今天，復(fù)雜日程管理模塊上線啦！

許多31鐵粉會(huì)發(fā)現(xiàn)，從去年開(kāi)始，專(zhuān)注于各個(gè)行業(yè)數(shù)字會(huì)務(wù)解決方案的31會(huì)議已經(jīng)開(kāi)始涉足‘學(xué)術(shù)大會(huì)’領(lǐng)域。在相繼發(fā)布了學(xué)術(shù)大會(huì)征文系統(tǒng)、MatchMaking管理系統(tǒng)后，學(xué)術(shù)會(huì)議中最重要的模塊——復(fù)雜日程管理也在今天正式上線！

相信接觸過(guò)學(xué)術(shù)會(huì)議的人都知道，學(xué)術(shù)會(huì)議中的日程管理工作相當(dāng)困難。倒也不是需要管理者擁有多強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力，而是一場(chǎng)動(dòng)輒3-5天、20-30個(gè)會(huì)場(chǎng)、1000-1500名演講嘉賓、1000到2000條隨時(shí)面臨變更日程內(nèi)容的學(xué)術(shù)會(huì)議應(yīng)該以何種方式呈現(xiàn)與管理？

以正在服務(wù)的‘第二十一屆全國(guó)介入心臟病學(xué)論壇’為例，據(jù)負(fù)責(zé)該項(xiàng)目產(chǎn)品經(jīng)理的不完全統(tǒng)計(jì)，本場(chǎng)學(xué)術(shù)大會(huì)的日程如果按照正常排布將長(zhǎng)達(dá)4米......當(dāng)然學(xué)術(shù)大會(huì)日程管理工作所面臨的問(wèn)題遠(yuǎn)不止這些。

通過(guò)與學(xué)術(shù)大會(huì)主辦方深入淺出的交流探討、結(jié)合歷年來(lái)對(duì)學(xué)術(shù)會(huì)議的服務(wù)經(jīng)驗(yàn)，我們發(fā)現(xiàn)許多主辦在學(xué)術(shù)日程管理方面面臨以下問(wèn)題：

? 3到5天的會(huì)議，20到30個(gè)會(huì)場(chǎng)，日程如何安排？

? 1000到1500名演講嘉賓，1000到2000條日程內(nèi)容，怎么展示？

? 數(shù)千條日程安排如何確保不會(huì)沖突？

? 隨時(shí)面臨更改的會(huì)議日程，怎么有效修改？

? 數(shù)千嘉賓及數(shù)千論文如何一 一對(duì)應(yīng)？

? 演講嘉賓多論壇轉(zhuǎn)換如何處理？

? 數(shù)千名嘉賓的日程落實(shí)跟進(jìn)，怎么確定？

? 常會(huì)出現(xiàn)演講嘉賓行程安排不當(dāng)導(dǎo)致大會(huì)進(jìn)程被打亂

31會(huì)議日程管理解決方案

31會(huì)議一鍵式多功能日程管理系統(tǒng)，針對(duì)以上痛點(diǎn)，不斷完善現(xiàn)有會(huì)議日程管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了集嘉賓和嘉賓庫(kù)管理、嘉賓邀約、嘉賓行程管理、征文快速生成日程以及日程管理于一體，能夠幫助會(huì)議籌備者輕松搞定數(shù)千名與會(huì)嘉賓的數(shù)千條日程管理。 

多樣化的日程展示

31會(huì)議一鍵式多功能日程管理系統(tǒng)可以呈現(xiàn)兩種展示效果，一種是按時(shí)間和會(huì)場(chǎng)為橫縱軸的展示效果，另一種是按照單會(huì)場(chǎng)全議程的展示效果。

時(shí)間&會(huì)場(chǎng) 會(huì)議日程展示界面

可以看到日程中間一條紅色的豎線，它代表現(xiàn)在大會(huì)已經(jīng)進(jìn)行的階段，豎線前代表已經(jīng)完成的日程，豎線后代表將要進(jìn)行的日程，簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)就是將時(shí)間固定，方便參會(huì)者實(shí)時(shí)了解到不同會(huì)場(chǎng)內(nèi)的大會(huì)進(jìn)展。

單會(huì)場(chǎng)全議程展示界面

上圖是按照單會(huì)場(chǎng)全議程的展示效果，簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)就是將大會(huì)場(chǎng)地固定，全面展示出此會(huì)場(chǎng)全天的日程安排，學(xué)術(shù)大會(huì)主辦方可根據(jù)自身需要合理選擇所需日程展現(xiàn)方式。

日程沖突系統(tǒng)自查

我們經(jīng)常會(huì)收到學(xué)術(shù)大會(huì)主辦方的抱怨：在日程安排結(jié)束后經(jīng)常會(huì)發(fā)現(xiàn)有些時(shí)間段安排沖突，例如在同一時(shí)間同一會(huì)場(chǎng)內(nèi)安排了兩個(gè)講題，或是同一講題同一嘉賓卻被分派至兩個(gè)會(huì)場(chǎng)。修改工作可謂勞心費(fèi)神，需要針對(duì)會(huì)場(chǎng)、時(shí)間與嘉賓身份一一核對(duì)，稍有不小心又會(huì)出現(xiàn)遺漏與重復(fù)。

而日程沖突自查功能的價(jià)值便體現(xiàn)于此：當(dāng)日程安排出現(xiàn)沖突（會(huì)場(chǎng)沖突、講題沖突、嘉賓時(shí)間沖突）時(shí)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提示并彈出紅色叉子表示沖突，而當(dāng)嘉賓在30分鐘內(nèi)在兩個(gè)不同的會(huì)場(chǎng)均有演講任務(wù)時(shí)，系統(tǒng)會(huì)彈出橘色警告標(biāo)識(shí)，橘色警告標(biāo)識(shí)是可以選擇忽略的（存在會(huì)場(chǎng)距離較近情況），而紅色的沖突標(biāo)識(shí)必須需要主辦方重新調(diào)整日程后再上傳。有效避免了錯(cuò)誤沖突的日程安排，也為主辦方修改日程時(shí)節(jié)省了不少時(shí)間。

個(gè)性化的嘉賓邀約管理

常規(guī)狀態(tài)下演講嘉賓的日程確認(rèn)需要郵件往復(fù)確認(rèn)，但通過(guò)這個(gè)模塊，主辦方便可實(shí)現(xiàn)線上管理與邀約：預(yù)先為嘉賓設(shè)計(jì)好任務(wù)與日程通過(guò)郵件或短信發(fā)送，演講嘉賓收到后點(diǎn)擊鏈接進(jìn)入個(gè)人中心，一一確認(rèn)日程，選擇接受或拒絕。

日程確認(rèn)界面

專(zhuān)家邀請(qǐng)函導(dǎo)出

完成確認(rèn)后，主辦方可以查看嘉賓所選擇日程，例如發(fā)現(xiàn)嘉賓接受五條拒絕三條，可根據(jù)情況修改或取消日程。當(dāng)完成確認(rèn)后，系統(tǒng)可根據(jù)模板自動(dòng)生成每個(gè)嘉賓自己的大會(huì)日程表，方便實(shí)時(shí)查看。

嘉賓行程管理

可以用于管理嘉賓的來(lái)程、返程以及住宿信息，可確定到達(dá)機(jī)場(chǎng)/車(chē)站信息，可向嘉賓發(fā)送行程通知以及實(shí)現(xiàn)行程確認(rèn)狀態(tài)。多數(shù)情況下同一個(gè)演講嘉賓會(huì)被幾個(gè)出資方資助參與活動(dòng)，而這些出資方所負(fù)責(zé)的機(jī)票、酒店等權(quán)益也可在后臺(tái)集中展現(xiàn)。

日程表可自動(dòng)生成

區(qū)別于傳統(tǒng)需要手動(dòng)排的日程表，當(dāng)你完成每個(gè)日程的錄入后，系統(tǒng)可根據(jù)時(shí)間自動(dòng)生成日程表，采用的是所見(jiàn)即所得的一覽模式，讓日程安排更加清晰。當(dāng)完成了日程編排后系統(tǒng)也可以自動(dòng)生成word版本的日程，主辦方及演講嘉賓可按照分類(lèi)導(dǎo)出日程用于制作大會(huì)手冊(cè)。

日程管理模塊支持中英文雙語(yǔ)版本（日程中英文版本、嘉賓姓名中英文版本），同時(shí)可在后臺(tái)中為不同日程設(shè)置不同標(biāo)題方便管理。

專(zhuān)家列表庫(kù)

專(zhuān)家?guī)炜稍趯W(xué)術(shù)會(huì)議管理后臺(tái)中開(kāi)啟，開(kāi)啟后，當(dāng)主辦方在添加日程時(shí)，可將專(zhuān)家?guī)斓膶?zhuān)家信息同步到會(huì)議中，解決了每場(chǎng)會(huì)議專(zhuān)家信息重復(fù)添加的問(wèn)題。

以上就是本次 31學(xué)術(shù)大會(huì)復(fù)雜日程管理模塊 的全部功能啦，所以如果您對(duì)以上內(nèi)容感興趣或想使用學(xué)術(shù)大會(huì)復(fù)雜日程管理模塊來(lái)讓你的工作更加輕松高效，猛戳下方按鈕，我們將安排專(zhuān)業(yè)的客戶(hù)成功經(jīng)理與您聯(lián)系。