學(xué)術(shù)會(huì)管理系統(tǒng)的定義

學(xué)術(shù)會(huì)管理系統(tǒng)是服務(wù)專業(yè)的學(xué)術(shù)會(huì)議主辦方和學(xué)術(shù)會(huì)議的組織者舉辦學(xué)術(shù)會(huì)議，滿足對(duì)核心的學(xué)術(shù)會(huì)議業(yè)務(wù)和場(chǎng)景的新一代數(shù)字化軟硬件系統(tǒng)。盡管學(xué)術(shù)會(huì)議有多種名稱和多種類型，但學(xué)術(shù)會(huì)管理系統(tǒng)所服務(wù)的學(xué)術(shù)會(huì)議特指參會(huì)者需要注冊(cè)、提交論文或研究成果并參與評(píng)審，成果錄取之后將有機(jī)會(huì)在大會(huì)以口頭或海報(bào)交流自己的論文或研究成果的會(huì)議。這樣的學(xué)術(shù)會(huì)議，以學(xué)術(shù)年會(huì)、學(xué)會(huì)年會(huì)、專題研討會(huì)、春季\夏季\秋季\冬季學(xué)術(shù)研討會(huì)為主要類型。因此，學(xué)術(shù)會(huì)議管理系統(tǒng)必須滿足學(xué)術(shù)會(huì)的網(wǎng)站管理、注冊(cè)支付管理、論文投稿、論文評(píng)審、學(xué)術(shù)日程管理、演講人和演講任務(wù)管理、幻燈片傳輸管理、財(cái)務(wù)管理、通知管理等核心業(yè)務(wù)和服務(wù)場(chǎng)景。高階的學(xué)術(shù)會(huì)議管理系統(tǒng)還覆蓋（電子）壁報(bào)管理、學(xué)術(shù)出版管理、學(xué)分管理、會(huì)員管理集成等延伸需求。

為什么需要學(xué)術(shù)會(huì)管理系統(tǒng)？

學(xué)術(shù)會(huì)議不僅策劃和籌辦周期較長(zhǎng)，而且環(huán)節(jié)和流程也很多，所涉及到的工作小組也很多，工作涉及前期選題，議題征集、論文征集、論文評(píng)審、注冊(cè)報(bào)名、現(xiàn)場(chǎng)注冊(cè)和證件管理、現(xiàn)場(chǎng)議程和交流管理，而每一個(gè)環(huán)節(jié)的時(shí)間節(jié)點(diǎn)均制約下一個(gè)環(huán)節(jié)。因此，學(xué)術(shù)會(huì)議具有嚴(yán)格的時(shí)限要求，會(huì)議信息搜集量大，交流形式多樣化，會(huì)議交流頻次高、日程多，產(chǎn)生會(huì)議文獻(xiàn)等特點(diǎn)，正是因?yàn)閷W(xué)術(shù)會(huì)的時(shí)間緊、任務(wù)繁重、協(xié)作要求高、信息搜集量很大，需要一站式的學(xué)術(shù)管理系統(tǒng)，幫助主辦方解決復(fù)雜任務(wù)一站式管理，提高會(huì)議管理的效率，提升參會(huì)者體驗(yàn)。

學(xué)術(shù)會(huì)管理系統(tǒng)的子系統(tǒng)

隨著信息化和數(shù)字化的發(fā)展，學(xué)術(shù)會(huì)管理系統(tǒng)從專業(yè)單一的系統(tǒng)向復(fù)雜的、綜合性的管理系統(tǒng)所演變，綜合系統(tǒng)（也稱為集成化系統(tǒng)）是由一組關(guān)聯(lián)的組件（包括獨(dú)立軟件應(yīng)用、硬件和通信）集成的、彼此互連以實(shí)現(xiàn)共同目標(biāo)，目的是幫助主辦方解決復(fù)雜任務(wù)一站式管理，提高會(huì)議管理的效率，提升參會(huì)者體驗(yàn)。因此，學(xué)術(shù)會(huì)管理系統(tǒng)是一個(gè)解決方案，包含多個(gè)子系統(tǒng)或應(yīng)用軟件，這些子系統(tǒng)包括：

l注冊(cè)系統(tǒng)：根據(jù)組委會(huì)的規(guī)則要求，負(fù)責(zé)參會(huì)人在線注冊(cè)、在線繳費(fèi)、獲取參會(huì)資格確認(rèn)的系統(tǒng)。

l征文系統(tǒng)：根據(jù)組委會(huì)的規(guī)則設(shè)定，服務(wù)投稿人提交論文摘要或全文的系統(tǒng)。

l評(píng)審系統(tǒng)：根據(jù)組委會(huì)的規(guī)則設(shè)定，對(duì)投稿人的稿件進(jìn)行評(píng)審，發(fā)出評(píng)審結(jié)果的系統(tǒng)。

lPPT傳輸系統(tǒng)：也稱為幻燈片傳輸系統(tǒng)，即幫助主辦方管理多個(gè)會(huì)場(chǎng)的演講人和PPT，提高上傳PPT和演講時(shí)的播放效率。

l日程管理系統(tǒng)：根據(jù)大會(huì)錄取的論文、議題，根據(jù)組委會(huì)的需求設(shè)置學(xué)術(shù)會(huì)議的日程安排，可以實(shí)時(shí)更新日程并對(duì)外發(fā)布。

l講者管理系統(tǒng)：負(fù)責(zé)演講人的簡(jiǎn)介、演講人物、行程安排、費(fèi)用結(jié)算的系統(tǒng)。

l論文出版系統(tǒng)：根據(jù)大會(huì)錄取的稿件，按照組委會(huì)的格式和規(guī)則，在線生成電子論文集。

l電子壁報(bào)管理系統(tǒng)：根據(jù)大會(huì)錄取的電子壁報(bào)，按照組委會(huì)要求的檢索、呈現(xiàn)形式生成可以在線或在線下大屏展示的壁報(bào)管理系統(tǒng)。

學(xué)術(shù)會(huì)的主要術(shù)語(yǔ)

征文通知（call for paper ）：在學(xué)術(shù)會(huì)議籌備過(guò)程中，征文是指大會(huì)學(xué)術(shù)委員會(huì)或組委會(huì)確定會(huì)議的主題、議題之后，邀請(qǐng)專家、學(xué)者、研究人員向組委會(huì)就特定的話題提交論文摘要或全文的過(guò)程。

論文投稿（paper submission）: 在學(xué)術(shù)會(huì)議籌備過(guò)程中，專家、學(xué)者、研究人員根據(jù)大會(huì)組委會(huì)或?qū)W術(shù)委員會(huì)發(fā)出的征文通知提交研究摘要和成果的過(guò)程，專業(yè)的論文投稿管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)這一提交過(guò)程。

論文評(píng)審（paper review）：也稱同行評(píng)議（Peer review），是指大會(huì)學(xué)術(shù)委員會(huì)或由其邀請(qǐng)?zhí)囟ǖ膶＜覍?duì)研究人員提交的論文摘要或全文按照學(xué)術(shù)委員會(huì)公開的評(píng)分規(guī)則進(jìn)行評(píng)審并給出評(píng)審意見的過(guò)程。為確保學(xué)術(shù)質(zhì)量，論文評(píng)審?fù)ǔ２捎妹徶贫取蚊徃澹╯ingle blind review）和雙盲審稿(double blind review)，單盲審稿即評(píng)審專家不知道論文作者及其單位是誰(shuí)；雙盲審稿是指評(píng)審專家和作者均不知對(duì)方是誰(shuí)。

主題發(fā)言人（keynote speaker）：由稱為“主旨演講人”、“主題演講人”，就會(huì)議的某一主題進(jìn)行領(lǐng)銜式發(fā)言報(bào)告的重要演講人。

會(huì)議議程（program；agenda）：載有會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議題、演講人、社交活動(dòng)等會(huì)議安排的程序表。

會(huì)議資料包 （meeting kit）：包含會(huì)議手冊(cè)、演講人名錄、參會(huì)者名錄、論文集或摘要、贊助商資料、當(dāng)?shù)芈糜涡畔⒌榷喾N會(huì)議資料的文件包。有時(shí)會(huì)議資料包內(nèi)也包含給參會(huì)代表發(fā)放的禮品。

會(huì)議手冊(cè) （conference handbook；conference guide）：會(huì)議開始前編制，并在注冊(cè)時(shí)向參會(huì)人員和媒體記者發(fā)放的，包含會(huì)議議程、演講人簡(jiǎn)介、會(huì)場(chǎng)平面圖、社交活動(dòng)介紹等詳細(xì)會(huì)議信息的印刷品。

會(huì)議通知 （announcement）：將會(huì)議的各種相關(guān)信息以廣告頁(yè)、宣傳冊(cè)、通訊報(bào)道、電子郵件或網(wǎng)頁(yè)等形式公開發(fā)布，以吸引潛在會(huì)議參加者參加會(huì)議的一種會(huì)議宣傳形式。

征文通知（call for papers，簡(jiǎn)稱“CFP”）：學(xué)術(shù)會(huì)議召開前，主辦單位要求參會(huì)者提交論文或論文摘要而公開發(fā)布的，載有論文撰寫要求、截止日期等信息的文件。

會(huì)議論文集 （conference proceedings）：又稱“會(huì)議文獻(xiàn)”，是對(duì)特邀報(bào)告人的論文或其他高質(zhì)量的會(huì)議論文進(jìn)行編輯整理而形成的重要會(huì)議文件。一般按形式分為論文全集和論文摘要集。

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