早在2018年，美國專業(yè)網(wǎng)站CareerCast發(fā)布了2018年壓力最大的職業(yè)排名（The Most Stressful Jobs of 2018 ），活動協(xié)調(diào)員（Event Coordinator）排名第五。相似的結(jié)論早在2017年就被福布斯進(jìn)行了報道。

CareerCast 2018年壓力最大的職業(yè)排名

資料來源：（https://www.careercast.com/）

作為會議和活動行業(yè)從業(yè)人員，必須承認(rèn)一個事實，那就是我們面對的項目的lead time越來越短。有時候客戶下周五有一個活動，直到周一需求還不明確，而一周內(nèi)要完成所有的事情，成功了皆大歡喜，進(jìn)一步助長了客戶下一次更短的lead time。如果失敗了，你（服務(wù)商）也就被認(rèn)為背鍋了，失去了信任。

為什么lead time越來越短？

主要是世界發(fā)展的速度是加快的，發(fā)展的加速度也是加快的。不知道有沒有這樣一個經(jīng)驗，人們等待的時間是是從年、月、日、小時、分、秒開始計算的。以前的快遞隔日到就不錯了，2015年出現(xiàn)了“閃送”，要求1個小時內(nèi)必須到。人們打開一個網(wǎng)頁時間超過3秒就認(rèn)為體驗極差。

這背后根本的原因還是信息化帶來的焦躁不安。網(wǎng)上下個單，買個外賣太方便了，餓了嗎、美團(tuán)外賣快的要20分鐘內(nèi)就送到了。人們把這種便捷性不自覺的帶進(jìn)了MICE行業(yè)，認(rèn)為策劃人員就是一個自動售貨機(jī)，按下一個按鈕，嘣的一聲礦泉水（一篇文案稿、設(shè)計稿）就出來了。要求你翻譯一個文檔，設(shè)計一個東西，都必須是立等可取，馬上就要，還不能有語法錯誤，行文還必須規(guī)范。

為什么客戶不聽勸告？

有人說，你這么忙這么緊張那是因為你沒有規(guī)劃，腳踩西瓜皮滑到哪里算哪里。你沒有告訴客戶什么時間作什么，并讓客戶配合你。但是，絕大多數(shù)客戶是不聽勸告的，不是他不聽勸，是因為現(xiàn)在做一件事情牽涉面太多，大家都定不了。上至最高領(lǐng)導(dǎo)人出席的會議，下至企業(yè)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)出席的會議，議程都是改了一稿又一稿，甚至?xí)h前一天都不能定稿。越大的領(lǐng)導(dǎo)越?jīng)]有自由，他也不知道明天是不是被一張A4紙調(diào)走了或者被召集去向更大的領(lǐng)導(dǎo)匯報去了。

這些道理大家都懂，一旦運(yùn)行起來，正如馬歇爾將軍所說，槍聲一響，所有的戰(zhàn)斗計劃都失控。無人做主，無人負(fù)責(zé)導(dǎo)致前期不能盡快理順關(guān)系是一個大問題，而大多甲方?jīng)Q策者不懂活動的重要性和專業(yè)性是更深層次的癥結(jié)所在。

為什么疫情期間也是如此緊張？

按道理說疫情期間應(yīng)該要好一些才對，但事實上反而更忙了。主要是被各種視頻會議和微信群給綁架了，一個項目有十幾個群是很正常的。疫情前沒有騰訊會議、zoom，疫情之后八十歲的老人都會使用視頻連線。24小時在線，模糊了工作和生活的界限是當(dāng)今的常態(tài)，我們必須接受這個事實，而不是抱怨。這是移動時代永遠(yuǎn)在線的愛和痛。

為什么很多變化發(fā)生在周五下午？

那是因為很多辦公室要在周五提交領(lǐng)導(dǎo)下周的計劃，領(lǐng)導(dǎo)的助手也會統(tǒng)計領(lǐng)導(dǎo)下周的安排。這樣助手一問領(lǐng)導(dǎo)下周的計劃安排，下面的人知道了下周的計劃，層層傳遞，從里到外，從高到低的進(jìn)行傳遞，這個傳遞好比高壓電線進(jìn)行層層變電降壓之后到達(dá)平民家的日常用電線路，而你就是那個最小的電燈泡，等著被緊急的點(diǎn)亮。因此，親愛的你，最好在周四就要搞清楚上下里外各路領(lǐng)導(dǎo)下周的安排和計劃，不然周五下班等到一個工作安排，你是做還是不做？

面對Last minute的更改和要求，怎么辦？

資深人士Anne Thornley-Brown女士曾經(jīng)撰文（9 strategies for last-minute event planning）給了不錯的建議，一共是寫了九點(diǎn)，分別是：

1.事前主動與常規(guī)客戶做好溝通，告知他們選擇機(jī)會，這樣可以促進(jìn)客戶盡快做出決定，比如：如果提前做出決定，可以節(jié)省x%的報價成本；有更多的時間減少風(fēng)險和突發(fā)狀況。

2.學(xué)會說“不”。如果這個活動籌備期太短，風(fēng)險和危害太大（包括危害團(tuán)隊的作息健康、公司品牌風(fēng)險），那么賺錢是不值得的。

3.學(xué)會管理客戶期望并設(shè)定邊界?；顒有袠I(yè)買緊鄰頻繁更改信息，沒錯，但必須有界限。（如何利用峰終定律管理預(yù)期，請看文末的建議）。

4.確定什么是現(xiàn)實可行的。公司內(nèi)部的活動策劃人通常沒有說“不”的選擇，而作為一個第三方外部計劃者，這可能意味著你可能會失去業(yè)務(wù)。明確需要完成的任務(wù)，確定共同的責(zé)任。

5.工具模板化，從供應(yīng)商的RFP到餐飲的EO單，策劃者需要為活動計劃的各個方面創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)模板，與客戶合作，可以快速填寫。

6.學(xué)會請求額外的資源并相應(yīng)地向客戶收費(fèi)。如果您需要聘請額外的幫助，請直接這么說。讓客戶知道這將花費(fèi)多少，如果他們不想付錢，選擇權(quán)在你。

7.收取加急溢價。很多高明的活動策劃者非常喜歡這種臨時的需求，因為可以加收10%以上的費(fèi)用，當(dāng)然這需要提前告知。到了急的時候，這點(diǎn)錢客戶是最愿意花的。

8.確保您提前付款。有些客戶是在最后一分鐘預(yù)定/確定的，然后表示他們要到活動結(jié)束很久以后才能付款。在這種情況下，你接受了你是在陷害自己，兩頭不討好。

9.確保“停機(jī)”時間，以便在活動后滿血復(fù)活。不要每一場活動都是這樣，員工的激情和熱情被磨滅了，帶來更大的生產(chǎn)力損失。

心態(tài)上需要徹底改變

在一個重視服務(wù)的行業(yè)，臨時性、最后一刻的變化是難免的，化被動為主動是管理的藝術(shù)、也是管理的科學(xué)，是商業(yè)的沉沒成本也是商業(yè)的機(jī)會。如何應(yīng)對，上面的方法是顯性的，但是有更多是隱性的知識，需要自己去琢磨。前提是你必須學(xué)會熱愛，從激情之中尋找到激情。

彩蛋：學(xué)會峰終定律和損失厭惡，高效管理客戶對需求變更的預(yù)期

1. 自己能定的自己定，知道那些該問那些不該問，客戶最怕被要求確認(rèn)，不該問的問了會多出很多事，要做到這一點(diǎn)對自己的專業(yè)性和情商需要更高的要求。

2. 你的回答要干脆利落，不拖泥帶水，你的每一次含糊不清都會帶來下一次的傷害（變本加厲）。

3. 峰終定律的原理告訴我們：拒絕要一次性的拒絕（而不是一個一個的拒絕），而答應(yīng)緊急的需要要一個一個的慎重的接受。

4.當(dāng)你在拒絕客戶一個大。的不合理的需求后，要接受一個小的合理的變更需求，這也是峰終定律。

5. 前九次的答應(yīng)，第十次拒絕的傷害比第一次直接拒絕，后面九次慢慢的答應(yīng)所帶來的的傷害大得多（這就是損失厭惡）。

6.你砍掉你向客戶已經(jīng)確認(rèn)的需求對客戶的挫傷程度比你新承諾客戶一個新增需求帶來的程度更大（這也是損失厭惡）。

7. 提一個小要求之前，先提出一個對方很難答應(yīng)的大要求，這樣小的要求就比較容易實現(xiàn)。

8. 當(dāng)你提需求前，每次只提一點(diǎn)點(diǎn)，比一次性提出很多更容易實現(xiàn)。

9. 對客戶有利的好消息要一個一個的報，而壞消息要一次性的報。

10. 如果好消息和壞消息都有，在報好消息之前，先報一個壞消息。

11. 負(fù)面消息正面報，如：盡管總是失敗，但我們一直在努力（不要用“我們很努力但總是失敗”）。

12. 希望高效獲批時，領(lǐng)導(dǎo)在的大場面，走過場是必要的（因為領(lǐng)導(dǎo)都要儀式感），勝過私下的確認(rèn)。