在各類活動(dòng)中，嘉賓接待工作在提升嘉賓體驗(yàn)，保障活動(dòng)順利開展，促進(jìn)交流合作起到非常重要的作用。但嘉賓接待工作時(shí)間緊、任務(wù)重，涉及大量接待人員、車輛、酒店房間等多項(xiàng)資源的臨時(shí)性緊急協(xié)調(diào)和多方協(xié)同，接待管理成為會(huì)展管理的一項(xiàng)重要工作。在數(shù)字會(huì)展領(lǐng)域，接待管理就是通過使用信息化、數(shù)字化技術(shù)工具來幫助活動(dòng)的主辦規(guī)劃接待任務(wù)和接待標(biāo)準(zhǔn)、精準(zhǔn)分配接待資源、協(xié)調(diào)接待人員的組織管理，及時(shí)服務(wù)活動(dòng)參與嘉賓的吃住行需求，從而提高接待的協(xié)同效率、信息共享，提升嘉賓體驗(yàn)并減少資源浪費(fèi)的信息化管理過程。

接待易的功能

“31接待易”就是一款數(shù)字化的接待工具，通過“31接待易”滿足活動(dòng)接待工作中主辦方的領(lǐng)導(dǎo)、接待負(fù)責(zé)人、接待員和嘉賓等不同角色的核心需求，“31接待易”融接待級(jí)別管理、接待員管理、車輛管理、行程管理、酒店管理、班車路線管理、接待任務(wù)分配、接待數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)及權(quán)限管理等功能為一體，旨在通過1個(gè)接待管理平臺(tái)，2大門戶，9大功能，滿足4類人群的接待需求，進(jìn)一步提高接待工作效率，增強(qiáng)接待服務(wù)水平，為嘉賓提供高質(zhì)量的接待服務(wù)。

嘉賓：可以通過點(diǎn)擊短信鏈接，自動(dòng)訪問小程序，支持一鍵撥號(hào)接待員，并支持查看行程信息，可在線查看航班實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)。若嘉賓行程變更，數(shù)據(jù)同步在不同端流轉(zhuǎn)，接待員可實(shí)時(shí)掌握嘉賓行程。

主辦領(lǐng)導(dǎo)：通過接待易可視化數(shù)據(jù)及時(shí)掌握嘉賓整體接待情況，包含接機(jī)/站數(shù)據(jù)、酒店入住數(shù)據(jù)、送機(jī)/站統(tǒng)計(jì)等，整體監(jiān)控VIP嘉賓的接待進(jìn)展，實(shí)現(xiàn)突發(fā)情況應(yīng)急處理。

接待負(fù)責(zé)人：可以通過接待易PC端進(jìn)行接待員、車輛、房間的分配和管理，支持在線任務(wù)分配，支持多人協(xié)作，并可設(shè)置嚴(yán)格的權(quán)限管理，保證數(shù)據(jù)安全。

接待員：接待員通過小程序可在線查看接待任務(wù)，可支持一鍵聯(lián)系嘉賓，可在線修改嘉賓接待狀態(tài)，值得注意的是，接待員可通過小程序?qū)崟r(shí)查看嘉賓航班動(dòng)態(tài)，嘉賓晚點(diǎn)等飛機(jī)動(dòng)態(tài)實(shí)時(shí)監(jiān)控。