大型會(huì)議的籌備周期動(dòng)輒數(shù)月甚至更久，任務(wù)繁雜、事項(xiàng)眾多、統(tǒng)計(jì)麻煩、協(xié)作困難……對(duì)主辦方來說著實(shí)是不小的挑戰(zhàn)。然而大型會(huì)議的籌備是有套路可循的，不難發(fā)現(xiàn)很多有數(shù)字會(huì)務(wù)支持的大型會(huì)議，從籌備組織到現(xiàn)場管理都做的非常出色，可以說是兼顧了辦會(huì)的效率、安全和體驗(yàn)，他們是如何做到的？

復(fù)雜報(bào)名流程輕松HANDLE

線上自助報(bào)名能夠幫助主辦方快速收集參會(huì)人信息，而大型會(huì)議往往涉及到參會(huì)人審核、邀約嘉賓報(bào)名、多語言、多支付方式等要求。31會(huì)議數(shù)字會(huì)務(wù)系統(tǒng)能夠高效滿足大會(huì)在籌備組織階段的各種復(fù)雜場景需求。

以世界青年科學(xué)家峰會(huì)為例，31會(huì)議協(xié)助主辦方為國內(nèi)外嘉賓提供了雙語多通道注冊(cè)系統(tǒng)，不同身份的參會(huì)人可通過對(duì)應(yīng)通道注冊(cè)報(bào)名，其中媒體為邀請(qǐng)制，需填寫邀請(qǐng)碼方可報(bào)名。大會(huì)各個(gè)環(huán)節(jié)的提醒信息都是通過系統(tǒng)自動(dòng)推送，大幅降低了主辦方的工作難度。此外，大會(huì)微站集成了報(bào)名通道、大會(huì)介紹、會(huì)議日程、演講嘉賓、會(huì)場導(dǎo)航等，主辦方在邀約階段只需一鍵轉(zhuǎn)發(fā)，即可讓嘉賓在報(bào)名的同時(shí)了解大會(huì)相關(guān)信息。

多權(quán)限管理，保障簽到入場體面、快速、安全

大型會(huì)議邀請(qǐng)的嘉賓規(guī)格較高，因此在現(xiàn)場管理上要求非常嚴(yán)格，特別是在嘉賓簽到入場環(huán)節(jié)。31會(huì)議數(shù)字會(huì)務(wù)解決方案包含RFID簽到、閘機(jī)簽到、人臉識(shí)別簽到、身份證簽到……等十多種簽到方式，在精準(zhǔn)完成入場權(quán)限控制的同時(shí)，能有效提高入場效率，保障嘉賓的參會(huì)體驗(yàn)。

此前，31會(huì)議服務(wù)的某生態(tài)大會(huì)主峰會(huì)采用了二維碼、RFID芯片雙重身份核驗(yàn)以保障安全，滿足會(huì)務(wù)組“區(qū)分權(quán)限管理”的需求。近30個(gè)分會(huì)場采用了更為輕巧便捷的手持機(jī)簽到方式。嘉賓的用餐和酒店接送大巴也采用電子簽到，實(shí)現(xiàn)接機(jī)、接站數(shù)據(jù)與接待進(jìn)展實(shí)時(shí)同步，保障大會(huì)各個(gè)環(huán)節(jié)有條不紊進(jìn)行。

現(xiàn)場情況實(shí)時(shí)掌握

主辦方通過31會(huì)議數(shù)字會(huì)務(wù)系統(tǒng)，能夠?qū)崟r(shí)掌握主會(huì)場、各個(gè)分會(huì)場入場審核、計(jì)數(shù)情況，還能夠通過熱力圖看板了解各個(gè)分會(huì)場熱度情況，為分析觀眾需求及興趣點(diǎn)、產(chǎn)品調(diào)研及會(huì)后數(shù)據(jù)報(bào)告的整理，提供強(qiáng)大的數(shù)據(jù)支持。

31會(huì)議數(shù)字會(huì)務(wù)系統(tǒng)通過覆蓋會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后，貫通線上線下，結(jié)合硬件軟件的一站式會(huì)議科技產(chǎn)品與服務(wù)，實(shí)現(xiàn)智慧邀約、智慧日程、智慧通知、智慧證件、智慧簽到、智慧現(xiàn)場、智慧監(jiān)控、智慧數(shù)據(jù)的會(huì)議全流程智慧。