企業(yè)對企業(yè)的活動策劃是一項要求非常高的任務(wù)。負(fù)責(zé)組織和管理商業(yè)貿(mào)易展，展覽，會議，大會的團(tuán)隊需要多種技能和技巧才能取得成功并擴(kuò)大活動規(guī)模。

十年前即使對非技術(shù)專業(yè)人士來說，與計算機(jī)和技術(shù)平臺合作的能力也被視為一項要求。然而，隨著對軟件用戶界面、用戶體驗(yàn)和可學(xué)習(xí)性原則的普遍接受以及良好集成平臺的可用性，使技術(shù)發(fā)揮作用不再是關(guān)鍵挑戰(zhàn)。全方位的組織都在努力挖掘數(shù)據(jù)的價值，為客戶創(chuàng)造更好的體驗(yàn)。嚴(yán)肅地說，他們正在努力在別人之前破壞自己的商業(yè)模式。

數(shù)據(jù)驅(qū)動的決策制定和活動的重要性

為了跟上世界其他地區(qū)的步伐，活動策劃者必須增加一項新的必備技能，即分析、理解和利用數(shù)據(jù)的能力。

推動這一變化的因素有很多。盡管商業(yè)活動在經(jīng)濟(jì)和政治上存在重大不確定性的情況下，仍在維持其在企業(yè)營銷組合中的地位，但參展商和贊助商也在增加投資尋求回報。為此，許多主要業(yè)務(wù)活動的組織者已將其重點(diǎn)從支持現(xiàn)場互動的狹隘角色轉(zhuǎn)變?yōu)榻㈤L期業(yè)務(wù)關(guān)系的推動者。

還有一種迫切需要，即為與會者提供個性化和定制的體驗(yàn)，因?yàn)樗麄兿Ｍ麖目s減預(yù)算和縮短任何特定活動的時間中獲取最大收益。

從本質(zhì)上講，活動策劃者完全憑直覺或?qū)τ^眾的廣泛理解做出決定的日子已經(jīng)一去不復(fù)返了。數(shù)據(jù)分析被認(rèn)為是關(guān)鍵的決策工具，通過準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)分析，能夠制定短期和長期決策的規(guī)劃者是積極進(jìn)取的。

活動管理主管必須永遠(yuǎn)掌握其活動和受眾的新興趨勢和新生機(jī)會。此外，市場和垂直市場變得比以往任何時候都更加復(fù)雜，面對面的活動需要隨時迅速反應(yīng)。管理團(tuán)隊可以做出更具洞察力的預(yù)測和決策。當(dāng)然，認(rèn)識到數(shù)據(jù)驅(qū)動決策的重要性是一回事，而實(shí)際成功做決策又是另一回事。

管理、關(guān)聯(lián)和挖掘數(shù)據(jù)并不容易。進(jìn)行這個練習(xí)需要很多的反省和對細(xì)節(jié)的關(guān)注。然而，和大多數(shù)技能一樣，它是一種可以學(xué)習(xí)和完善的技能。當(dāng)然，起點(diǎn)是利用技術(shù)和流程，幫助您以高效和準(zhǔn)確的方式收集準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。

用于擴(kuò)展活動的智能分析

活動管理團(tuán)隊?wèi)?yīng)該專注于分析解決關(guān)鍵財務(wù)和運(yùn)營問題的方法。要成功進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，需要一個清晰的戰(zhàn)略、批判性思維和明確的目標(biāo)。提出一些問題，幫助您識別數(shù)據(jù)中隱藏的故事，并幫助您提出可行的見解。關(guān)注能夠產(chǎn)生商業(yè)價值和更高參與度的洞察力。
想知道從哪里開始？以下是您可以在數(shù)據(jù)分析中考慮的有意義的問題的快速列表，以發(fā)現(xiàn)未來增長的機(jī)會并解決新出現(xiàn)的問題：

（1）在我的活動中是否存在供需缺口？
進(jìn)行詳細(xì)的供需缺口評估可以利用未滿足的需求。例如，使用在線搜索、展位瀏覽和現(xiàn)場訪問數(shù)據(jù)評估參展商產(chǎn)品類別的需求缺口。將您的博覽會產(chǎn)品和與會者所需的產(chǎn)品進(jìn)行比較。這將幫助您識別新的趨勢分類。通過分析供需缺口，您可以更好地關(guān)注您的銷售和營銷策略。您還可以使用圖表和數(shù)據(jù)吸引潛在的參展商以及新的與會者參加您的活動。簡單地說，您知道的越多，您就可以做出更明智的決定。

（2）與會者保留率是否與行業(yè)同步？
許多案例研究表明，獲得新與會者的成本遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于保留現(xiàn)有與會者的成本。除了分析活動的保留數(shù)量外，我們還建議評估行業(yè)內(nèi)的平均值和基準(zhǔn)。主動保留可使您的活動與觀眾建立長期關(guān)系和信譽(yù)。它還可以幫助您確定新與會者的需求，以便您制定符合他們目標(biāo)的計劃。

（3）哪個展臺和樓層平面圖的部分產(chǎn)生了最多的在線/現(xiàn)場流量？

將參展商引導(dǎo)至您的展廳，以確定交通模式以及熱門的類別、展館、區(qū)域等。跟蹤最受歡迎的公司和展臺的表現(xiàn)可以幫助您收集和提供有價值的見解，了解哪些細(xì)分市場和策略能夠提供最大的參與度，并與您的銷售團(tuán)隊分享。

（4）新參展商的留用率、具體類別與去年相比是否有顯著變化？
收集當(dāng)年保留的參展商百分比是很有用的，但您必須深入了解活動的行為。了解您的新參展商來自何處，他們代表哪些類別，以及返回哪些類別——這些是當(dāng)前行業(yè)變化的潛在指標(biāo)，可以幫助您的活動在未來的發(fā)展。

（5）在特定地理位置的供應(yīng)商和買家的人口統(tǒng)計數(shù)據(jù)是什么？
每個地點(diǎn)可能有不同的人口統(tǒng)計和類別，要求您的銷售團(tuán)隊提出針對特定地區(qū)的銷售方案，以滿足目標(biāo)受眾的需求。在展會周期開始時與您的注冊合作伙伴和展會管理合作伙伴進(jìn)行協(xié)調(diào)，以便您可以在展會前后輕松收集這些數(shù)據(jù)。

用于擴(kuò)展活動的智能分析

活動管理團(tuán)隊?wèi)?yīng)該專注于破解關(guān)鍵財務(wù)和運(yùn)營問題的分析。 為了成功進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，我們需要的是一個明確的戰(zhàn)略、批判性思維和非常明確的目標(biāo)。 提出問題，幫助您識別數(shù)據(jù)中的隱藏故事，并幫助您提出可操作的見解。 專注于可以產(chǎn)生商業(yè)價值和更高參與度的洞察力。

想知道從哪里開始？

以下是您可以在數(shù)據(jù)分析中考慮的有意義的問題的快速列表，以發(fā)現(xiàn)未來增長的機(jī)會并解決新出現(xiàn)的問題：

1、我的活動是否存在供需缺口？
進(jìn)行詳細(xì)的供需差距評估可以充分利用未滿足的需求。 例如，使用在線搜索、展位視圖和現(xiàn)場訪問的數(shù)據(jù)評估參展商產(chǎn)品類別的供需缺口。 將您的展會產(chǎn)品與與會者的需求會話進(jìn)行比較。 這將幫助您確定你希望在下次活動中獲得更多代表性的新趨勢類別。 通過分析供需缺口，您可以更好地關(guān)注您的銷售和營銷策略。 您還可以使用圖表和數(shù)據(jù)吸引潛在的參展商以及參加活動的新參與者。 簡而言之，您知道的越多，您可以做出更明智的決策。

2、我的與會者保留了與行業(yè)的關(guān)系嗎？

大量案例研究表明，獲得新參與者的成本遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于保留現(xiàn)有參與者的成本。 除了分析您的活動的保留數(shù)量之外，我們還建議您評估行業(yè)內(nèi)的平均值和基準(zhǔn)。 主動保留可以防止您的競爭對手出現(xiàn)活躍的錯誤，并使您的活動能夠與您的受眾建立長期的關(guān)系和信譽(yù)。 它還有可能幫助您確定新與會者的需求，以便您可以制定與其目標(biāo)一致的計劃。

3、平面圖的哪些攤位和部分產(chǎn)生最多的在線/現(xiàn)場流量？
地圖參展商引導(dǎo)您到展會現(xiàn)場，以確定交通模式以及熱門類別、展館、區(qū)域等。 跟蹤最受歡迎的公司和展位的性能可以幫助您收集和提供有關(guān)哪些細(xì)分和策略提供最大參與度并與您的銷售團(tuán)隊分享的寶貴見解。

4、您的新參展商的保留率，特定類別和NSF的變化是否會發(fā)生重大變化？
收集當(dāng)年保留的參展商比例很有用，但您必須深入挖掘以真正了解您的活動的行為。 了解新參展商的來源，他們所代表的類別以及返回的參與者， 這些都是當(dāng)前行業(yè)轉(zhuǎn)變的指標(biāo)，可以挑戰(zhàn)或幫助您的活動在未來發(fā)展。

5、在特定地理位置的供應(yīng)商和買家的人口統(tǒng)計數(shù)據(jù)是什么？
每個位置可能有不同的人口統(tǒng)計和類別，要求您的銷售團(tuán)隊提出針對特定區(qū)域的銷售宣傳，以滿足目標(biāo)受眾的要求。 在展示周期開始時與您的注冊合作伙伴和展覽管理合作伙伴協(xié)調(diào)，以便您可以在活動之前和之后輕松收集這些數(shù)據(jù)。

結(jié)論

隨著活動組織者對未來的規(guī)劃，牢牢掌握您的活動數(shù)據(jù)可以提高商業(yè)信心和適應(yīng)能力。 今天最常見的問題不是缺乏數(shù)據(jù)，而是弄清楚如何處理為其活動收集和匯總的所有數(shù)據(jù)。

通過對您的活動數(shù)據(jù)的比較分析獲得的知識和智慧將幫助您隨時關(guān)注您的活動數(shù)據(jù)并將其發(fā)展到新的高度，所有這一切都得益于那些經(jīng)過考驗(yàn)的真實(shí)參展商和支持者的幫助。投入時間和精力來獲取知識和技能以獲得引人注目的數(shù)據(jù)分析，這將為商業(yè)活動帶來長期的重要價值。 它既是一個以人為本的過程，也是與技術(shù)有關(guān)的過程。

本篇文章是由31會議研究院提供。31會議作為中國領(lǐng)先的場景營銷科技公司，隸屬于上海八彥圖信息科技有限公司。自成立以來，31會議一直致力于以科技驅(qū)動客戶成功為使命。依托 “會議云”及“營銷云”，為客戶提供一站式全流程數(shù)字會務(wù)及營銷自動化云平臺。至今，31會議已服務(wù)超過30多萬家客戶，130多萬場會議活動。

來源：eventmanagerblog