租賃展覽場(chǎng)館，指主辦方就展會(huì)租賃展館的使用時(shí)間、面積以及展館提供的相應(yīng)服務(wù)事項(xiàng)，與展館經(jīng)營(yíng)方達(dá)成租賃協(xié)議的業(yè)務(wù)工作。

展覽場(chǎng)館的選擇

展會(huì)主辦方在決定租賃展覽場(chǎng)館之前，需要選擇展覽場(chǎng)館。選擇展館須根據(jù)展覽項(xiàng)目的實(shí)際需要。

由于國(guó)內(nèi)許多城市現(xiàn)已是“一城多館”的格局，主辦方選擇展館的余地增大。這與2010年之前展館居于賣方市場(chǎng)的情形大不相同。對(duì)于新項(xiàng)目而言，選擇展覽舉辦地及其場(chǎng)館是市場(chǎng)調(diào)研、項(xiàng)目立項(xiàng)工作的一部分。

主辦方選擇展館，在確定舉辦地（城市）的前提下，一般需要綜合考量以下因素：

—— 地理位置、周邊設(shè)施及交通條件

展覽面積偏小（2萬(wàn)平方米以下）、觀眾為市民（B2C性質(zhì)的消費(fèi)展）的項(xiàng)目，基本選擇位于城區(qū)、公共交通便利的老舊展館。而展覽面積在5萬(wàn)平方米以上，甚至超過(guò)10萬(wàn)平方米的大型或超大型展會(huì)，只能選擇室內(nèi)可供展覽面積大型或超大型但位于郊區(qū)的展館。

在選擇大型展館時(shí)要注意的是，有的因投用年限較短，周邊設(shè)施及公共交通未能配套，這將對(duì)參展客商就近住宿、消費(fèi)以及觀眾前來(lái)參觀產(chǎn)生諸多不便。在城市公共交通條件中，地鐵等軌道交通對(duì)于大型展會(huì)的觀眾集散十分重要。而臨近高速公路、有大型停車場(chǎng)的展館，對(duì)于長(zhǎng)途運(yùn)輸?shù)闹匦汀⒋笮驼蛊罚ㄈ鐧C(jī)床、拖拉機(jī)）會(huì)帶來(lái)便利。

配套會(huì)議較多或會(huì)議檔次較高的展會(huì)，對(duì)于會(huì)議設(shè)施以及與會(huì)者住宿酒店的要求，也是主辦方選擇展館時(shí)必須考慮的條件。

—— 展館建筑設(shè)施功能及物流條件

金屬加工設(shè)備、汽車等重型展品對(duì)室內(nèi)展館地面有承重性要求，一般不便上樓（指多層建筑結(jié)構(gòu)的展館）展示。有些工業(yè)設(shè)備（如機(jī)床）需要在展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)開(kāi)動(dòng)，對(duì)于展館用電、用水、用氣，以及室內(nèi)空高多有特殊要求。大型、重型展品運(yùn)進(jìn)展館、送達(dá)展位，一般是貨運(yùn)汽車直達(dá)館內(nèi)，再用吊車（叉車）吊（運(yùn)）至展位。如展館物流通道狹窄，館內(nèi)建筑立柱較多或空高受限，則無(wú)法布置大型、重型展品。

國(guó)內(nèi)現(xiàn)實(shí)情況是，2000年之前修建的展館，建筑設(shè)施功能多不適合布置大型、重型展品。此外，大型建筑機(jī)械（如履帶式起重機(jī)、打樁機(jī)、挖掘機(jī)等）或采礦機(jī)械（如鉆機(jī)、破碎機(jī)等）參展，一般只能在展館的露天廣場(chǎng)展示。

—— 租金與服務(wù)費(fèi)價(jià)格

因展館租金在展覽項(xiàng)目成本中占比較高（大型項(xiàng)目占比為15-20%，小型項(xiàng)目占比為25-30%），故主辦方對(duì)于租金價(jià)格十分敏感。國(guó)內(nèi)“上廣北”超大型展館（室內(nèi)可供展覽面積在10萬(wàn)平方米以上）的租金水平，一般在20元人民幣/平方米/天以上。其他大型城市展館的租金水平，一般在以10元人民幣/平方米/天左右。

租金價(jià)格優(yōu)惠對(duì)于展會(huì)主辦方頗具吸引力。此外，展館經(jīng)營(yíng)方在服務(wù)收費(fèi)方面的優(yōu)惠，包括延長(zhǎng)布展期間免費(fèi)加班時(shí)間、展館廣告位、展館空調(diào)、會(huì)議室、停車場(chǎng)、倉(cāng)庫(kù)免費(fèi)/減費(fèi)使用等，也是吸引主辦方的策略。 

—— 展覽檔期

展覽檔期即為主辦方租賃展館用于舉辦展會(huì)的時(shí)間，包括布展、開(kāi)展和撤展的時(shí)間。國(guó)內(nèi)展覽檔期最短為3天，最長(zhǎng)為15天。其中，最為多見(jiàn)的是5天。主辦方在5天的檔期中，一般布展安排2天（實(shí)際可連續(xù)使用57個(gè)小時(shí)），展出安排3天（一般累計(jì)為23個(gè)小時(shí)），撤展安排約10個(gè)小時(shí)（一般在第5天的15時(shí)撤展，展品、物品與人員至當(dāng)晚0時(shí)前撤離展館）。

在國(guó)內(nèi)，每年的3-5月和9-11月為展覽旺季。原因是，春秋兩季氣候宜人，適合人們出行；春秋兩季通常是企業(yè)訂貨時(shí)節(jié)，參展恰合其時(shí)；春秋兩季無(wú)需在展館內(nèi)使用空調(diào)，主辦方可以減少支出。因此，展會(huì)主辦方都希望在展覽旺季辦展。

在具體檔期的選擇上，不同展會(huì)及其主辦方的考量各不相同。消費(fèi)展一般希望在“雙休日”開(kāi)展，而專業(yè)展則希望避開(kāi)“雙休日”。如為同主題展會(huì)，二線城市的主辦方希望與“上廣北”的大型展覽和鄰省的展覽錯(cuò)開(kāi)時(shí)間。而在“上廣北”檔期密集的展館舉辦的大型展會(huì)，定下檔期后將很難變更。某些大型展會(huì)為在“上廣北”市場(chǎng)立足，不得不選擇在淡季辦展。

—— 館方服務(wù)品質(zhì)

主辦方對(duì)于展館經(jīng)營(yíng)方服務(wù)品質(zhì)的要求通常反映在三方面：一是，主辦方現(xiàn)場(chǎng)的布展、撤展的物流、搭建、倉(cāng)儲(chǔ)、展具租用以及疫情防控、安保、保潔、供電的等服務(wù)事項(xiàng)，與館方對(duì)接要順暢。在對(duì)接中，館方應(yīng)體現(xiàn)專業(yè)的服務(wù)水準(zhǔn)。二是，館方要主動(dòng)與主辦方協(xié)調(diào)配合，以盡可能地滿足參展客商的需求。在配合中，館方應(yīng)顯示良好的服務(wù)精神。三是，館方應(yīng)尊重主辦方自行選擇標(biāo)準(zhǔn)展位搭建、地毯鋪設(shè)、展品物流、展期餐飲服務(wù)供應(yīng)商的權(quán)利，不以自身地位強(qiáng)制性搭配銷售（綁定銷售）這些服務(wù)。

不同展會(huì)的不同選擇

在考量以上因素時(shí)，展會(huì)新項(xiàng)目、老項(xiàng)目或巡回項(xiàng)目的主辦方在選擇展館上也各有特點(diǎn)。

商業(yè)機(jī)構(gòu)舉辦的新項(xiàng)目，通常從小館起步，控制成本，以圖穩(wěn)定發(fā)展。若是政府展，因強(qiáng)調(diào)首屆上規(guī)模，則一般選擇在大館舉辦，而且會(huì)提出明確的檔期要求。

老項(xiàng)目在做大規(guī)模后，主辦方一般不會(huì)輕易調(diào)整展館或變更檔期。除非是原用展館已不適應(yīng)項(xiàng)目發(fā)展需求，或因租金價(jià)格優(yōu)惠遷址新館。

巡回展項(xiàng)目選擇展館，主辦方一方面要考慮是否合用（如展覽規(guī)模與展館容量、建筑功能的適配性），一方面會(huì)考慮巡展舉辦地政府是否有資金補(bǔ)貼（地方政府為吸引巡展提供的專項(xiàng)資金扶持）。

此外，對(duì)于第一年投入使用的新館，除周邊設(shè)施及公共交通配套缺乏外，主辦方還擔(dān)心經(jīng)營(yíng)方新手上路，內(nèi)部磨合不到位，相關(guān)服務(wù)跟不上，一般不愿成為前三個(gè)“打新”的展會(huì)。

洽商簽訂租賃展館的合同

展會(huì)主辦方與展館經(jīng)營(yíng)方訂立展館租賃合同之前，雙方需要洽商合同細(xì)節(jié)，包括展覽檔期、租金及服務(wù)費(fèi)價(jià)格及支付方式、展館提供服務(wù)事項(xiàng)等。在洽商和簽訂合同過(guò)程中，主辦方需要注意以下問(wèn)題：

一是，主辦方租賃展館的起止時(shí)間，須明確是從合同約定時(shí)間的第一天0時(shí)至最后一天0時(shí)。布展工作繁重的展會(huì)（如大型、重型設(shè)備較多的機(jī)械展），可以在第一天0時(shí)進(jìn)館布展。撤展同樣需要利用合同約定的時(shí)間。

二是，許多展館的租金及服務(wù)費(fèi)價(jià)格具有彈性，主辦方應(yīng)耐心談判，爭(zhēng)取更多利益。談判前，應(yīng)對(duì)租賃同一展館的其他主辦方實(shí)際租金價(jià)格進(jìn)行調(diào)查，以獲得談判籌碼。談判中，須就訂金、余款支付方式達(dá)成一致。在談判策略上，應(yīng)先談場(chǎng)地租金價(jià)格，再談布展期間免費(fèi)加班時(shí)間、展館廣告位、展館空調(diào)、會(huì)議室、停車場(chǎng)、倉(cāng)庫(kù)等服務(wù)費(fèi)或租金的價(jià)格。

三是，對(duì)于由展館提供的標(biāo)準(zhǔn)展位搭建、餐飲供應(yīng)或展品物流服務(wù)，主辦方應(yīng)明確提出服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，包括標(biāo)準(zhǔn)展位展架及隔板、展具的清潔完好、楣板字樣的制作、餐飲（盒飯）的價(jià)格與質(zhì)量、物流運(yùn)輸?shù)膬r(jià)格與服務(wù)質(zhì)量等。

四是，對(duì)于展館負(fù)責(zé)的保安、保潔服務(wù)，主辦方同樣要明確提出服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，如攝像頭監(jiān)控、夜間安全值守、布展/撤展期間物流通道值守、展區(qū)及衛(wèi)生間清潔等。

五是，在合同中應(yīng)明確雙方對(duì)接工作的負(fù)責(zé)人（聯(lián)系人），以強(qiáng)調(diào)展館經(jīng)營(yíng)方有專人負(fù)責(zé)落實(shí)合同的約定。

六是，鑒于租賃合同多為展館經(jīng)營(yíng)方提供的格式條款合同，其對(duì)主辦方權(quán)益的保障相對(duì)薄弱，主辦方應(yīng)根據(jù)展館經(jīng)營(yíng)方在洽商中的具體承諾，逐一補(bǔ)充于合同之中（必要時(shí)可采用合同附件方式予以補(bǔ)充）。對(duì)于合同中違約條款的訂立，主辦方一定要堅(jiān)持對(duì)等，以維護(hù)自身的權(quán)益。

此文節(jié)選自《展覽項(xiàng)目管理》（張凡 張嵐編著，華中科技大學(xué)出版社）

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