你真的會(huì)用邀請(qǐng)函嗎？一旦學(xué)會(huì)使用這個(gè)功能，會(huì)議邀約和觀眾招募立馬開掛，95%的主辦已用了很多年了！來(lái)，跟我解鎖邀請(qǐng)函的高效用法吧~

1、什么是邀請(qǐng)函？

邀請(qǐng)函是指在會(huì)展活動(dòng)的營(yíng)銷推廣階段，主辦方可以自主、個(gè)性化地設(shè)置帶有二維碼的邀請(qǐng)函，并通過郵件、社交平臺(tái)等方式進(jìn)行1對(duì)1定向邀請(qǐng)?zhí)囟ㄈ藛T參會(huì)、觀展，或直接群發(fā)、分享邀請(qǐng)函的形式邀請(qǐng)潛在參會(huì)和觀展對(duì)象掃描邀請(qǐng)函上的二維碼進(jìn)行注冊(cè)報(bào)名。
除了主辦方自己使用之外，還可以將邀請(qǐng)函功能授予展商、展團(tuán)、觀眾、觀眾團(tuán)，發(fā)動(dòng)更多的群體幫助自己實(shí)現(xiàn)擴(kuò)邀。系統(tǒng)會(huì)對(duì)邀約渠道的邀約結(jié)果和數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄和統(tǒng)計(jì)，對(duì)效果進(jìn)行激勵(lì)，對(duì)營(yíng)銷策略進(jìn)行調(diào)整。

2、為什么要使用邀請(qǐng)函？

 邀請(qǐng)函的本質(zhì)是一個(gè)營(yíng)銷策略組合（Marketing Mix），即包含了本次活動(dòng)的核心信息（Product）、價(jià)格（Price）、促銷和優(yōu)惠（promotion）、邀請(qǐng)載體和渠道（Place）、邀請(qǐng)人及l(fā)ogo（Personnel）、報(bào)名流程（process）、歡迎參會(huì)的真誠(chéng)（Persuasion）。

對(duì)于主辦方而言

● 可以發(fā)揮自己和外部的各方力量進(jìn)行展會(huì)擴(kuò)邀，通過多種渠道、多種方式邀請(qǐng)更多的參會(huì)者和觀眾參會(huì)、觀展。

● 可以與優(yōu)惠碼綁定，以更優(yōu)惠的價(jià)格邀請(qǐng)潛在展會(huì)觀眾和參會(huì)人。

● 主辦方可以查看每一張邀請(qǐng)函下載海報(bào)的次數(shù)、分享次數(shù)、pv、uv、成功邀請(qǐng)參會(huì)人數(shù)等，用于調(diào)整營(yíng)銷的策略。

● 主辦方可以統(tǒng)計(jì)每個(gè)邀請(qǐng)渠道的轉(zhuǎn)化效果，方便對(duì)邀請(qǐng)績(jī)效進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)?？刹榭词苎麉?huì)人的明細(xì)。

對(duì)于展商、觀眾、參會(huì)人群體而言

● 可以獲得自己的專屬邀請(qǐng)函，比如對(duì)于展商而言，可以加入企業(yè)的logo、企業(yè)信息和展位號(hào)，邀請(qǐng)客戶到場(chǎng)。

● 邀請(qǐng)函簡(jiǎn)單易用，可以一鍵轉(zhuǎn)發(fā)完成邀約。

● 邀請(qǐng)函可與優(yōu)惠碼進(jìn)行綁定，便于吸引更多人（自己的朋友和客戶）參會(huì)、觀展。

3、誰(shuí)能使用邀請(qǐng)函？

● 在會(huì)議場(chǎng)景下，主辦方和參會(huì)人可以使用邀請(qǐng)函功能，方便邀請(qǐng)更多人注冊(cè)參會(huì)。

● 在展覽場(chǎng)景下，除了主辦方之外，展商、展團(tuán)、觀眾和觀眾團(tuán)體也可以使用邀請(qǐng)函邀請(qǐng)潛在觀眾報(bào)名觀展。作為主辦方，還有更多的邀請(qǐng)?zhí)貦?quán)，比如，除了邀請(qǐng)參會(huì)者和觀眾之外，還可以分別對(duì)展商、演講人、VIP、媒體等不同的會(huì)展群體發(fā)送注冊(cè)報(bào)名邀請(qǐng)函。

4、如何制作一個(gè)邀請(qǐng)函？

以主辦方為例，只需要以下4步可以制作并分發(fā)邀請(qǐng)函。

第一步，可以主辦方工作平臺(tái)的邀約營(yíng)銷->邀請(qǐng)函->我的邀請(qǐng)函，點(diǎn)擊【新建邀請(qǐng)函】

第二步，按頁(yè)面提示，填寫邀請(qǐng)函內(nèi)容

· 系統(tǒng)有多個(gè)邀請(qǐng)函模板可供使用，也可將常用的內(nèi)容保存為模板，方便未來(lái)快捷創(chuàng)建。

· “跳轉(zhuǎn)報(bào)名”是指收到邀請(qǐng)函的嘉賓（被邀請(qǐng)人）掃碼后會(huì)進(jìn)入報(bào)名頁(yè)面，例如可以指定跳轉(zhuǎn)到VIP報(bào)名頁(yè)面，從而與被邀請(qǐng)人的身份類別保持一致。

· 設(shè)置邀請(qǐng)函的Banner圖片、抬頭、內(nèi)容后，點(diǎn)擊保存，系統(tǒng)可生成圖片版本、html在線版本的邀請(qǐng)函，可在右側(cè)預(yù)覽內(nèi)容。

第三步，可以選擇下載jpg/pdf線下分發(fā)、復(fù)制url地址在線分享、微信分享、發(fā)送短信郵件等。

第四步，發(fā)送邀請(qǐng)之后，可以在列表中查看邀請(qǐng)的結(jié)果，可以跳轉(zhuǎn)查看具體報(bào)名的參會(huì)人明細(xì)。

5、邀請(qǐng)函還有哪些功能？

● 主辦方可以設(shè)置通過該邀請(qǐng)函報(bào)名的嘉賓可以選擇的同期會(huì)/可購(gòu)買的項(xiàng)目的范圍。

● 主辦方可以設(shè)置本邀請(qǐng)函報(bào)名的有效時(shí)間，不在有效時(shí)間內(nèi)，無(wú)法進(jìn)行報(bào)名。

● 主辦方可以設(shè)置通過本邀請(qǐng)函允許報(bào)名的人數(shù)。

● 主辦方可以設(shè)置通過邀請(qǐng)函報(bào)名的嘉賓是否可以跳過審核流程。

● 主辦方可以設(shè)置通過該邀請(qǐng)函報(bào)名的嘉賓，被自動(dòng)打上預(yù)先設(shè)置好的標(biāo)簽。常見如：接待標(biāo)準(zhǔn)、餐飲標(biāo)準(zhǔn)等。

● 不同的邀賓組成員各自管理、查看自己的嘉賓數(shù)據(jù)。

● 主辦方可以將優(yōu)惠價(jià)格與邀請(qǐng)函進(jìn)行綁定。

● 邀請(qǐng)函可以配置邀請(qǐng)人的個(gè)人頭像?！?br/>

6、邀請(qǐng)函有哪些使用場(chǎng)景？

場(chǎng)景1：主辦方向特定嘉賓發(fā)送定向邀請(qǐng)函

在這種情況下，主辦方必須“心里有數(shù)”，也就是說需要提前將需要邀請(qǐng)的嘉賓名單導(dǎo)入到DBMS（觀眾數(shù)據(jù)系統(tǒng)）中，并設(shè)置好篩選標(biāo)簽，在發(fā)送的時(shí)候可以選擇需要發(fā)送邀請(qǐng)函的人員名單。如果是針對(duì)一個(gè)公司進(jìn)行定向邀請(qǐng)，還可以設(shè)置該邀請(qǐng)函的報(bào)名人數(shù)。

場(chǎng)景2：主辦方向潛在嘉賓發(fā)送邀請(qǐng)函

這種場(chǎng)景也稱為非定向邀請(qǐng)，即主辦方將邀請(qǐng)函通過社交媒體分享、通過郵件和社交媒體群發(fā)邀請(qǐng)函，吸引潛在感興趣的觀眾和參會(huì)者報(bào)名參會(huì)。

場(chǎng)景3：將邀請(qǐng)函用作渠道

當(dāng)主辦方需要記錄每一張邀請(qǐng)函所帶來(lái)的的注冊(cè)報(bào)名數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化，并對(duì)邀請(qǐng)人或分發(fā)邀請(qǐng)函的媒體渠道的最終邀請(qǐng)結(jié)果（轉(zhuǎn)化為注冊(cè)報(bào)名的數(shù)量）進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)的時(shí)候，每一張邀請(qǐng)函（邀請(qǐng)人或媒體）就是一個(gè)邀請(qǐng)渠道（渠道可以是主辦方內(nèi)部人員，也可以是外部第三方，也可以是第三方媒體，如網(wǎng)站、廣告等），系統(tǒng)可以統(tǒng)計(jì)通過該渠道而來(lái)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，根據(jù)相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)轉(zhuǎn)化數(shù)據(jù)進(jìn)行激勵(lì)。

場(chǎng)景4：邀請(qǐng)團(tuán)體注冊(cè)、展商注冊(cè)、展團(tuán)注冊(cè)

對(duì)于主辦方而言，除了通過邀請(qǐng)函向參會(huì)人和觀眾進(jìn)行邀請(qǐng)之外，還可以面向展商、展團(tuán)、觀眾團(tuán)、參會(huì)團(tuán)等不同的軀體進(jìn)行邀約。在新建邀請(qǐng)函時(shí)只需要確保邀請(qǐng)函跳轉(zhuǎn)的報(bào)名鏈接地址與被邀請(qǐng)人的身份保持一致，也就是說，當(dāng)你要邀請(qǐng)團(tuán)體，那么與邀請(qǐng)函綁定的連接必然是團(tuán)體的注冊(cè)鏈接。

場(chǎng)景5：擴(kuò)邀（通過展商和觀眾群體邀請(qǐng)觀眾）

在這種情況下，可以發(fā)動(dòng)已經(jīng)注冊(cè)報(bào)名的展商、展團(tuán)、觀眾、觀眾團(tuán)、參會(huì)人的力量，通過他們的力量來(lái)邀請(qǐng)更多的觀眾和參會(huì)人。在這種場(chǎng)景下，依然是主辦方創(chuàng)建海報(bào)，開放給指定的邀請(qǐng)人（比如，展商、展團(tuán)、觀眾、觀眾團(tuán)、參會(huì)人），邀請(qǐng)人登錄后可在其個(gè)人中心里看到這張邀請(qǐng)函。

主辦方可在邀請(qǐng)人的個(gè)人中心里的說明積分激勵(lì)政策、使用方法等。邀請(qǐng)人可以復(fù)制邀請(qǐng)函url地址并分發(fā)出去；或者選擇下載海報(bào)圖片，通過圖片的形式進(jìn)行傳播，邀請(qǐng)他人參會(huì)。邀請(qǐng)人可以看到自己邀請(qǐng)的成果，包括成功邀請(qǐng)的人數(shù)、邀請(qǐng)人員詳細(xì)名單等。

場(chǎng)景6：優(yōu)惠碼綁定邀請(qǐng)函

為了向受邀人表示感謝和優(yōu)惠參會(huì)，主辦方可以通過將邀請(qǐng)函與優(yōu)惠進(jìn)行保定，具體而言是首先創(chuàng)建優(yōu)惠碼并將優(yōu)惠碼與邀請(qǐng)函進(jìn)行綁定，綁定好之后，邀請(qǐng)人可以分享邀請(qǐng)函、復(fù)制url地址、下載邀請(qǐng)函分享給參會(huì)人，或者通過短信郵件發(fā)送給參會(huì)人。參會(huì)人通過帶優(yōu)惠的邀請(qǐng)函的鏈接進(jìn)入報(bào)名時(shí)，可直接享受優(yōu)惠價(jià)。

可喜的是，優(yōu)惠碼不僅可用于主辦方的邀請(qǐng)，也可以開放給展商、展團(tuán)、觀眾、參會(huì)人作為邀請(qǐng)人的時(shí)候以優(yōu)惠條件開展邀請(qǐng)。主辦方可以通過這種方式，鼓勵(lì)更多的會(huì)展的參與群體參與擴(kuò)邀。同時(shí)，主辦方可以查看最終是哪些參會(huì)人領(lǐng)取了優(yōu)惠，在主辦方的擴(kuò)邀統(tǒng)計(jì)報(bào)告中，也會(huì)包含優(yōu)惠碼任務(wù)邀請(qǐng)而來(lái)的參會(huì)人數(shù)據(jù)。

7、如何提高邀請(qǐng)函的效果？

● 個(gè)性化內(nèi)容：根據(jù)不同的受眾群體，定制邀請(qǐng)函的內(nèi)容和設(shè)計(jì)，綁定特定人群的注冊(cè)報(bào)名鏈接，使其更加吸引人。

● 可信的表達(dá)：還可以嘗試將邀請(qǐng)人自己的頭像設(shè)置為邀請(qǐng)函的封面。

● 強(qiáng)調(diào)價(jià)值：在邀請(qǐng)函中清晰地突出活動(dòng)的獨(dú)特價(jià)值和吸引點(diǎn)，讓受眾感到參加活動(dòng)的必要性和收益。

● 創(chuàng)造緊迫感：設(shè)定限時(shí)優(yōu)惠或早鳥注冊(cè)獎(jiǎng)勵(lì)，激發(fā)受眾盡快行動(dòng)的欲望。

● 多渠道社交分享：支持邀請(qǐng)函以多種格式和形式以群發(fā)、社交分享的方式傳播，鼓勵(lì)邀請(qǐng)人將邀請(qǐng)函分享給他們的朋友和同事，擴(kuò)大活動(dòng)的影響力。

● 跟蹤反饋：通過跟蹤邀請(qǐng)函的轉(zhuǎn)化率和參會(huì)人數(shù)，及時(shí)調(diào)整和改進(jìn)邀請(qǐng)函的策略和效果

● 獎(jiǎng)勵(lì)轉(zhuǎn)化率：對(duì)成功邀請(qǐng)的結(jié)果進(jìn)行直接和有效的激勵(lì)。

8、邀請(qǐng)函的注意事項(xiàng)

● 目標(biāo)受眾明確：在發(fā)送邀請(qǐng)函之前，確保你明確了目標(biāo)受眾，以便針對(duì)性地發(fā)送邀請(qǐng)函。

● 渠道選擇合理：選擇適合目標(biāo)受眾的邀請(qǐng)人作為渠道進(jìn)行邀請(qǐng)函的發(fā)送，例如利用展商邀請(qǐng)其客戶觀展，就自動(dòng)轉(zhuǎn)化為高質(zhì)量的觀眾。

● 內(nèi)容簡(jiǎn)潔明了：邀請(qǐng)函的內(nèi)容要簡(jiǎn)潔明了，突出活動(dòng)的關(guān)鍵信息和價(jià)值，讓受眾一目了然。● 圖片和設(shè)計(jì)優(yōu)化：使用高質(zhì)量的圖片和吸引人的設(shè)計(jì)元素，增加邀請(qǐng)函的吸引力。

● 及時(shí)回復(fù)和跟進(jìn)：對(duì)于收到邀請(qǐng)函的受眾，及時(shí)回復(fù)并跟進(jìn)他們的注冊(cè)情況，提供必要的支持和信息，因?yàn)橛袝r(shí)候僅靠一張邀請(qǐng)函也不是萬(wàn)能的。

通過合理利用邀請(qǐng)函功能，主辦方可以更加高效地邀請(qǐng)潛在參會(huì)者和觀眾參加會(huì)展活動(dòng)，提升活動(dòng)的影響力和參與度。記住以上的技巧和注意事項(xiàng)，祝你成功！