會議是在特定的時間和空間，通過發(fā)言、討論、演示、商議、表決等多種形式以達(dá)到議事協(xié)調(diào)、交流信息、傳播知識、推介聯(lián)絡(luò)等目的的一定人數(shù)的群體活動。

一個會議的完成需要成百上千封郵件、上萬個電話、上百次面對面的交流協(xié)調(diào)和考察，工作量之大，超出想象。所以，會議的策劃、籌備和運營周期很長，作為一個項目，會議需要進(jìn)行項目化的管理。

會議管理就是按照會議的全生命周期流程進(jìn)行管理，覆蓋會前的策劃、調(diào)研、立項、方案、營銷、宣傳、招商管理，會中的接待管理、現(xiàn)場管理、物料制作、運輸、搭建、會場管理、流程管理、演講人管理、現(xiàn)場互動管理、餐飲管理、住宿管理、交通管理，會后的問卷調(diào)查、統(tǒng)計、報告、參會證明、財務(wù)結(jié)算、項目結(jié)案等各項管理工作。

經(jīng)過實踐經(jīng)驗總結(jié)出主辦方在管理整個會議活動時，涉及的主要管理流程工作可以分為以下24個模塊。

會議管理與會議策劃的區(qū)別

策劃的核心是賦予事物以意義，賦予人以使命，只要做到了賦予事務(wù)特定的意義或使命，就是策劃。比如策展人（curator）就是那些能夠賦予特殊事物，尤其是無生命的，看似無價值的事物以特殊的意義的人。策劃就是解決為什么，要不要的問題，策劃涉及到使命、意義和價值。在會議領(lǐng)域，方案策劃是核心，包括但不限于以下內(nèi)容：

l會議的主題、目的、目標(biāo)、意義、宗旨、口號等；

l會議的方案策劃，類似于商業(yè)計劃書，但在會議方案中側(cè)重于時間、地點、場地規(guī)劃、流程經(jīng)過、表現(xiàn)形式、技術(shù)手段、盈利模式、預(yù)算經(jīng)費保障、人員招募等，這是策劃的核心；

l議題和內(nèi)容策劃，包括主題、話題，嘉賓推薦等；

l文書策劃，倡議書、宣言、備忘錄、共識等；

l利益攸關(guān)方的機(jī)制設(shè)計；

l細(xì)節(jié)策劃，如：菜單內(nèi)容、節(jié)目內(nèi)容、線路和行程設(shè)計。

管理的核心是根據(jù)方案、計劃、制度、流程來執(zhí)行，一般先有方案和計劃后有管理，管理的核心是減少不確定性帶來的損失，通過投入人力物力財力確保一切按計劃有序進(jìn)行，因此會議管理包括但不限于以下內(nèi)容：

l招商管理、觀眾管理；

l議程和演講人管理；

l現(xiàn)場管理（注冊接待管理、會場管理、接待管理、餐飲管理、車輛和交通管理、住宿管理等）；

l人員培訓(xùn)及管理（工作人員、志愿者）；

l供應(yīng)商和服務(wù)商管理；

l財務(wù)和預(yù)算管理；

l設(shè)備和物資運營管理；

l危機(jī)管理、應(yīng)急管理、風(fēng)險管理；

會議管理和領(lǐng)導(dǎo)的區(qū)別

領(lǐng)導(dǎo)變革之父約翰·科特（John P. Kotter）是第一個具體區(qū)分管理和領(lǐng)導(dǎo)的大師。他認(rèn)為管理符合以下三大要點：

1. 計劃和預(yù)算。設(shè)定目標(biāo)，比如說未來一個月或者一年的目標(biāo)；明確達(dá)到這些目標(biāo)的具體步驟，包括日程安排和指導(dǎo)方針；然后合理分配資源以完成目標(biāo)。

2. 組織和人事。建立組織架構(gòu)并設(shè)置一系列適應(yīng)目標(biāo)需求的崗位，在每個崗位上配置合適的人選；通過積極溝通使員工理解目標(biāo)；通過充分授權(quán)來推進(jìn)計劃實施；通過系統(tǒng)督查以確保實施質(zhì)量。

3. 掌控和解決問題。通過報告、會議等形式正式或非正式地詳細(xì)監(jiān)控實施情況，及時與計劃比對，找出偏差之處，即通常所說的問題，然后調(diào)整計劃，解決出現(xiàn)的問題。

根據(jù)科特的觀點，在會議活動之中，會議管理包括

1.會議活動的計劃和預(yù)算。設(shè)定會議活動的目標(biāo)，比如說人數(shù)、規(guī)模、營收和開支目標(biāo)；明確達(dá)到這些目標(biāo)的具體步驟，包括計劃安排和指導(dǎo)思想；然后合理分配人財物資源以完成目標(biāo)。

2.會議活動的組織和人事。建立項目組的組織架構(gòu)并設(shè)置一系列適應(yīng)會議活動的目標(biāo)需求的崗位，在每個崗位上配置合適的人選；通過積極溝通使員工理解會議活動的目標(biāo)；通過充分授權(quán)來推進(jìn)計劃實施；通過系統(tǒng)督查以確保實施質(zhì)量。這個人事還包括外部與客戶相關(guān)的人事。

3.掌控和解決會議項目運營之中的問題。通過報告、定期的會議等形式正式或非正式地詳細(xì)監(jiān)控會議活動的實施進(jìn)展，及時與計劃進(jìn)行比對，找出偏差之處，即通常所說的問題和風(fēng)險點，然后調(diào)整計劃，解決出現(xiàn)的問題。

所以項目經(jīng)理需要管計劃和進(jìn)度、收支預(yù)算（成本控制）、干系人管理，每一步都要有針對性的進(jìn)行訓(xùn)練，更多的是軟技能。

其次看看科特如何定義領(lǐng)導(dǎo)（力），他認(rèn)為領(lǐng)導(dǎo)符合以下三大要點

1.定向。確定未來的愿景，并為實現(xiàn)這一愿景制定變革戰(zhàn)略。

2.聯(lián)盟。對潛在合作對象闡明企業(yè)的目標(biāo)，在他們充分理解認(rèn)同企業(yè)愿景并愿意投身這項事業(yè)的基礎(chǔ)上形成聯(lián)盟。

3.激勵。通過訴諸人類非?；镜Ｎ吹玫綕M足的需求、價值和情感，使團(tuán)隊?wèi)?zhàn)勝變革過程中在政治、官僚和資源方面遇到的重大障礙，沿著正確的方向前行。

會議活動之中，會議的領(lǐng)導(dǎo)（力）是指

1.定向。確定會議活動的未來的愿景（mission），并為實現(xiàn)這一愿景制定相關(guān)的發(fā)展戰(zhàn)略。其核心就是會議活動的Goals & Objectives（對會議目標(biāo)和方向的設(shè)定）是會議管理和策劃的中心和靈魂。

2.聯(lián)盟。對潛在合作對象闡明會議活動的目標(biāo)，在合作伙伴（包括企業(yè)員工自己）充分理解認(rèn)同會議活動的愿景并愿意投身這項會議活動的基礎(chǔ)上形成一種聯(lián)盟關(guān)系。特別是在每個活動的創(chuàng)業(yè)階段（度過盈虧平衡期）。

大多數(shù)的展會活動和會議活動很難處理合作伙伴們之間的額責(zé)權(quán)利、知識產(chǎn)權(quán)、人脈權(quán)、IP產(chǎn)權(quán)、數(shù)據(jù)產(chǎn)權(quán)，如何處理主導(dǎo)權(quán)和義務(wù)是會議是否能辦大的一個條件，帶來了很大挑戰(zhàn)。僅僅依靠員工又不夠，因此有的會議主辦方使用了分布式、去中心化的擴(kuò)邀的方式，讓更多人成為聯(lián)盟的一員，迅速做大規(guī)模達(dá)到上萬人。

3.激勵。會議活動是否能成功，需要花費很大的心血，每一次成功的活動從無到有，無異于一次創(chuàng)業(yè)的歷程。團(tuán)隊的激勵很重要。

PCO與會議管理

隨著會議服務(wù)專業(yè)化、國際化和市場化的發(fā)展，在會議產(chǎn)業(yè)逐漸誕生出一類專業(yè)服務(wù)商PCO，即Professional Conference Organizer（專業(yè)會議組織者）。PCO提供的服務(wù)既有策劃，也有管理，根據(jù)IAPCO（國際PCO協(xié)會）提出的專業(yè)服務(wù)列表為例，傳統(tǒng)PCO提供的服務(wù)列表包括以下這些方面：

l協(xié)會年度大會競標(biāo)協(xié)助

l場地方案及可行性研究

l專業(yè)建議和咨詢服務(wù)

l幫助定義大會目標(biāo)

l大會稅收指導(dǎo)

l初步計劃

l編制收支預(yù)算

l財務(wù)咨詢-前期財務(wù)、贊助、展覽、貸款

l注冊費定價

l大會注冊登記

l開設(shè)專有賬戶、收支明細(xì)賬

l會議場所談判

l大會組織結(jié)構(gòu)籌建

l與組委會溝通

l供應(yīng)商聯(lián)絡(luò)管理

l秘書處和辦公室設(shè)施，包括郵寄地址

l注冊系統(tǒng)(含在線和手動)

l學(xué)術(shù)或技術(shù)議程支持

l論文摘要處理(包括在線和手工處理)

l展覽銷售及管理

l網(wǎng)頁設(shè)計和管理

l壁報展示區(qū)管理

l演講人聯(lián)絡(luò)

l市場營銷和公共關(guān)系

l場地協(xié)調(diào)與管理

l媒體辦公室

l現(xiàn)場人員配備

l社交活動策劃管理

l與航空公司的聯(lián)系

l大會交通接駁管理

l關(guān)閉大會賬務(wù)

l會后評估

l大會形象、資料設(shè)計和印刷

l電子圖文設(shè)計

l紀(jì)念品、贈品采購

l購買相關(guān)保險

l食品和飲料策劃與管理

l裝飾和舞臺設(shè)計布置

l現(xiàn)場服務(wù)——現(xiàn)場注冊系統(tǒng)、標(biāo)識設(shè)置、安全管理

l視聽設(shè)備管理

l同聲傳譯管理

l視頻、文字、圖片記錄

l大會文件翻譯

l視頻會議管理

l住宿預(yù)訂中心

l團(tuán)隊旅游線路策劃與接待

以上分類太細(xì)，如果要歸類的話，可以分為：會議戰(zhàn)略管理，財務(wù)管理，注冊與議程管理，接待管理，設(shè)計制作，市場營銷，招商與贊助，秘書處溝通與項目管理（含供應(yīng)商管理板塊）。

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