無論在那個(gè)行業(yè)，接待的重要性不言而喻。有的時(shí)候，會(huì)因?yàn)橘N心周到的接待而談成一筆生意，有的時(shí)候也會(huì)因?yàn)榻哟^程中的疏忽大意而丟了一筆訂單。在會(huì)議活動(dòng)中，接待的多是一些行業(yè)知名人士、專家學(xué)者、政府人員等極其重要的客戶，與他們保持良好的合作關(guān)系，可以長期彰顯會(huì)議活動(dòng)的專業(yè)性與高規(guī)格。31會(huì)議的接待系統(tǒng)主要從接機(jī)、分房、就餐三個(gè)方面，對(duì)其進(jìn)行活動(dòng)管理，幫助主辦方合理規(guī)劃接待工作，及時(shí)有效的做好對(duì)接服務(wù)。

主辦方可以實(shí)現(xiàn)咨詢嘉賓的航班或者高鐵班次信息，提前錄入到系統(tǒng)中，準(zhǔn)確把我嘉賓的抵達(dá)情況，根據(jù)實(shí)際情況，及時(shí)進(jìn)行人員及車輛的安排。根據(jù)后臺(tái)信息，統(tǒng)一管理接機(jī)信息，做好排次，如果有相同時(shí)間段的接機(jī)服務(wù)，記得預(yù)先做好人員分配，盡量做到嘉賓1V1接待，甚至多人共同接待，來顯示主辦方對(duì)于嘉賓的重視程度。在接機(jī)之后前往酒店的過程中，可以借此時(shí)機(jī)進(jìn)行移動(dòng)簽到，智能核驗(yàn)嘉賓的身份信息。隨性的工作人員可以利用移動(dòng)設(shè)備，將接機(jī)的情況及時(shí)錄入到系統(tǒng)之中，整體的接機(jī)情況實(shí)時(shí)更新與統(tǒng)計(jì)。

一般無特殊要求的話，嘉賓的住宿都需要主辦方提前進(jìn)行安排。酒店的規(guī)格可根據(jù)嘉賓的重要程度進(jìn)行選擇，不過不建議酒店的規(guī)格過低，會(huì)顯得主辦方小氣，影響嘉賓對(duì)活動(dòng)的印象。在嘉賓抵達(dá)之前，后臺(tái)就已經(jīng)做好了分房。只將所需信息錄入，系統(tǒng)一鍵預(yù)分房，分房結(jié)果清晰可見。分房名單靈活配置，導(dǎo)入導(dǎo)出都很便捷，工作人員可根據(jù)表單引導(dǎo)嘉賓進(jìn)入房間。如在現(xiàn)場入住的時(shí)候，嘉賓提出了特殊要求，系統(tǒng)可以根據(jù)突發(fā)情況及時(shí)調(diào)整。在此過程中，所有數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)可查，有跡可循。

吃穿住行，吃排在首位，可見在中國的傳統(tǒng)觀念之中，吃好的重要性。為了盡可能的滿足嘉賓的用餐需求，可提前在線進(jìn)行就餐需求的征集，高效的籌備就餐事物。到了用餐時(shí)間，嘉賓在門口進(jìn)行身份核驗(yàn)，核對(duì)無誤即可進(jìn)入餐廳用餐。識(shí)別錯(cuò)誤簽到則不可進(jìn)入，有效避免重復(fù)用餐。實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)就餐人數(shù)，方便進(jìn)行餐費(fèi)結(jié)算。

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