注冊確認函（Registration Confirmation Letter）是由活動主辦方通過電子郵件或信件方式發(fā)給注冊成功的各類活動的參會者的確認信函。

注冊確認函的用途：

以會議為例，注冊確認函不僅是對注冊參會成功這一事實的確認，也是對參會人具備正式參會權利的書面確認，因此具備法律約束效力。除了確認之外，還有很多其他的用途：

l對于收取注冊費的活動而言，注冊確認函也是對支付參會費、門票、注冊費等各類費用的確認；

l參會者可以憑借確認函前往活動現(xiàn)場辦理或領取證件和相關資料、開具發(fā)票；

l對于因公出差參會者而言，注冊確認函還是提請主管單位領導審批出差事宜的補充文件；

l對于出國參會者而言，注冊確認函和主辦方的邀請函還可以作為辦理商務簽證的證明文件之一；

l提高注冊人對主辦方的活動的品牌、服務的滿意度以及活動的參與度；

l鼓勵注冊人再次光顧，無論是再次購買還是保持活躍用戶身份；

l提醒活動的注冊人留意活動的日期、相關權益和好處，溝通并告知與會有關的詳細信息和聯(lián)系方式。

注冊確認函的格式：

正因為如此注冊確認函的法律和社會效力很強，所以出具注冊確認函，不僅是電子郵件還是傳統(tǒng)信函，都需要嚴謹?shù)母袷健?/span>

l首先是確認函的標題：創(chuàng)建個性化的標題，確認注冊，比如“關于XX（注冊人）的XX活動注冊確認函”；

l信函的稱呼（注冊者的全名和稱謂）；

l確認函的個性化正文內(nèi)容，包含所注冊的活動的全稱、活動的時間、地點和會場、特別的活動場次安排（如有）、活動費用支付的確認（如有）；

l提醒注冊者大會相關的權益；

lCTA（call to action）以及下一步的計劃和建議，以激勵注冊人進一步的行動，比如繼續(xù)購買的鏈接、添加到個人日程的按鈕等；

l征文的結尾通常是感謝注冊，期望繼續(xù)在現(xiàn)場相見的祝福語；

l確認函的落款，通常是組委會聯(lián)系方式；

l活動相關的電子確認碼，目前以二維碼為主，用于辦理證件和入場；

l如果是注冊網(wǎng)絡會議或網(wǎng)絡資源平臺，還包括登錄鏈接、相關用戶名和密碼；

l建議使用與活動相關的圖片和形象，比如活動的logo或活動主形象可以作為郵件信函的Banner、落款簽名等。

注冊確認函與在線注冊系統(tǒng)的關系

以31會議大會易為例，注冊確認函不僅是一個可以個性化進行定制的文檔模板，還與各個注冊類別的人群進行關聯(lián)，實現(xiàn)個性化的確認。因此是一個自動化、個性化的業(yè)務流程。

在創(chuàng)建注冊表單和注冊流程時，主辦方可以在注冊系統(tǒng)為響應的注冊人類別設置注冊確認函模板，包含的個性化標題、稱謂，活動的字段信息、圖片和文本信息、落款信息等。

模板設置好之后，可以設置觸發(fā)條件，即當注冊并完成付款后自動或手動觸發(fā)，或者是注冊并完成審核之后自動或手動觸發(fā)。

電子確認函可以以郵件EDM的形式發(fā)送，也可以以郵件附件（格式一般為PDF）的形式發(fā)送。

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