隨著疫情后，參會(huì)者越來(lái)越臨近展期才決定注冊(cè)，會(huì)議組織者面臨著新的挑戰(zhàn)。

在當(dāng)今這個(gè)快速變化的商業(yè)環(huán)境中，深入理解參會(huì)者注冊(cè)行為的變化對(duì)于活動(dòng)策劃者來(lái)說(shuō)至關(guān)重要。《參會(huì)者行為變化下的收入與出席率優(yōu)化》（Registration Insights Report：Optimizing revenue and attendance in the face of new attendee behavior）報(bào)告由Maritz Global Events Network發(fā)布，旨在為活動(dòng)行業(yè)提供寶貴的洞察和策略建議。

Maritz是美國(guó)最大的綜合性的會(huì)議和活動(dòng)策劃服務(wù)商之一，擁有豐富的行業(yè)經(jīng)驗(yàn)和廣泛的客戶(hù)基礎(chǔ)，這使得它有能力發(fā)布這樣一份較全面、深入的研究報(bào)告。Maritz不僅為客戶(hù)提供卓越的服務(wù)，還致力于通過(guò)研究和分析，推動(dòng)行業(yè)知識(shí)的前沿發(fā)展。Maritz希望通過(guò)這份報(bào)告，幫助行業(yè)同仁更好地理解這些變化，并找到有效的應(yīng)對(duì)策略。

調(diào)研背景

疫情改變了人們的活動(dòng)參與習(xí)慣，特別是推遲注冊(cè)時(shí)間的現(xiàn)象顯著增加。了解這些行為變化對(duì)于優(yōu)化會(huì)議的出席率和收入至關(guān)重要，有助于會(huì)議組織者調(diào)整策略，更好地滿足市場(chǎng)需求。本研究分析了超過(guò)360,000個(gè)參會(huì)者注冊(cè)記錄，覆蓋30個(gè)不同行業(yè)的貿(mào)易展覽會(huì)。研究采用了前后對(duì)比分析，行為數(shù)據(jù)和消費(fèi)數(shù)據(jù)，并考慮了可復(fù)制性。

關(guān)于晚注冊(cè)的主要發(fā)現(xiàn)

晚注冊(cè)現(xiàn)象指的是參會(huì)者在活動(dòng)或展會(huì)開(kāi)始前的較短時(shí)間內(nèi)進(jìn)行注冊(cè)的行為。這種趨勢(shì)在疫情期間變得更加明顯，許多參會(huì)者選擇在活動(dòng)前的最后一周甚至活動(dòng)當(dāng)天才進(jìn)行注冊(cè)。

主要發(fā)現(xiàn)：

參會(huì)者傾向于在活動(dòng)前的最后一周注冊(cè)，22%的參會(huì)者在活動(dòng)前一周注冊(cè)，9%的參會(huì)者在現(xiàn)場(chǎng)注冊(cè)。晚注冊(cè)現(xiàn)象并非疫情后獨(dú)有，但疫情期間這一趨勢(shì)加劇。

晚注冊(cè)現(xiàn)象在疫情后變得更加普遍，這可能與人們對(duì)線下活動(dòng)的新態(tài)度、遠(yuǎn)程工作的普及以及對(duì)即時(shí)決策的偏好有關(guān)。會(huì)議組織者需要適應(yīng)這一趨勢(shì)，通過(guò)優(yōu)化市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)策略、定價(jià)模型和物流規(guī)劃來(lái)最大化出席率和收入。同時(shí)，與供應(yīng)商和目的地管理局的透明溝通和數(shù)據(jù)共享可能有助于緩解晚注冊(cè)帶來(lái)的挑戰(zhàn)。

晚注冊(cè)的相關(guān)數(shù)據(jù)：

晚注冊(cè)與疫情前的趨勢(shì)比較：

晚注冊(cè)的影響因素分析：

晚注冊(cè)帶來(lái)的影響

晚注冊(cè)現(xiàn)象給會(huì)議和活動(dòng)組織者帶來(lái)的混亂和挑戰(zhàn)。以下是晚注冊(cè)給組織者帶來(lái)的一些具體問(wèn)題和表現(xiàn)形式：

• 住宿安排困難：由于晚注冊(cè)者可能在酒店房間被預(yù)訂滿之后才進(jìn)行注冊(cè)，這導(dǎo)致組織者難以為這些參會(huì)者安排住宿，或者不得不以更高的價(jià)格預(yù)訂額外的房間。

• 會(huì)場(chǎng)資源緊張：晚注冊(cè)可能導(dǎo)致會(huì)場(chǎng)的餐飲、休息室、會(huì)議空間等資源在最后一刻出現(xiàn)緊張，組織者需要緊急增加資源以滿足需求。

• 交通和接駁壓力：晚注冊(cè)者可能需要額外的交通安排，如接駁車(chē)輛或機(jī)場(chǎng)接送服務(wù)，這在沒(méi)有提前規(guī)劃的情況下會(huì)給組織者帶來(lái)壓力。

• 物資短缺：如胸牌、會(huì)議資料等物資可能因?yàn)橥碜?cè)者的數(shù)量超出預(yù)期而導(dǎo)致短缺。

• 技術(shù)支持壓力：現(xiàn)場(chǎng)可能需要額外的技術(shù)支持，以處理晚注冊(cè)者的登記和資料分發(fā)等問(wèn)題。

• 人員安排問(wèn)題：晚注冊(cè)可能導(dǎo)致需要增加現(xiàn)場(chǎng)工作人員，以處理注冊(cè)、咨詢(xún)和其他服務(wù)。

• 經(jīng)濟(jì)損失：組織者可能因?yàn)橥碜?cè)錯(cuò)過(guò)從酒店預(yù)訂中獲得的收入，或者因?yàn)榉块g預(yù)訂不足而面臨供應(yīng)商的違約金或損失賠償。

• 參會(huì)者體驗(yàn)下降：晚注冊(cè)的參會(huì)者可能因?yàn)樯鲜鰡?wèn)題而獲得較差的參會(huì)體驗(yàn)，比如找不到合適的住宿、錯(cuò)過(guò)重要的會(huì)議議程或者得不到及時(shí)的服務(wù)。

• 供應(yīng)商壓力：供應(yīng)商可能因?yàn)榻M織者在最后一刻增加訂單而感到壓力，這可能導(dǎo)致服務(wù)水平下降或額外的費(fèi)用。

• 計(jì)劃外成本：組織者可能面臨計(jì)劃外的成本，如額外的物資采購(gòu)、人力資源成本等。

晚注冊(cè)現(xiàn)象對(duì)活動(dòng)組織者來(lái)說(shuō)是一個(gè)挑戰(zhàn)，需要他們具備靈活的應(yīng)變能力和有效的資源管理策略，以確?；顒?dòng)的順利進(jìn)行和參會(huì)者的滿意度。

晚注冊(cè)的消費(fèi)反而更高

晚注冊(cè)者在消費(fèi)行為上與早期注冊(cè)者存在差異，越晚注冊(cè)，實(shí)際消費(fèi)越高。

晚注冊(cè)者在除去注冊(cè)費(fèi)用后，平均在附加服務(wù)上的花費(fèi)比早期注冊(cè)者多出$59。在活動(dòng)前31至60天注冊(cè)的參會(huì)者消費(fèi)最高，平均消費(fèi)額為$370，而那些在活動(dòng)前120天以上注冊(cè)的參會(huì)者平均消費(fèi)額為$278。在活動(dòng)前30天內(nèi)注冊(cè)的參會(huì)者，除去注冊(cè)費(fèi)用外，平均消費(fèi)額為$338，顯示了晚注冊(cè)者較高的消費(fèi)傾向。

原因分析：

行為分析：

主要結(jié)論：

晚注冊(cè)者通常更傾向于消費(fèi)更多，尤其是在活動(dòng)提供的額外服務(wù)上。早期注冊(cè)者可能因?yàn)閮r(jià)格敏感或信息不全而消費(fèi)較少。

晚注冊(cè)者的消費(fèi)行為顯示出更高的參與度和對(duì)展會(huì)服務(wù)的投資意愿。這種消費(fèi)模式可能與他們獲取信息的完整性、決策的動(dòng)機(jī)以及對(duì)展會(huì)的期望有關(guān)。展會(huì)組織者可以利用這些數(shù)據(jù)來(lái)調(diào)整營(yíng)銷(xiāo)策略，優(yōu)化定價(jià)模型，并提供更具吸引力的附加服務(wù)，以增加整體收入。同時(shí)，理解這些行為模式有助于展會(huì)組織者更好地預(yù)測(cè)和規(guī)劃資源，以滿足參會(huì)者的需求。

未來(lái)趨勢(shì)，應(yīng)對(duì)之策

考慮到參會(huì)者行為的變化，特別是晚注冊(cè)的趨勢(shì)，盡管晚注冊(cè)者實(shí)際消費(fèi)更高，但是其負(fù)面作用遠(yuǎn)大于其利益。報(bào)告中提出會(huì)議組織者需要重新考慮如何利用市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)、定價(jià)和物流策略來(lái)適應(yīng)參會(huì)者行為的變化。分享注冊(cè)數(shù)據(jù)可能有助于改善與供應(yīng)商和目的地管理局的合作關(guān)系。

以下是一些具體的策略：

通過(guò)這些策略，會(huì)議組織者可以更好地適應(yīng)參會(huì)者行為的變化，優(yōu)化出席率和收入，同時(shí)提高參會(huì)者的滿意度和參與度。

結(jié)論和啟示

會(huì)議組織者應(yīng)該避免過(guò)早開(kāi)放注冊(cè)，以免錯(cuò)失收入。利用FOMO（錯(cuò)過(guò)恐懼癥）和獨(dú)家優(yōu)惠來(lái)激勵(lì)在最佳時(shí)間窗口內(nèi)注冊(cè)?？紤]分享注冊(cè)數(shù)據(jù)，以促進(jìn)與供應(yīng)商和目的地管理局的更有效溝通和合作。

本報(bào)告提供了深入的分析和實(shí)用的策略，幫助會(huì)議組織者理解和適應(yīng)參會(huì)者行為的變化，優(yōu)化會(huì)議的出席率和收入。通過(guò)調(diào)整市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)、定價(jià)策略，并與供應(yīng)商和目的地管理局建立更緊密的合作關(guān)系，組織者可以更好地應(yīng)對(duì)當(dāng)前的挑戰(zhàn)，并為未來(lái)的成功打下基礎(chǔ)。