會議接待工作是一場會議成功與否的關(guān)鍵，特別是會議規(guī)格越高、嘉賓多的大型會議和活動，面對信息同步不及時、接待資源浪費等難題，不僅帶來資源浪費還會影響嘉賓體驗甚至給會議帶來很大的不確定性甚至是風(fēng)險。如何使用31會議接待易，如何做好行程安排、接待人員保障、車輛安排、酒店安排到接送機/接送站服務(wù)等一系列工作，確保嘉賓的滿意度呢？

本期培訓(xùn)內(nèi)容是31接待易，主要包含了會議接待應(yīng)用場景、31接待易系統(tǒng)配置和智慧接待整體的工作安排，如何從行程安排、接待人員保障、車輛安排、酒店安排等多個方面入手，為參會嘉賓提供有序、高效、高品質(zhì)的接待服務(wù)，確保會議的順利進行。同時，講解接待工作流程與后臺數(shù)據(jù)同步更新，注重與嘉賓的及時溝通，調(diào)整接待方案，以期為嘉賓提供最佳的參會體驗。

31智慧接待，數(shù)據(jù)實時流轉(zhuǎn)

在接待服務(wù)過程中，如何做到嘉賓滿意、主辦方和接待人員輕松，取得多方共贏局面？31"接待易"實現(xiàn)全流程數(shù)據(jù)自動流轉(zhuǎn)，多角色人員高效協(xié)同。

step1:通知接待嘉賓

臨近會議開始，接待方通過短信、郵件等方式告知接待服務(wù)

step2:收集接待信息

嘉賓在線填寫來程和返程信息，在線同步參會數(shù)據(jù)和嘉賓信息

step3:錄入接待資源

主辦方錄入接待員、接待酒店、接待車輛等相關(guān)信息

step4:分配接待資源

通過系統(tǒng)，主辦方可合理安排分配接待資源，接待員及時查看接待任務(wù)

step5:來程嘉賓接機

接待員只需獲取嘉賓姓名、手機號即可識別嘉賓，完成來程接機確認

step6:嘉賓酒店報到

嘉賓使用姓名和手機號，完成酒店入住確認

step7:返程嘉賓送機

嘉賓使用姓名和手機號，完成送機確認

應(yīng)用場景多元，接待環(huán)環(huán)相扣

對于主辦方而言：

在接待過程中，信息的收集與整理往往耗費大量時間和精力。如何收集海量嘉賓的酒店航班信息呢？接待易通過短信鏈接在線收集嘉賓的餐飲、住宿、行程等信息，形成清晰的接待任務(wù)，使接待工作有據(jù)可依。

step1:點擊行程采集鏈接

臨近會議通知，主辦方以短信提醒嘉賓填寫接待信息

step2:填寫來程返程信息

參會嘉賓在接待頁面填寫往返程接待信息

step3:查看來程返程信息

嘉賓在其個人中心查看主辦方配置的酒店和接待易信息

對于接待負責(zé)人而言：

接待負責(zé)人通過整理好的信息，在后臺為嘉賓安排來程、返程，信息可前后端同步，嘉賓可在線查看行程信息。這一功能有效解決了傳統(tǒng)接待方式中任務(wù)分配模糊、資源浪費等問題。

step1:安排接待人員

step2:安排酒店資源

step3:安排車輛資源

step4:安排班車線路

除此之外，主辦方和接待負責(zé)人可進入后臺，在線查看可視化接待數(shù)據(jù)，包括接機/站數(shù)據(jù)、酒店入住數(shù)據(jù)、送機/站數(shù)據(jù)，掌握整體接待進度。

對于嘉賓而言：

在“接待易”的程序中，參會嘉賓可以輕松查看航班實時動態(tài)、入住酒店、接待員信息、聯(lián)系電話等行程信息。只需一鍵操作，信息清晰直觀，嘉賓一目了然。不僅如此，當嘉賓的行程發(fā)生變動時，接待易還支持在線修改行程信息，并實時同步給接待團隊。這樣一來，接待團隊可以及時調(diào)整工作安排，大大提高了接待成功率，確保嘉賓的接待體驗。

01查看接待員信息，支持一鍵撥號

02查看住宿信息，入住酒店名稱、入住時間，可一鍵撥號聯(lián)系酒店接待員

03查看接送機車輛信息，可一鍵撥號聯(lián)系司機

04查看航班/車程信息，可在線修改行程信息

對于接待員而言：

接待員在線查看接待任務(wù)，嘉賓只需要告知手機號或姓名，接待員便可以定位到嘉賓身份和對應(yīng)的車輛和酒店，完成接待確認。

step1:查看分配的接待任務(wù)

01接機/站任務(wù)

02酒店入住任務(wù)

03送機/站任務(wù)

step2:確認接待工作已完成

01左滑動點擊確認接待狀態(tài)

02支持按照時間、接待級別、手機姓名號進行篩選

03航班晚點提醒

step3:查看未接待人員信息

怎么樣我們的輕會培訓(xùn)是不是干貨滿滿？31智慧接待易，不僅能解決復(fù)雜的接待任務(wù)，還能提升接待服務(wù)質(zhì)量和效率，同時做到讓主辦方省心，讓接待員放心，讓嘉賓開心。