什么是電子簽到？

在各類會(huì)、展、節(jié)、演、賽活動(dòng)中，參加活動(dòng)的人需要在現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)明身份，領(lǐng)取證件，作為進(jìn)出會(huì)場(chǎng)憑證入場(chǎng)。簽到，英語(yǔ)中叫Check in，中文里面有時(shí)也叫報(bào)到。簽到其實(shí)包含簽入和簽出，簽出就是Check out。電子簽到就是利用信息化的軟硬件技術(shù)幫助活動(dòng)主辦方完成簽到的過(guò)程，以證明活動(dòng)參與者到場(chǎng)，同時(shí)記錄參加活動(dòng)的行為軌跡。

為什么要簽到？

在數(shù)字化時(shí)代，用戶行為、用戶畫(huà)像和用戶分析越來(lái)越重要，無(wú)論是企業(yè)活動(dòng)、社團(tuán)活動(dòng)、還是政府活動(dòng)，必須對(duì)參加活動(dòng)人的線下行為軌跡在一個(gè)系統(tǒng)平臺(tái)內(nèi)進(jìn)行一站式的管理，所以電子簽到從簽到軟件向簽到系統(tǒng)發(fā)展。

什么是簽到系統(tǒng)？

電子簽到系統(tǒng)，是基于計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、身份識(shí)別及多媒體互動(dòng)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)科技技術(shù)等軟硬件技術(shù)開(kāi)發(fā)的，服務(wù)會(huì)展活動(dòng)人員現(xiàn)場(chǎng)簽到，記錄參會(huì)“憑證”的系統(tǒng)。電子簽到系統(tǒng)通常與注冊(cè)數(shù)據(jù)系統(tǒng)、證件管理系統(tǒng)和門(mén)禁系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)無(wú)縫銜接，確保一站式全流程對(duì)參會(huì)人數(shù)據(jù)流進(jìn)行管理和統(tǒng)計(jì)，實(shí)現(xiàn)會(huì)議活動(dòng)的營(yíng)銷、宣傳推廣、邀約、注冊(cè)、審核、現(xiàn)場(chǎng)簽到、證件打印制作、門(mén)禁管理一體化。電子簽到系統(tǒng)通過(guò)軟硬件技術(shù)的集成，讓參會(huì)嘉賓充分感受到現(xiàn)場(chǎng)“高效、創(chuàng)意、便捷、安心”的簽到服務(wù)，幫助活動(dòng)主辦方提高效率和工作協(xié)同。

主辦方常見(jiàn)的簽到問(wèn)題？

● 不重視簽到，不了解簽到的價(jià)值和數(shù)據(jù)應(yīng)用

● 不清楚簽到的規(guī)范、流程和軟硬件配置

● 不清楚證件樣式、設(shè)計(jì)和組成的基本要素

● 不清楚簽到碼的妙用，特別是與活動(dòng)權(quán)限和簽到之間的關(guān)系

● 不清楚預(yù)注冊(cè)數(shù)據(jù)、現(xiàn)場(chǎng)注冊(cè)數(shù)據(jù)、手工表格數(shù)據(jù)如何進(jìn)行整合后簽到

● 不清楚簽到數(shù)據(jù)的后續(xù)價(jià)值和應(yīng)用

● ......

作為31會(huì)議的保留項(xiàng)目，每周三開(kāi)展數(shù)字會(huì)展的科普安利，希望我們的用戶和潛在用戶熟悉我們的產(chǎn)品，服務(wù)好自己的會(huì)議活動(dòng)，為活動(dòng)參與者提供一流的體驗(yàn)。本周的培訓(xùn)就是簽到主題，講解注冊(cè)報(bào)名及簽到制證的應(yīng)用場(chǎng)景與31會(huì)議系統(tǒng)配置，重點(diǎn)討論如何輕松收集參會(huì)者的報(bào)名信息、發(fā)送簽到二維碼，并有效管理報(bào)名數(shù)據(jù)。同時(shí)，還分享了如何現(xiàn)場(chǎng)核銷簽到碼和選擇胸卡樣式來(lái)區(qū)分不同的參會(huì)人群。

下面跟隨小編的腳步，一起來(lái)看看本周培訓(xùn)的重點(diǎn)亮點(diǎn)吧！

——注冊(cè)報(bào)名及簽到制證應(yīng)用場(chǎng)景——

作為簽到，首先需要有數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)怎么來(lái)，主要有三種，會(huì)議活動(dòng)前的預(yù)注冊(cè)數(shù)據(jù)、主辦方錄入的預(yù)報(bào)名數(shù)據(jù)、現(xiàn)場(chǎng)注冊(cè)數(shù)據(jù)。作為主辦方，優(yōu)先考慮的是預(yù)注冊(cè)，盡可能吸引更多參會(huì)者提前注冊(cè)。

step1：名單收集——預(yù)注冊(cè)或報(bào)名

實(shí)現(xiàn)嘉賓基本信息在線采集，需要開(kāi)放預(yù)注冊(cè)和報(bào)名系統(tǒng)。

對(duì)于主辦方來(lái)說(shuō)：需要在開(kāi)放注冊(cè)或報(bào)名之前，在活動(dòng)管理后臺(tái)進(jìn)行一系列設(shè)置和配置，只需四步操作。

● 第一步，可以基于不同的參會(huì)身份設(shè)置多張門(mén)票，以滿足不同人群的需求。對(duì)于免費(fèi)的活動(dòng)，可以開(kāi)啟審核機(jī)制。

● 第二步，可以配置基本信息和參會(huì)權(quán)益，包括是否含餐券、是否提供住宿等內(nèi)容。

● 第三步，主辦方還可以針對(duì)不同的門(mén)票設(shè)置不同的字段，從而為各個(gè)人群定制專屬的報(bào)名表單。

● 第四步，主辦方還可以設(shè)置個(gè)人中心，讓參會(huì)者能夠方便地查看和修改個(gè)人信息、獲取簽到二維碼以及獲得行程信息等。

完成以上四步，就可以發(fā)出報(bào)名連接了。

對(duì)于參會(huì)者來(lái)說(shuō)：可以通過(guò)訪問(wèn)PC網(wǎng)站或微網(wǎng)站進(jìn)入報(bào)名鏈接，選擇適合自己的門(mén)票類型。不同的門(mén)票類型將導(dǎo)向不同的報(bào)名表單，以便收集相應(yīng)的參會(huì)信息。這樣，參會(huì)者可以根據(jù)自己的身份和需要選擇最合適的門(mén)票，確保能夠享受到相應(yīng)的權(quán)益。

通過(guò)上述完整的閉環(huán)流程，參會(huì)者可以方便地選擇門(mén)票并填寫(xiě)相關(guān)信息，而主辦方則能夠準(zhǔn)確收集參會(huì)者的報(bào)名數(shù)據(jù)。這使得整個(gè)報(bào)名流程更加簡(jiǎn)化和高效，為會(huì)展活動(dòng)的順利進(jìn)行打下了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

step2：發(fā)送電子票

靜態(tài)二維碼/動(dòng)態(tài)二維碼，匯聚嘉賓信息，便于現(xiàn)場(chǎng)核驗(yàn)

對(duì)于參會(huì)者來(lái)說(shuō)，成功報(bào)名將收到短信通知，并有兩種方式獲取簽到二維碼。

方式1：報(bào)名者可以通過(guò)短信鏈接直接跳轉(zhuǎn)到二維碼界面，無(wú)需登錄即可方便地查看和保存簽到二維碼。這樣，參會(huì)者可以快速獲取簽到憑證，為現(xiàn)場(chǎng)簽到做好準(zhǔn)備。

方式2：報(bào)名者還可以選擇進(jìn)入個(gè)人中心，在個(gè)人中心頁(yè)面輕松查看自己的簽到二維碼。這個(gè)功能讓參會(huì)者隨時(shí)能夠訪問(wèn)并獲取簽到憑證，確保不會(huì)遺失或忘記攜帶簽到二維碼。

對(duì)應(yīng)的主辦方操作后臺(tái)流程需要進(jìn)行三個(gè)關(guān)鍵操作來(lái)實(shí)現(xiàn)這一功能。

報(bào)名提醒：包括報(bào)名成功提醒、短信通知、郵件通知以及公眾號(hào)通知等。這樣，一旦參會(huì)者完成報(bào)名，他們將及時(shí)收到通知，了解報(bào)名狀態(tài)并得知如何獲取簽到二維碼。 

參會(huì)人管理：包括數(shù)據(jù)管理、發(fā)送通知和電子票，以及導(dǎo)入和導(dǎo)出參會(huì)人數(shù)據(jù)等。這個(gè)步驟確保參會(huì)者的信息得到妥善管理，并可以按需發(fā)送通知和電子票等相關(guān)資料。

通知發(fā)送：包括報(bào)名成功通知、電子票鏈接、參會(huì)提醒以及針對(duì)不同人群的專屬通知等。通過(guò)這些通知，參會(huì)者將獲得所需的信息和憑證，并能夠順利參加活動(dòng)。

step3：現(xiàn)場(chǎng)核驗(yàn)身份

多種驗(yàn)證方式可供選擇，完成嘉賓現(xiàn)場(chǎng)報(bào)到及證件領(lǐng)取

對(duì)于參會(huì)者來(lái)說(shuō)，現(xiàn)場(chǎng)核銷簽到流程如下圖所示：

· 在現(xiàn)場(chǎng)核銷參會(huì)人的簽到碼時(shí)，參會(huì)人可以使用電子票、手機(jī)后四位或出示相關(guān)憑證進(jìn)行驗(yàn)證。

· 工作人員會(huì)掃描或手動(dòng)輸入信息，并驗(yàn)證身份。如果驗(yàn)證成功，參會(huì)人將獲得打印的證件或資料，并完成簽到。

· 如果驗(yàn)證失敗，主辦方會(huì)確認(rèn)參會(huì)權(quán)限，并根據(jù)情況收集額外信息或錄入系統(tǒng)，以完成簽到流程。

對(duì)主辦方來(lái)說(shuō)，在此過(guò)程中，后臺(tái)系統(tǒng)會(huì)對(duì)信息進(jìn)行顯示，簡(jiǎn)單幾步就可完成核驗(yàn)簽到工作。

核驗(yàn)參會(huì)人參會(huì)權(quán)益流程

現(xiàn)場(chǎng)空降的參會(huì)人報(bào)名并制證流程

step4：證件管理

證件支持現(xiàn)場(chǎng)打印，多種證件類型可供選擇

01 熱敏紙

優(yōu)勢(shì)：現(xiàn)場(chǎng)簽到，立即制證，現(xiàn)場(chǎng)井然有序 

場(chǎng)景：適用于各類會(huì)議、活動(dòng)的注冊(cè)簽到

流程：現(xiàn)場(chǎng)掃描嘉賓手持的電子票或者輸入手機(jī)后四位進(jìn)行身份驗(yàn)證，驗(yàn)證后打印胸卡，嘉賓持胸卡入會(huì)場(chǎng)

除此之外，證件樣式上可選擇31會(huì)議標(biāo)準(zhǔn)樣式（根據(jù)參會(huì)身份設(shè)計(jì)背景固定樣式：淺藍(lán)為參會(huì)嘉賓、深藍(lán)為媒體、紅色為工作人員）；也可選擇定制樣式或設(shè)計(jì)特殊樣式（根據(jù)創(chuàng)意制作胸卡，例如火車票，登機(jī)牌，電影票）

02 銅版紙

定制樣式：根據(jù)設(shè)計(jì)樣式現(xiàn)場(chǎng)打印，打印內(nèi)容為：頭像、姓名、公司、二維碼等信息

胸卡打印：若參會(huì)人較少，可提前打印帶有參會(huì)信息的胸卡現(xiàn)場(chǎng)發(fā)放

03 標(biāo)簽紙

白色不干膠貼紙：大小可自定義，打印方便，成本較低。

透明貼紙：大小固定寬度24mm，打印內(nèi)容較少，成本略高于白色不干膠貼紙

彩色貼紙：可以打印頭像等彩色內(nèi)容，成本較高

熱敏不干膠定制版貼紙：背景可自定義，現(xiàn)場(chǎng)打印只可以打印黑色

除了之前提到的樣式選擇，我們還提供了其他多種證件形式比如PVC芯片卡、一次性手環(huán)、餐券胸卡等等。

通過(guò)設(shè)計(jì)不同的簽到通道和胸卡樣式，可以有效區(qū)分不同的參會(huì)人群。例如，設(shè)立專門(mén)的通道或識(shí)別標(biāo)識(shí)，讓參會(huì)人根據(jù)自己的身份和證件類型走相應(yīng)的通道。

在簽到過(guò)程中，工作人員只需使用手持掃描器掃描參會(huì)者胸卡上的二維碼，即可查驗(yàn)其參會(huì)權(quán)益。這簡(jiǎn)化了核驗(yàn)工作，使工作人員能夠迅速了解參會(huì)者的權(quán)益內(nèi)容，無(wú)需額外的操作或查詢。

step5：數(shù)據(jù)留存

嘉賓在會(huì)場(chǎng)簽到數(shù)據(jù)全紀(jì)錄，以便于后續(xù)營(yíng)銷和數(shù)據(jù)追蹤

通過(guò)嚴(yán)格的權(quán)限管理和多個(gè)簽到點(diǎn)的設(shè)置，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)場(chǎng)報(bào)到和入場(chǎng)的順利進(jìn)行。這樣可以確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，同時(shí)方便主辦方進(jìn)行后續(xù)的營(yíng)銷活動(dòng)和數(shù)據(jù)分析。

每位嘉賓的簽到情況可以進(jìn)行詳細(xì)的記錄和存儲(chǔ)，包括簽到時(shí)間、簽到地點(diǎn)以及其他相關(guān)信息。通過(guò)這些數(shù)據(jù)，主辦方可以進(jìn)行后續(xù)的數(shù)據(jù)分析和統(tǒng)計(jì)，了解參會(huì)人數(shù)、參會(huì)率以及參會(huì)者的行為和偏好等重要信息，從而進(jìn)行精準(zhǔn)的營(yíng)銷活動(dòng)和數(shù)據(jù)追蹤。

怎么樣，我們的輕會(huì)培訓(xùn)是不是干貨滿滿呢？下周培訓(xùn)將會(huì)圍繞“現(xiàn)場(chǎng)云照片/云直播場(chǎng)景與31系統(tǒng)配置”展開(kāi)分享，詳細(xì)安排后續(xù)通知，歡迎參加、歡迎推薦。