隨著高規(guī)格國際會議、政府大會、品牌展會活動的舉辦越來越頻繁，管理正式代表之外的隨行人員成為一個重要的服務(wù)內(nèi)容。隨行人員是指陪同參會代表一起參會、觀展，但通常不享有與正式參會代表和VIP完全同等權(quán)利和待遇的人員。他們在會展活動中扮演著重要的輔助和支持角色。鑒于隨行人員的管理對提升主辦方服務(wù)能級十分重要，31大會易和展覽云新增了隨行人員管理的五大功能，讓隨行無憂，一起來了解吧~

什么是隨行人員/為什么會有隨行人員？

根據(jù)國家標(biāo)準(zhǔn)《會議分類和術(shù)語》，隨行人員（accompanying person; accompany guest）又稱為陪同人員，指的是陪同參會代表一起參會，但通常不享有與參會代表完全同等權(quán)利和待遇的人員。

政府大會和國際大會中的隨行人員

在政府大會以及國際政府組織大會中，隨正式參會者一起隨行的人員通常指的是正式代表以外的支持性角色，主要分為以下幾類:

1. 秘書和助理：隨行人員負責(zé)協(xié)助正式代表處理日程安排、文件材料等事務(wù)性工作，為代表團的工作提供重要支持。

2. 翻譯：為不諳當(dāng)?shù)卣Z言的代表提供即時翻譯服務(wù)，確保信息傳遞的順暢。

3. 保安：保安人員負責(zé)代表團成員的人身安全，確保參會代表的安全。

4. 司機/后勤：后勤人員負責(zé)處理代表團的接待、住宿、餐飲等后勤事宜，為代表提供便利。

5. 新聞發(fā)言人：新聞發(fā)言人作為代表團對外的新聞聯(lián)絡(luò)人員，負責(zé)媒體溝通。

6. 顧問參謀：參謀人員提供專業(yè)建議和政策支持，協(xié)助代表做決策。

國際學(xué)術(shù)大會中的隨行人員

在國際學(xué)術(shù)會議和國際協(xié)會會議之中，隨行人員也稱為陪同人員（accompany person或accompany guest），通常為正式參會代表的家屬，包括配偶和子女。因為在國際學(xué)術(shù)大會中，西方有學(xué)術(shù)休假的傳統(tǒng)，參加國際學(xué)術(shù)會議對學(xué)者來說，既是工作也是休假，參加國際學(xué)術(shù)交流的時候攜帶家屬一起參會，可以將會議出差、家庭團聚和度假完美結(jié)合，充分利用時間。

會議期間，家屬可以參加主辦方專門為陪同人員安排的社交活動、一日游等活動，讓陪同人員更好的體驗會議舉辦地的城市文化。家屬和子女作為隨行人員，不參加正式大會，但是可以視情況參加大會主辦方安排的相關(guān)歡迎晚宴、招待酒會，或給隨行人員安排的專屬活動（比如，晚宴、旅游和專屬考察活動，稱為guest programme或spouse programme），這些活動的注冊費與正式代表不一樣，需要單獨的注冊并付費。

展會中的隨行人員

除了常見的高規(guī)格政府大會、國際會議之外。隨著會和展的一體化，特別是展會期間有高規(guī)格的開閉幕式、行業(yè)高峰論壇、買家考察、VIP巡展等系列活動，因此隨行人員也會在展覽項活動中出現(xiàn)。我們本期新增的隨行人員管理也同樣適用于展覽中VIP觀眾在觀展、參會期間的隨行人員管理。

隨行人員與正式代表有什么不同？

雖然隨行人員在會展項目，特別是會議中發(fā)揮著重要的角色，但他們與正式代表之間存在明顯的區(qū)別：

1. 參與程度不同：隨行人員不直接參與會議談判和決策，而是在后臺提供協(xié)助和服務(wù)，而正式代表擁有在會議上的發(fā)言權(quán)和表決權(quán)。

2. 注冊和費用不同：隨行人員的注冊費常常比代表注冊費低，并且需要與代表綁定注冊，不能獨立注冊參會。

3. 會議席位和席卡不同：隨行人員的會議席位和席卡上會注明角色，如“assistant”，在會場席位也常與代表分開。

4. 參加會議的資格不同：隨行人員一般不參加正式代表的所有會議或閉門會議，不具備商務(wù)洽談的資格。

5. 福利待遇不同：隨行人員可能不享受代表的部分交通接送、商務(wù)娛樂等福利待遇。

（注：以上區(qū)別僅為示例，在不同活動類型中，視主辦方的禮遇有所不同）

隨行人員為什么需要單獨管理？

由于隨行人員與正式代表具有不同的需求和參會待遇，參會的權(quán)益和地位也不一樣。此外，隨行人員也不是獨立的參會者，而是必須與某一位正式代表身份進行關(guān)聯(lián)的參會人員，所以隨行人員必須與主參會人綁定注冊，不能單獨注冊。因此，對于大型政府大會、國際大會、國際學(xué)術(shù)會議的主辦方來說，單獨管理隨行人員是必不可少的。在隨行人員注冊時，需要填寫與之對應(yīng)的代表的關(guān)系，并支付相應(yīng)的特別的注冊費用。

31大會易新增隨行人員管理的五大功能

我們已經(jīng)詳細介紹了上述隨行人員參會的特殊需求和場景，為了更好地滿足大會主辦方對不同場景下隨行人員管理和服務(wù)的需求，31大會易在本次更新中新增了五大功能：

1. 個性化注冊字段：主辦方可單獨為隨行人員設(shè)置信息收集表單，當(dāng)主參會人為其隨行人員注冊時可以填寫與自己的關(guān)系，如助理、秘書、翻譯、配偶、子女等角色，實現(xiàn)對隨行人員個性化角色信息記錄。

2. 折扣注冊費：隨行人員的活動權(quán)限和注冊費與參會人可能有區(qū)別，主辦方可以為隨行人員設(shè)置不同等級的注冊費用/票種類型，方便陪同人員費用的個性化管理。當(dāng)隨行人員有多類時，也支持設(shè)置相應(yīng)的不用費用。

3. 綁定注冊日程：主辦方可以為隨行人員單獨設(shè)置允許隨行人員可參與的同期活動、日程的范圍，從而實現(xiàn)對隨行人員角色、權(quán)限的管理。

4. 角色標(biāo)識：參會人管理列表會自動記錄隨行人員的身份，方便主辦方在會議席位和名牌上將注明隨行人員的角色，使其在會場中容易被辨認和管理。

5. 靈活行程規(guī)劃：隨行人員可以根據(jù)需要靈活安排行程，不必全程跟隨代表，提升參會體驗。

對于主辦方而言：新增的上述功能幫助主辦方

• 對隨行人員進行更高效的管理（解決隨行人員注冊管理一體化管理和識別）

• 管理隨行人員個性化的需求服務(wù)（參會日程、活動類別等）

• 收取特別的費用（實現(xiàn)有差別的費用管理）

其他更新

除了隨行人員管理的五大功能，31大會易還進行了其他多項更新，包括新增了港澳通行證號等個性化字段信息，進一步提升用戶的注冊體驗。

隨行人員的管理對于會議的順利進行至關(guān)重要。通過31大會易新增的五大功能，大會和展覽的主辦方可以更好地管理隨行人員，為參會代表及其隨行人員提供優(yōu)質(zhì)的參會、觀展、參展體驗。趕緊用起來吧，讓隨行人員的管理變得更加高效、便捷，助力展會活動取得更大的成功！