邀約管理是指會(huì)展活動(dòng)的主辦方為了吸引更多的參與人員注冊(cè)報(bào)名成為會(huì)議的參會(huì)人或展會(huì)的觀眾，通過發(fā)動(dòng)員工、合作伙伴、展商、贊助商、觀眾、商協(xié)會(huì)、代理機(jī)構(gòu)、展團(tuán)、交易團(tuán)等各類團(tuán)隊(duì)和個(gè)人邀請(qǐng)自己的客戶、朋友、合作伙伴注冊(cè)成為大會(huì)的參會(huì)代表或展會(huì)的觀眾，并對(duì)全過程進(jìn)行精細(xì)化、過程化、數(shù)據(jù)化管理的行為。

邀約的分類：

按照被邀請(qǐng)對(duì)象是否是特定人員分為定向邀約和非定向邀約。

定向邀約：即邀請(qǐng)人直接向特定的嘉賓發(fā)送自帶參數(shù)的特定的注冊(cè)邀請(qǐng)碼、邀請(qǐng)鏈接或二維碼，被邀請(qǐng)的嘉賓通過鏈接或邀請(qǐng)碼快速地完成參會(huì)或觀展注冊(cè)報(bào)名。

非定向邀約：即邀請(qǐng)人將邀約碼、邀請(qǐng)鏈接廣泛發(fā)送給潛在的被邀請(qǐng)嘉賓，方便更快速無差別化的擴(kuò)散，邀請(qǐng)更多嘉賓注冊(cè)參會(huì)或觀展。

按照是否具備層級(jí)分為一級(jí)邀約和二級(jí)邀約，最多有二級(jí)。

一級(jí)邀約是指每個(gè)邀請(qǐng)人直接向被邀請(qǐng)人發(fā)出注冊(cè)邀請(qǐng)。

二級(jí)邀約是指一級(jí)邀約人可以將邀約任務(wù)進(jìn)行細(xì)分分給下屬邀約人幫助一起完成總的邀約任務(wù)。

邀約管理的主要流程：

邀約計(jì)劃管理：主辦方制定邀約任務(wù)，指派邀請(qǐng)人或邀請(qǐng)團(tuán)體，明確邀約對(duì)象和數(shù)量。即，為指定成員/部門擬定邀約計(jì)劃，幫助主辦方落實(shí)邀約目標(biāo)

邀約任務(wù)管理：邀請(qǐng)人可獲得自己的邀約碼/邀約海報(bào)/邀約二維碼，以郵件、社交媒體等形式開展邀約工作。邀請(qǐng)人可隨時(shí)查看邀請(qǐng)進(jìn)度。

邀約統(tǒng)計(jì)報(bào)表：邀約系統(tǒng)記錄每一位成員的邀約成果，系統(tǒng)記錄每位參會(huì)人的邀請(qǐng)人，多維度層層統(tǒng)計(jì)，方便主辦方查看邀約的進(jìn)度、邀約轉(zhuǎn)化率，了解邀約成效。