在會展業(yè)內(nèi)，常將展會項目總結(jié)報告稱之為展后報告，將會議項目總結(jié)報告稱之為會后報告。

寫作展會項目的總結(jié)報告，可采用以下方法：

第一，明確報告的用途。

項目總結(jié)報告主要用于主辦方的營銷推廣，其受眾是參與項目的客商或用戶。其中，展會的受眾主要是參展商和觀眾，會議的受眾主要是與會代表。

項目總結(jié)報告主要用于主辦方的營銷推廣，其讀者主要是參與項目的客商或用戶，因此具有“軟文”寫作的性質(zhì)（“軟文”是廣告業(yè)用語，指通過文章宣傳業(yè)主產(chǎn)品或形象）。

作為“軟文”性質(zhì)的項目總結(jié)報告，又是公開發(fā)布的報告，在內(nèi)容上是有選擇性的，故而不是具有客觀性質(zhì)的總結(jié)報告。換言之，這種總結(jié)報告是通過正面信息反映主辦方的成績，達(dá)到宣傳目的，而不會寫入不利于自身的負(fù)面內(nèi)容。

第二，掌握報告的內(nèi)容。

展覽項目的總結(jié)報告，其內(nèi)容一般分為展會概況、本屆特點、客商調(diào)查、下屆預(yù)告四個部分。

展會概況 | 通過展現(xiàn)展會數(shù)據(jù)，反映展會的經(jīng)營規(guī)模和發(fā)展?fàn)顟B(tài)。

本屆特點 | 通過概括展會特色，反映展會的“亮點”。

客商調(diào)查 | 通過編輯展會現(xiàn)場問卷或參訪所獲信息，反映展會的效果和客商的好評。

下屆預(yù)告 | 通過預(yù)告下屆展會的舉辦時間、地點以及主辦方聯(lián)系方式，提醒客商，促進(jìn)下屆展會銷售。

第三，收集寫作的素材。

根據(jù)項目總結(jié)報告的寫作內(nèi)容收集相關(guān)素材，是撰寫者必須的功課。

要根據(jù)預(yù)定的寫作內(nèi)容，事先收集資料，而不能寫作時再邊寫辦找資料。而且，展會舉辦期間是收集資料的重要窗口期。以報道方式呈現(xiàn)的客商反映，一般應(yīng)在展會現(xiàn)場完成采訪工作。此項采訪須事先有所策劃（要考慮被參訪者的代表性，其中有的人需要預(yù)約），須安排專人負(fù)責(zé)參訪，還需要配備參訪設(shè)備（錄音筆）。

第四，創(chuàng)新編排的方式。

項目總結(jié)報告有兩種呈現(xiàn)形式。

一種是寫成文章，以紙質(zhì)文件或電子文件發(fā)送客商。

一種是按廣告風(fēng)格設(shè)計成電子文件發(fā)送客商（需要時也可以打印為紙質(zhì)文件）。這種形式的項目總結(jié)報告，需要“文編”和“美編”相互配合?！拔木帯碧峁┪陌?，“美編”提供平面設(shè)計。

目前，采用第二種形式的項目總結(jié)報告已經(jīng)成為主流。

無論以哪一種形式呈現(xiàn)報告，在編排上都要做到圖文并茂。在展覽、會議現(xiàn)場拍攝的照片，是圖片的重要來源。圖片對于項目總結(jié)報告的編排，不僅是增加視角效果的需要，而且因“有圖有真相”的閱讀心理有利于提升傳播效果。

在互聯(lián)網(wǎng)時代，這兩種形式的項目總結(jié)報告都會被主辦方放在項目的官方網(wǎng)站上，供客戶瀏覽或下載。為方便客戶使用手機閱讀，許多主辦方設(shè)計手機版的項目總結(jié)報告，內(nèi)容上趨于簡潔，版式上更加時尚。

第五，注重發(fā)布的時間。

項目總結(jié)報告一般在會展項目結(jié)束之后的一個月之內(nèi)發(fā)布。如果發(fā)布的時間超過一個月，甚至更久，隨著客商對于展會的關(guān)注度下降，項目總結(jié)報告的營銷作用就會減弱。