng)大數(shù)據(jù)分析能力來識(shí)別可能未立即顯現(xiàn)的模式和趨勢(shì)。

• 成本上升對(duì)預(yù)算的影響：63.8%的受訪者報(bào)告稱，2024年他們的總體預(yù)算有所增加，這反映了成本上升對(duì)活動(dòng)預(yù)算的直接影響。

• 預(yù)算增減的差異性：盡管大部分受訪者經(jīng)歷了預(yù)算增加，但也有36.2%的受訪者指出他們的總預(yù)算實(shí)際上減少了，這表明不同組織和行業(yè)領(lǐng)域面臨的財(cái)務(wù)壓力存在差異。

• 技術(shù)成本上升導(dǎo)致考慮虛擬活動(dòng)：由于現(xiàn)場(chǎng)視聽和制作技術(shù)成本的顯著增加，一些策劃者考慮將活動(dòng)轉(zhuǎn)為虛擬形式，盡管高質(zhì)量的虛擬體驗(yàn)也伴隨著高成本。

• 數(shù)據(jù)分析對(duì)預(yù)算增加的貢獻(xiàn)：41.8%的受訪者認(rèn)為，預(yù)算增加歸因于有效的數(shù)據(jù)收集、分析和報(bào)告工作。這強(qiáng)調(diào)了利用數(shù)據(jù)展示活動(dòng)價(jià)值是確保必要資金的重要性。

• 數(shù)據(jù)分析與預(yù)算調(diào)整的關(guān)聯(lián)：大多數(shù)受訪者（67.4%）在每次活動(dòng)后分析數(shù)據(jù)并至少進(jìn)行一些調(diào)整，這表明數(shù)據(jù)分析對(duì)于優(yōu)化活動(dòng)預(yù)算分配和提高資源使用效率具有重要作用。

• 數(shù)據(jù)展示的頻率：51.8%的受訪者在每次活動(dòng)后向利益相關(guān)者展示數(shù)據(jù)和指標(biāo)，而20.8%的受訪者則按季度展示，這表明定期的數(shù)據(jù)回顧和溝通是常見的做法。

• 展示ROI的挑戰(zhàn)：最大的挑戰(zhàn)之一是向利益相關(guān)者展示具體的ROI數(shù)字，因?yàn)槎喾N因素可能影響廣泛的ROI計(jì)算。

• 替代方案 - 目標(biāo)回報(bào)（ROO）：鑒于ROI計(jì)算的復(fù)雜性，提出了使用目標(biāo)回報(bào)（ROO）作為替代方案，特別是在可以進(jìn)行參與者的前后測(cè)試時(shí)。利益相關(guān)者可以根據(jù)ROO計(jì)算，結(jié)合他們對(duì)會(huì)議范圍之外因素的了解和考慮，自行估計(jì)財(cái)務(wù)影響。

• 活動(dòng)策劃團(tuán)隊(duì)和他們的執(zhí)行利益相關(guān)者需要使用正確的工具追蹤正確的活動(dòng)指標(biāo)，以應(yīng)對(duì)財(cái)務(wù)壓力。

• 通過利用現(xiàn)有數(shù)字會(huì)展管理平臺(tái)的全部功能，策劃者可以收集和分析更深入、更精確的數(shù)據(jù)，從而提升活動(dòng)質(zhì)量和效果，但是平臺(tái)數(shù)據(jù)還沒有用好用足，還沒有榨干渣凈。

• 詳細(xì)的活動(dòng)數(shù)據(jù)結(jié)果展示可以成為確保更多預(yù)算和財(cái)務(wù)報(bào)賬的催化劑。

• 即使成本上升，通過先進(jìn)的數(shù)據(jù)收集方法，可以證明開支的合理性并優(yōu)化活動(dòng)策略。

• 活動(dòng)ROI的展示通常側(cè)重于出席人數(shù)、銷售收入、參與者反饋趨勢(shì)和大致的財(cái)務(wù)回報(bào)，而參與者之間的互動(dòng)(engagement)、社交媒體參與度的關(guān)注度還有待提高。

在不斷變化的市場(chǎng)環(huán)境中，如何利用數(shù)據(jù)來優(yōu)化活動(dòng)策劃、執(zhí)行和評(píng)估，以及如何更有效地與利益相關(guān)者溝通活動(dòng)的價(jià)值？數(shù)據(jù)分析的作用越來越重要，甚至是獲取活動(dòng)預(yù)算的關(guān)鍵。