幾乎所有會議都離不開“注冊報名”的環(huán)節(jié)，注冊報名是收集信息的過程，也是合理規(guī)劃會議安排的重要依據(jù)。在信息化技術(shù)不斷發(fā)展的今天，注冊報名越來越倚重電子會議系統(tǒng)，而會議主辦方可能會遇到這類問題：

● 收集的信息不足，需要二次填寫

● 未設(shè)置審核環(huán)節(jié)，大量無關(guān)人員報名

● 不同類型的人員信息混雜，后期處理工作量大

● 會議分為主論壇、分論壇，統(tǒng)計不清具體活動參會嘉賓的信息

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作為31會議的保留項目，每周三開展數(shù)字會展的科普安利，希望我們的用戶和潛在用戶熟悉我們的產(chǎn)品，服務(wù)好自己的會議活動，為參會嘉賓提供一流的體驗。本周的培訓(xùn)主題是會議注冊報名場景與會議系統(tǒng)的適配，講解如何利用31會議系統(tǒng)，適配不同會議場景中的需求，幫助會議主辦方提升管理會議的效率。

下面跟隨小編的腳步，一起來看看本周培訓(xùn)中針對常見的8種注冊報名場景的要點吧！

01會議免費，無門檻參會的報名

需要收集參會者信息的免費會議，是十分常見的類型。主辦方需要在后臺設(shè)置相應(yīng)的流程，以確保信息收集的準確度。

對于主辦方來說，需要進行以下步驟：

Step1：設(shè)置免費門票，可基于不同參會權(quán)益設(shè)置多種門票。

Step2：配置表單，即設(shè)置好需要收集的信息條目，合理安排單、多選，以及圖片、文件上傳等功能。

Step3：設(shè)置報名提醒，可選擇郵件、短信、公眾號等多種通知形式。

Step4：通知發(fā)送，向報名者發(fā)送電子票鏈接、報名成功通知、參會提醒等。

對于此類會議，參會嘉賓的報名流程通常是：進入微網(wǎng)站，選擇門票，填寫報名信息，報名成功，收到報名成功通知。

02會議免費，需審核才能參會的報名

審核報名者身份是會議注冊報名的重要環(huán)節(jié)。主辦方在選擇會議系統(tǒng)時，需要完成以下操作，來適配前臺的需求：

Step1：設(shè)置門票，基于不同參會身份設(shè)置多張門票，并開啟購票審核。

Step2：配置表單，設(shè)置需要填寫的檔目。

Step3：設(shè)置審核流程，告知參會嘉賓審核環(huán)節(jié)的進展情況。

Step4：后臺審核，篩選通過與不通過的報名者。

Step5：通知發(fā)送，包括等待審核通知、審核通過/不通過通知、報名成功通知等。

后臺審核

參會嘉賓報名的流程通常是：填寫報名信息，等待審核，經(jīng)過后臺審核后，收到審核通過或不通過的通知。

03會議收費，名單收集與會務(wù)費的收取

收費會議在注冊報名時增加了費用收取這一環(huán)節(jié)，對于會議主辦方而言，在后臺管理增加了付款方式與發(fā)票管理等環(huán)節(jié)。

Step1：設(shè)置收費門票，不同門票設(shè)置不同價位

Step2：配置表單，包含手機號、日期等內(nèi)容

Step3：設(shè)置收款方式，包括微信、支付寶、云閃付等

Step4：發(fā)票管理，包括發(fā)票領(lǐng)取方式，發(fā)票內(nèi)容，發(fā)票狀態(tài)等

Step5：設(shè)置報名提醒，包括報名成功提醒、待付款提醒、退款信息等

Step6：通知發(fā)送，包括催款通知，報名成功通知，電子票等

發(fā)送催款通知

發(fā)票管理

參會嘉賓在填寫報名信息，支付費用，填寫發(fā)票信息之后報名成功，并收到報名成功通知。

04參會嘉賓有多類，針對每類人群采集不同的報名信息

這種情況下，會議主辦方需要在系統(tǒng)中對報名者進行分類篩選，并為其打造不同的信息表單與門票，從而達到有效區(qū)分參會人員的目的。

Step1：梳理不同參會身份，基于不同參會身份設(shè)置多張門票

Step2：配置表單

Step3：設(shè)置門票規(guī)則，不同門票設(shè)置不同字段，不同人群專屬報名表

Step4：設(shè)置個人中心，參會嘉賓可通過個人中心完成發(fā)票申請、信息修改、行程填寫等操作

Step5： 報名成功提醒

Step6：通知發(fā)送，為不同人群設(shè)置專屬通知

門票規(guī)則

專屬通知

不同類別的參會嘉賓可以選擇相應(yīng)的門票類型進行購買：

05收集參會嘉賓的報名+接待信息

接待環(huán)節(jié)是會議組織中的重要內(nèi)容，在報名時完成接待信息收集，可以大大提升安排效率。參會嘉賓需在報名時填寫否需要接待等內(nèi)容，并收到接待信息的提醒。

主辦方可通過個人中心，完成接待信息的收集和傳達。

Step1：收集門票與表單

Step2：收集接待信息，可通過嘉賓在線填寫、導(dǎo)入、同步會議信息等方式整理接待信息

Step3：分配接待資源，接待員從后臺查看信息，并分配接待員、車輛、酒店、班車等。

Step4：來程接機，嘉賓告知姓名或手機號，接待人員通過小程序可識別該嘉賓，完成來程接機確認

Step5：嘉賓酒店報道,嘉賓在酒店報到臺告知姓名、手機號，接待人員可識別嘉賓酒店入住信息，完成酒店入住確認

Step6：返程嘉賓送機，在送機車輛上，嘉賓告知姓名或手機號可完成送機確認

接待信息概覽

接待員管理端

對于參會嘉賓而言，可以選擇是否需要接待，進入個人中心查看相關(guān)接待信息：

06收集參會嘉賓的報名+收費晚宴/購買紀念品的場景

紀念品是會議宣傳的重要載體，越來越多的會展開始推出相關(guān)紀念品。在有收費晚宴、購買紀念品需求的會議當中，主辦方需要在系統(tǒng)中，根據(jù)門票情況篩選參會人，并提供相關(guān)商品及付費的信息。

Step1：設(shè)置門票與表單

Step2：配置商品

Step3：設(shè)置門票規(guī)則，不同商品門票不同商品內(nèi)容

Step4：參會嘉賓管理，根據(jù)商品信息篩選參會嘉賓

Step5：個人中心，報名者可修改商品信息

Step6：通知發(fā)送，確認商品信息，若支持更改可插入個人中心鏈接

多種門票設(shè)置

多種篩選條件

對于參會嘉賓而言，選擇含有商品的門票進行相應(yīng)的參會報名和購買：

07參會者需注冊之后方可報名的大會+參會者個人中心

當參會嘉賓需要在系統(tǒng)中注冊后進行報名時，主辦方需要在系統(tǒng)中設(shè)置相關(guān)環(huán)節(jié)，并配置個人中心功能，以方便收集和傳達相關(guān)信息。

Step1：登錄注冊

Step2：設(shè)置門票規(guī)則

Step3：配置報名表單

Step4：參會嘉賓進入個人中心查看電子票等信息

08會議有主論壇+分論壇，與會者自由選擇參加

當會議有主論壇、分論壇且參與人員不同時，需要主辦方在系統(tǒng)中為報名者提供選擇的渠道。參會嘉賓可自主選擇參與的論壇，填寫相關(guān)信息，并通過個人中心查看日程安排等相關(guān)內(nèi)容。

Step1：創(chuàng)建主會+分會

Step2：配置報名流程+表單

Step3：設(shè)置報名提醒

Step4：設(shè)置個人中心，包括參會信息、論壇日程、發(fā)票申請等

Step5：參會人管理，根據(jù)不同論壇篩選參會人，并收集、導(dǎo)出信息

Step6：通知發(fā)送，向參會嘉賓提供其參與的論壇開啟提醒

大會同期會選擇

參會嘉賓選擇對應(yīng)要參加的分論壇，進行報名：

注冊報名是組織會議必不可少的環(huán)節(jié)，高效便捷的會議系統(tǒng)，可以幫助主辦方順利完成注冊報名的過程，大大提升會議組織的效率。要最大程度發(fā)揮會議系統(tǒng)的能量，關(guān)鍵是設(shè)定適合會議場景的系統(tǒng)。本次培訓(xùn)講述了會議系統(tǒng)適配會議注冊報名的8種場景，會議主辦方可根據(jù)自己的需要，選擇合適的會議系統(tǒng)設(shè)定，最大程度方便主辦方和參會嘉賓，讓數(shù)字化技術(shù)成為會展組織的得力助手。

怎么樣，我們的輕會培訓(xùn)是不是干貨滿滿呢？下周會繼續(xù)開啟培訓(xùn)分享，詳細安排后續(xù)通知，歡迎參加、歡迎推薦！