學術(shù)會管理系統(tǒng)的定義

學術(shù)會管理系統(tǒng)是服務專業(yè)的學術(shù)會議主辦方和學術(shù)會議的組織者舉辦學術(shù)會議，滿足對核心的學術(shù)會議業(yè)務和場景的新一代數(shù)字化軟硬件系統(tǒng)。盡管學術(shù)會議有多種名稱和多種類型，但學術(shù)會管理系統(tǒng)所服務的學術(shù)會議特指參會者需要注冊、提交論文或研究成果并參與評審，成果錄取之后將有機會在大會以口頭或海報交流自己的論文或研究成果的會議。這樣的學術(shù)會議，以學術(shù)年會、學會年會、專題研討會、春季\夏季\秋季\冬季學術(shù)研討會為主要類型。因此，學術(shù)會議管理系統(tǒng)必須滿足學術(shù)會的網(wǎng)站管理、注冊支付管理、論文投稿、論文評審、學術(shù)日程管理、演講人和演講任務管理、幻燈片傳輸管理、財務管理、通知管理等核心業(yè)務和服務場景。高階的學術(shù)會議管理系統(tǒng)還覆蓋（電子）壁報管理、學術(shù)出版管理、學分管理、會員管理集成等延伸需求。

為什么需要學術(shù)會管理系統(tǒng)？

學術(shù)會議不僅策劃和籌辦周期較長，而且環(huán)節(jié)和流程也很多，所涉及到的工作小組也很多，工作涉及前期選題，議題征集、論文征集、論文評審、注冊報名、現(xiàn)場注冊和證件管理、現(xiàn)場議程和交流管理，而每一個環(huán)節(jié)的時間節(jié)點均制約下一個環(huán)節(jié)。因此，學術(shù)會議具有嚴格的時限要求，會議信息搜集量大，交流形式多樣化，會議交流頻次高、日程多，產(chǎn)生會議文獻等特點，正是因為學術(shù)會的時間緊、任務繁重、協(xié)作要求高、信息搜集量很大，需要一站式的學術(shù)管理系統(tǒng)，幫助主辦方解決復雜任務一站式管理，提高會議管理的效率，提升參會者體驗。

學術(shù)會管理系統(tǒng)的子系統(tǒng)

隨著信息化和數(shù)字化的發(fā)展，學術(shù)會管理系統(tǒng)從專業(yè)單一的系統(tǒng)向復雜的、綜合性的管理系統(tǒng)所演變，綜合系統(tǒng)（也稱為集成化系統(tǒng)）是由一組關聯(lián)的組件（包括獨立軟件應用、硬件和通信）集成的、彼此互連以實現(xiàn)共同目標，目的是幫助主辦方解決復雜任務一站式管理，提高會議管理的效率，提升參會者體驗。因此，學術(shù)會管理系統(tǒng)是一個解決方案，包含多個子系統(tǒng)或應用軟件，這些子系統(tǒng)包括：

l注冊系統(tǒng)：根據(jù)組委會的規(guī)則要求，負責參會人在線注冊、在線繳費、獲取參會資格確認的系統(tǒng)。

l征文系統(tǒng)：根據(jù)組委會的規(guī)則設定，服務投稿人提交論文摘要或全文的系統(tǒng)。

l評審系統(tǒng)：根據(jù)組委會的規(guī)則設定，對投稿人的稿件進行評審，發(fā)出評審結(jié)果的系統(tǒng)。

lPPT傳輸系統(tǒng)：也稱為幻燈片傳輸系統(tǒng)，即幫助主辦方管理多個會場的演講人和PPT，提高上傳PPT和演講時的播放效率。

l日程管理系統(tǒng)：根據(jù)大會錄取的論文、議題，根據(jù)組委會的需求設置學術(shù)會議的日程安排，可以實時更新日程并對外發(fā)布。

l講者管理系統(tǒng)：負責演講人的簡介、演講人物、行程安排、費用結(jié)算的系統(tǒng)。

l論文出版系統(tǒng)：根據(jù)大會錄取的稿件，按照組委會的格式和規(guī)則，在線生成電子論文集。

l電子壁報管理系統(tǒng)：根據(jù)大會錄取的電子壁報，按照組委會要求的檢索、呈現(xiàn)形式生成可以在線或在線下大屏展示的壁報管理系統(tǒng)。

學術(shù)會的主要術(shù)語

征文通知（call for paper ）：在學術(shù)會議籌備過程中，征文是指大會學術(shù)委員會或組委會確定會議的主題、議題之后，邀請專家、學者、研究人員向組委會就特定的話題提交論文摘要或全文的過程。

論文投稿（paper submission）: 在學術(shù)會議籌備過程中，專家、學者、研究人員根據(jù)大會組委會或?qū)W術(shù)委員會發(fā)出的征文通知提交研究摘要和成果的過程，專業(yè)的論文投稿管理系統(tǒng)可以實現(xiàn)這一提交過程。

論文評審（paper review）：也稱同行評議（Peer review），是指大會學術(shù)委員會或由其邀請?zhí)囟ǖ膶＜覍ρ芯咳藛T提交的論文摘要或全文按照學術(shù)委員會公開的評分規(guī)則進行評審并給出評審意見的過程。為確保學術(shù)質(zhì)量，論文評審通常采用盲審制度。單盲審稿（single blind review）和雙盲審稿(double blind review)，單盲審稿即評審專家不知道論文作者及其單位是誰；雙盲審稿是指評審專家和作者均不知對方是誰。

主題發(fā)言人（keynote speaker）：由稱為“主旨演講人”、“主題演講人”，就會議的某一主題進行領銜式發(fā)言報告的重要演講人。

會議議程（program；agenda）：載有會議時間、地點、議題、演講人、社交活動等會議安排的程序表。

會議資料包 （meeting kit）：包含會議手冊、演講人名錄、參會者名錄、論文集或摘要、贊助商資料、當?shù)芈糜涡畔⒌榷喾N會議資料的文件包。有時會議資料包內(nèi)也包含給參會代表發(fā)放的禮品。

會議手冊 （conference handbook；conference guide）：會議開始前編制，并在注冊時向參會人員和媒體記者發(fā)放的，包含會議議程、演講人簡介、會場平面圖、社交活動介紹等詳細會議信息的印刷品。

會議通知 （announcement）：將會議的各種相關信息以廣告頁、宣傳冊、通訊報道、電子郵件或網(wǎng)頁等形式公開發(fā)布，以吸引潛在會議參加者參加會議的一種會議宣傳形式。

征文通知（call for papers，簡稱“CFP”）：學術(shù)會議召開前，主辦單位要求參會者提交論文或論文摘要而公開發(fā)布的，載有論文撰寫要求、截止日期等信息的文件。

會議論文集 （conference proceedings）：又稱“會議文獻”，是對特邀報告人的論文或其他高質(zhì)量的會議論文進行編輯整理而形成的重要會議文件。一般按形式分為論文全集和論文摘要集。

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