今天，復雜日程管理模塊上線啦！

許多31鐵粉會發(fā)現(xiàn)，從去年開始，專注于各個行業(yè)數(shù)字會務解決方案的31會議已經(jīng)開始涉足‘學術大會’領域。在相繼發(fā)布了學術大會征文系統(tǒng)、MatchMaking管理系統(tǒng)后，學術會議中最重要的模塊——復雜日程管理也在今天正式上線！

相信接觸過學術會議的人都知道，學術會議中的日程管理工作相當困難。倒也不是需要管理者擁有多強的業(yè)務能力，而是一場動輒3-5天、20-30個會場、1000-1500名演講嘉賓、1000到2000條隨時面臨變更日程內容的學術會議應該以何種方式呈現(xiàn)與管理？

以正在服務的‘第二十一屆全國介入心臟病學論壇’為例，據(jù)負責該項目產(chǎn)品經(jīng)理的不完全統(tǒng)計，本場學術大會的日程如果按照正常排布將長達4米......當然學術大會日程管理工作所面臨的問題遠不止這些。

通過與學術大會主辦方深入淺出的交流探討、結合歷年來對學術會議的服務經(jīng)驗，我們發(fā)現(xiàn)許多主辦在學術日程管理方面面臨以下問題：

? 3到5天的會議，20到30個會場，日程如何安排？

? 1000到1500名演講嘉賓，1000到2000條日程內容，怎么展示？

? 數(shù)千條日程安排如何確保不會沖突？

? 隨時面臨更改的會議日程，怎么有效修改？

? 數(shù)千嘉賓及數(shù)千論文如何一 一對應？

? 演講嘉賓多論壇轉換如何處理？

? 數(shù)千名嘉賓的日程落實跟進，怎么確定？

? 常會出現(xiàn)演講嘉賓行程安排不當導致大會進程被打亂

31會議日程管理解決方案

31會議一鍵式多功能日程管理系統(tǒng)，針對以上痛點，不斷完善現(xiàn)有會議日程管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了集嘉賓和嘉賓庫管理、嘉賓邀約、嘉賓行程管理、征文快速生成日程以及日程管理于一體，能夠幫助會議籌備者輕松搞定數(shù)千名與會嘉賓的數(shù)千條日程管理。 

多樣化的日程展示

31會議一鍵式多功能日程管理系統(tǒng)可以呈現(xiàn)兩種展示效果，一種是按時間和會場為橫縱軸的展示效果，另一種是按照單會場全議程的展示效果。

時間&會場 會議日程展示界面

可以看到日程中間一條紅色的豎線，它代表現(xiàn)在大會已經(jīng)進行的階段，豎線前代表已經(jīng)完成的日程，豎線后代表將要進行的日程，簡單來說就是將時間固定，方便參會者實時了解到不同會場內的大會進展。

單會場全議程展示界面

上圖是按照單會場全議程的展示效果，簡單來說就是將大會場地固定，全面展示出此會場全天的日程安排，學術大會主辦方可根據(jù)自身需要合理選擇所需日程展現(xiàn)方式。

日程沖突系統(tǒng)自查

我們經(jīng)常會收到學術大會主辦方的抱怨：在日程安排結束后經(jīng)常會發(fā)現(xiàn)有些時間段安排沖突，例如在同一時間同一會場內安排了兩個講題，或是同一講題同一嘉賓卻被分派至兩個會場。修改工作可謂勞心費神，需要針對會場、時間與嘉賓身份一一核對，稍有不小心又會出現(xiàn)遺漏與重復。

而日程沖突自查功能的價值便體現(xiàn)于此：當日程安排出現(xiàn)沖突（會場沖突、講題沖突、嘉賓時間沖突）時系統(tǒng)會自動提示并彈出紅色叉子表示沖突，而當嘉賓在30分鐘內在兩個不同的會場均有演講任務時，系統(tǒng)會彈出橘色警告標識，橘色警告標識是可以選擇忽略的（存在會場距離較近情況），而紅色的沖突標識必須需要主辦方重新調整日程后再上傳。有效避免了錯誤沖突的日程安排，也為主辦方修改日程時節(jié)省了不少時間。

個性化的嘉賓邀約管理

常規(guī)狀態(tài)下演講嘉賓的日程確認需要郵件往復確認，但通過這個模塊，主辦方便可實現(xiàn)線上管理與邀約：預先為嘉賓設計好任務與日程通過郵件或短信發(fā)送，演講嘉賓收到后點擊鏈接進入個人中心，一一確認日程，選擇接受或拒絕。

日程確認界面

專家邀請函導出

完成確認后，主辦方可以查看嘉賓所選擇日程，例如發(fā)現(xiàn)嘉賓接受五條拒絕三條，可根據(jù)情況修改或取消日程。當完成確認后，系統(tǒng)可根據(jù)模板自動生成每個嘉賓自己的大會日程表，方便實時查看。

嘉賓行程管理

可以用于管理嘉賓的來程、返程以及住宿信息，可確定到達機場/車站信息，可向嘉賓發(fā)送行程通知以及實現(xiàn)行程確認狀態(tài)。多數(shù)情況下同一個演講嘉賓會被幾個出資方資助參與活動，而這些出資方所負責的機票、酒店等權益也可在后臺集中展現(xiàn)。

日程表可自動生成

區(qū)別于傳統(tǒng)需要手動排的日程表，當你完成每個日程的錄入后，系統(tǒng)可根據(jù)時間自動生成日程表，采用的是所見即所得的一覽模式，讓日程安排更加清晰。當完成了日程編排后系統(tǒng)也可以自動生成word版本的日程，主辦方及演講嘉賓可按照分類導出日程用于制作大會手冊。

日程管理模塊支持中英文雙語版本（日程中英文版本、嘉賓姓名中英文版本），同時可在后臺中為不同日程設置不同標題方便管理。

專家列表庫

專家?guī)炜稍趯W術會議管理后臺中開啟，開啟后，當主辦方在添加日程時，可將專家?guī)斓膶＜倚畔⑼降綍h中，解決了每場會議專家信息重復添加的問題。

以上就是本次 31學術大會復雜日程管理模塊 的全部功能啦，所以如果您對以上內容感興趣或想使用學術大會復雜日程管理模塊來讓你的工作更加輕松高效，猛戳下方按鈕，我們將安排專業(yè)的客戶成功經(jīng)理與您聯(lián)系。