“為什么每個大會的現(xiàn)場都很亂？”

“開個會不就是端茶倒水、

布置會場嗎，這有何難？”

“難道辦一場會比舉辦一場交響音樂會還難嗎？”

“為什么每個大會臨近開幕，事情總是變得亂七

八糟，該來的卻沒有來，不該來的卻來了？”

“不就是接送機(jī)嗎？為什么到了現(xiàn)場一片混亂？”

作為從事會議策劃、管理與服務(wù)的從業(yè)者，您是否曾在無意中說過這些話，或是聽您的同事、領(lǐng)導(dǎo)說起過？這些句子仿佛魔咒一般，不時回響在各組委會和項(xiàng)目組的辦公室里。其中不少一定讓您覺得耳熟吧。至少我在與會議項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)接觸時，就常常會聽到這些說法。

諸如此類的表述還有很多，看起來不同的“病癥”，其實(shí)是同一種“癥結(jié)”。就是如何認(rèn)識到辦一場大會的“復(fù)雜”性，如何適應(yīng)大會的復(fù)雜程度。但我們往往混淆了“困難”和“復(fù)雜”，誠然，舉辦一場交響樂是困難的，但并不一定是復(fù)雜的。

會議項(xiàng)目是錯綜復(fù)雜的，原因如下

1.會議的參與方群體是一個開放體，與周邊環(huán)境進(jìn)行著信息和資源的交流

2.每個參與方都根據(jù)自己特定的需求和局部的信息開展活動

3.項(xiàng)目內(nèi)部的非線性變化不時會制造“驚喜”

4.項(xiàng)目各個階段會持續(xù)不斷地變化

5.項(xiàng)目的情況無法預(yù)估

因此，會議項(xiàng)目的復(fù)雜性與相關(guān)因素（參與方）的數(shù)量以及它們彼此之間的相互作用有關(guān)。復(fù)雜性程度取決于這兩者的程度。參與方越多，關(guān)系網(wǎng)絡(luò)越密切，復(fù)雜性程度也隨之提升。從認(rèn)知角度而言，一旦復(fù)雜性達(dá)到了一定程度，那么人們將無法全面掌握或理解這個體系。

首先，我們拿舉辦交響樂會和大會的特點(diǎn)來做對比，說明大會的復(fù)雜性更高：

資料來源：31研究院

既然大會如此復(fù)雜，如何判斷復(fù)雜性并適應(yīng)復(fù)雜？

1. 相互依存性

相互依存性是指當(dāng)人們脫離了體系中的某個部分會發(fā)生什么？影響有多大？這個部分是至關(guān)重要的嗎？要理解關(guān)系網(wǎng)絡(luò)和相互作用，必須首先思考這些問題。還是以大會為例，一個展商不來、一個VIP不來、一個代表團(tuán)不來對于項(xiàng)目整體而言是有千絲萬縷的關(guān)系。樂團(tuán)演出之中，多來一個觀眾，少來一個觀眾影響有多大？

2.變化性

變化性是基于關(guān)系網(wǎng)絡(luò)在一個錯綜復(fù)雜的體系中總是存在著相互作用，這就導(dǎo)致了變化是常態(tài)，比如，一個演講的取消，隨后的議程都要調(diào)整；再如，會前大會的注冊人數(shù)不夠，影響到領(lǐng)導(dǎo)的目標(biāo)訴求和贊助商的ROI。因此，一個富于變化性的體系是不以人們的決定等因素為轉(zhuǎn)移的。它持續(xù)不斷地變化，這就對大會的管理就造成了一定的時間壓力。要在這樣一個體系中做出正確的決定，只考慮目前的狀況顯然是不夠的，未來以及與之相關(guān)的狀況也必須考慮在內(nèi)。

3.不透明性

大會項(xiàng)目組無法完全掌控大會這個錯綜復(fù)雜的體系，只能接觸到、掌控好其中的一些部分。而體系的其他部分及其相互作用對我們而言是模糊而陌生的。比如，招商招展個性化的需求、展商和嘉賓之間的沖突、嘉賓邀請和檔期、參會人吃住行需求多樣性，決定了計(jì)劃和決策中的不確定性，這也是我們所必須接受的。

4.反饋

反饋是復(fù)雜體系的核心調(diào)控機(jī)制。信息流入體系中，其作用或增強(qiáng)或減弱。這時，積極的反饋起到了促進(jìn)作用，而消極的反饋則起到了削弱作用。復(fù)雜體系的這一機(jī)制對很多管理者或領(lǐng)導(dǎo)者而言都是陌生的，因此它極少被加以運(yùn)用。大型會議的組織架構(gòu)很復(fù)雜，層次分工嚴(yán)密，匯報流程和風(fēng)險管理自成體系，指揮大廳和安保中心需要依托每時每刻的數(shù)據(jù)做出決策，這也是音樂會無法企及的。

5.自組織

大會的目的是促進(jìn)參與者群體的互動、社交、合作、交流。通過參與方之間的相互作用產(chǎn)生了一種秩序、交換了信任和信息，以及維持這種秩序的傾向。大會內(nèi)部很易產(chǎn)生自組織（自由的加群、入群、組團(tuán)、預(yù)約洽談，會中有會、群內(nèi)有群，大群體內(nèi)有細(xì)分群體，會議的結(jié)束，關(guān)系繼續(xù)延續(xù)），這是大會項(xiàng)目固有的特色，是以一定的限制（一系列規(guī)則）和變化性為基礎(chǔ)的。純粹的音樂會，是消費(fèi)場景，音樂會結(jié)束，觀眾人群各自散去。

6. 穩(wěn)定性

如果一個體系較少波動，更確切地說，在經(jīng)歷了波動之后能迅速恢復(fù)到初始狀態(tài)，我們就說它是穩(wěn)定的。在大會這種自我變動的體系范圍里，我們力求達(dá)到的最好狀態(tài)并不是穩(wěn)健的，參會代表的需求、行業(yè)的變革、政策變化都對來年的議題策劃和演講人邀請帶來了不確定性。而音樂會這種形式，對于經(jīng)典的追求和確定性往往是永恒的，不受代際影響。

7.限制

錯綜復(fù)雜的體系也是在一定框架內(nèi)運(yùn)轉(zhuǎn)的，并受到限制。限制作用于體系，同時體系也反作用于限制。比如，政黨、政府機(jī)構(gòu)或社團(tuán)組織舉辦的會議有明確的或潛在的等級、規(guī)則、權(quán)限，這就是一種限制，每一個大會的參會者通常能很快學(xué)會，在他們的組織里什么行得通，什么行不通。而參會人的行為也會重新對限制產(chǎn)生影響，并改變或者消除限制。所以嚴(yán)格意義上，復(fù)雜大會的參會人是邀請制、注冊制或?qū)徍酥疲ǐ@得入場資格和參會權(quán)限），參會人獲得的是證件和權(quán)限，而不是音樂會的入場券或門票。

8.多樣性

多樣性即行為、交際和決策的所有可能性，它是一個系統(tǒng)所能涵蓋的各種可能的情況。在一個1000人的學(xué)術(shù)會議之中，從通知、邀請、注冊、投稿、審稿、接待、演講、參會、學(xué)分、會后等各個環(huán)節(jié)，每個代表平均收到50封各類營銷和通知郵件，一個大會會發(fā)出數(shù)萬封郵件，以提供更好的服務(wù)，應(yīng)對多變性，滿足多樣性需求。

31會議“大會易”助您一臂之力！

即便對于承辦了數(shù)百場大會的PCO（專業(yè)會議組織者）而言，我們無法為錯綜復(fù)雜的問題找到統(tǒng)一的解決方案，又或許根本就不存在所謂的“最優(yōu)”解決方案。許多會議管理方案其實(shí)不分伯仲，這更增加了我們決策的難度。復(fù)雜性意味著持續(xù)不斷的變化，而外部框架條件的改變是以自身變化性為基礎(chǔ)的。想要經(jīng)受住這個考驗(yàn)，就必須一直保持靈活性，以適應(yīng)各種變化，并在計(jì)劃和決策時充分考慮到不確定性。

辦一場大會是復(fù)雜項(xiàng)目，理解了復(fù)雜體系的這一特點(diǎn)后，再把它放到具體的組織和情境中，就會馬上明白為什么辦一場大會這么難，為什么需要PCO來提供服務(wù)，就會明白為什么會議管理系統(tǒng)是不可或缺的。

面對復(fù)雜和多樣性，31會議的“大會易”應(yīng)運(yùn)而生，助力政府會、國際會、社團(tuán)會等大型、復(fù)雜的主辦方和服務(wù)方適應(yīng)復(fù)雜，掌控多變，提高效率，重塑參與者體驗(yàn)！